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会议管理作业指引 编号：DY-WI-HY001 版号：A/0 页码：第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 8页 房地产开发有限公司——房地产管理体系文件 会议管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 一、流程概况 流程目的 规范公司级会议制度的管理 流程风险 流程范围 集团与地产公司办公会； 总经理办公会议、公司工作例会、公司全体员工会议、现场办公会议、部门工作例会以及其他形式的会议等 定义 无 流程客户 内部客户 外部客户 流程参与部门 总经办、各部门 上游流程名称 下游流程名称 子流程名称 流程KPI 责任部门/岗位 数据来源 流程关键点 关键点说明 支持文件 会议准备 会议纪律 会议决议执行 二、流程图 无 三、职责 3.1总经办 3.1.1负责公司级会议的管理，承担会场安排与协调、会务服务等工作。 四、工作程序 4.1会议分类和内容 a)本公司的会议形式包括集团与地产公司办公会、总经理办公会议、公司工作例会、公司全体员工会议、现场办公会议、部门工作例会以及其他形式的会议等。 4.1.1 a)集团每季与地产公司召开办公会，由集团执行总裁主持。参加人员为集团总裁、集团各部门总监、地产公司高层、地产公司总经办等。 b)集团与地产公司办公会主要任务是： 1)地产公司报告季度经营分析； 2)共同讨论决策重大事项包括资源、政策的提供； 3)明确地产公司下季度工作重点和要求。 4.1.2总经理办公会议 a)总经理办公会议是公司经营管理层决定重大事项的重要会议形式，由总经理或常务副总经理召集和主持。参加人员为公司经营管理班子成员。公司总经办负责人应当列席总经理办公会议。会议内容涉及的相关部门负责人和相关人员可以列席会议。 b)总经理办公会议会议的主要任务是： 1）讨论、研究决定有关公司决策、计划等方面的重要问题； 2）协调各部门工作中存在的问题； 3）研究处理临时性、突发性的重要问题； 4）听取相关部门的专题汇报并决定有关问题； 5）其他需要提交总经理办公会议解决的相关问题。 c)总经理办公会议由总经办负责人或者由会议主持人指定的人员负责记录，必要时 整理印发会议纪要。会议纪要应当由总经理或常务副总经理签发后下发，并由总经 办负责督办。 d)在总经理办公会议召开前，由总经办负责人收集与会人员提交会议讨论的内容， 整理后交与会议主持人，以便确定会议议题。议题提交人在提交上会前，应当做好 充分准备，拟定出解决问题的方法、方案和建议，供会议讨论决定。 4.1. a)公司工作例会是公司定期召开的会议形式，包括公司月工作例会和周工作例会。会议由公司总经理或副总经理主持，参加人员为公司经营管理层和各部门负责人。 b)会议时间一般为：月工作例会为每月月末封闭举行，周工作例会为每周五13时 30分举行，公司工作例会需要时间调整的由总经办负责另行通知。 c)工作例会的主要任务是： 1）传达、贯彻和学习有关法律、法规以及政策文件的有关精神； 2）通报和总结本月（本周）的工作计划落实情况，制订下月（下周）的工作计划任务； 3）讨论处理各部门在工作中需要协调的问题； 4）其它应当由工作例会解决的有关问题。 d)总经办在会议前，应当负责向各部门收集会议的议题，并作好有关文件、材料的 准备工作。会议由总经办秘书记录。需要整理印发会议纪要的，总经办应当在当日 整理完毕。会议纪要由总经理签发。 4.1. a)部门工作会议由部门负责人召集和主持，应当每周召开一次，时间由本部门自行确定。本部门全体人员参加。必要时可以邀请主管副总经理参加。 b)部门工作会议的主要内容是： 1)总结阶段性工作，制定工作计划； 2)制定本部门资金计划； 3)处理本部门事务； 4)其它需要部门工作会议解决的问题。 c)会议应当由各部门负责人指定专人记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成部 门例会会议纪要。会议纪要应报主管副总经理阅知。 4.1. 公司领导、有关项目负责人及其他相关人员根据工程项目或者工作的实际需要，可以不定期举行现场办公会议，以便有针对性地、及时地解决相关问题。会议应当指定专人负责记录。按照公司会议纪要的总体要求，形成现场办公会会议纪要，会议纪要应报主管副总经理阅知。 4.1. a)公司根据实际情况的需要，不定期地召开全体员工会议。会议由总经理或副总经理主持。参加人员为公司全体员工。 b)全体员工会议的主要内容是： 1）传达政策或文件的有关精神； 2）总结年度或者季度工作情况，部署年度或者季度工作任务； 3）开展管理层和员工的对话，沟通思想和感情； 4）表彰对公司做出突出贡献的部门或者员工； 5）公布对严重违反公司规定或者给公司造成重大损失员工的处分决定； 6）其它应当通过全体员工会议解决的事项。