02 第一部分 秘书跟秘书工作.pptVIP

二、秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面： 1．秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2．秘书部门是综合办事部门 3．秘书部门是协调部门 三、秘书机构特点： 1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 （上情下达、下情上达） 3、组织关系的相对封闭性 四、秘书部门的职能 秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能是辅助管理，综合服务。 1、辅助管理。 秘书部门是组织管理系统中发挥着重要作用的辅助管理部门。秘书工作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分，主要是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。 因此，辅助管理的职能主要有两方面体现。 第一，体现“管理”职能。 第二，体现“辅助”职能。 因此秘书部门的工作是组织管理工作的一部分，也是主要以辅助性管理来体现部门职能的。 2、综合服务。 秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合服务的职能。秘书部门综合服务的职能主要体现在秘书部门与其他职能部门的关系和秘书部门所承担的机关日常行政事务两个方面。 五、影响秘书机构设置的因素 （一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。 （二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。 （三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。 六、秘书部门设置的原则 （一）适用的原则 （二）精干的原则 （三）效益的原则 八、我国秘书部门的设置情况 （一）行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关、部门事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。 行政机关的特点是行政级别的划分十分明确，各级行政组织之间责任权利明确。 行政机关的秘书部门是机关工作的枢纽。 它的设置一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。 在我国，各级政府机构的设置上自全国人大常委会，依次为国务院、各省（直辖市、自治区）政府、地方政府、县（区）政府、乡（街道）政府、村镇（居委会）政府机构。 各级党组织机构的设置上自中共中央，依次为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村镇（居委会）党支部。 政府职能机构自国务院以下为各部机关、（司）局机关、处机关及科室。 行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其级别就是机关直属下级。 省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长，但是严格地说，秘书长是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。 （二）公司企业的秘书部门 公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，也是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理、综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。归纳起来，大体有四种形式： 1、综合性的秘书部门 这类秘书部门多是在国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业，也是企业为减少非生产人员，克服分工过细的弊病所设置的“一揽子”秘书部门。 2、职能性的秘书部门 这类秘书部门多是在公司企业作为行政办公室，与营销办公室、技术办公室、公关外联部等办公室并立。这类秘书部门的工作比较集中，主要是担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，包括协调各个职能部门之间的关系。有时也需要与其他部门合作展开工作，比如与营销办公室和公关外联部携手举办企业对外的公关宣传活动等。这类秘书部门也称为“经理办公室”、“厂长办公室”。 3、专业性的秘书部门 主要指人员设置比较少的秘书部门。这类秘书部门一般设置在人员规模比较小的公司企业中，被称为“文秘室”、“值班室”，主要负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作。 4、由一两名秘书承担的秘书办公室 这类情况多存在于不设秘书部门的单位内。这类公司企业规模更小，因此只设一个值班秘书的办公席位，有的称为“前台”，有的就定位为“总经理秘书”。 企业中的秘书部门与行政机关的秘书部门工作范围相近，但又有所不同。 第一，企业中的秘书部门是直接为生产、经营服务的。它的一切工作必须以生产经营为中心，服务并服从于生产和经营管理。 第二，企业中的秘书部门工作人员属非生产人员，不直接创造产值。因此，除必需的数量外，一般不多设。公司企业的秘书部门一般是从第四种形式起步，随着公司企业的逐步发展而扩大的。 当前，随着民营公司、个体企业的发展，由一两名秘书承担的秘书办公室比较普遍，还出现了公司企业在一定时间段聘用的“钟点秘书”以及两家公