三级秘书课程讲义.docVIP

第一章　会议管理 第一节 会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C.可以搭配使用其它通信方式D.适用于分公司不远、规模不大的企业2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息B.认真分发会议书面信息材料C.合理安排会场信息传输设备D.按时接通电话E.通报出席情况F.做好会议记录2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送B.打破空间的