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WORD邮件合并功能在制作学生体质报告单中应用 　　摘要：传统用手填写学生的体质报告单方法，大大增加了体育教师的工作量。同时每年上报《国家学生体质健康标准》数据库，教师输入到Exgel模板的数据也不能被充分利用，浪费了教师的劳动。本文以实践为依据，通过利用word“邮件合并”功能，利用国家数据库上报软件导出的Excel成绩数据作为数据源，制作学生体质报告单，能起到事半功倍的效果，可以大大减少教师的工作量。 　　关键词：邮件合并；体质报告单；应用 　　中图分类号：G623.8 文献标识码：A 文章编号：1005-2410（2014）02-0037-02 　　本人利用从国家数据库软件评分后导出的Excel成绩文档作为数据源，通过word“邮件合并”功能电脑制作《报告单》，可以起到事半功倍的效果。现将具体的操作过程，通过图文的形式，呈现给大家，以期能对广大同仁有所帮助。 　　一、“邮件合并”的概念 　　“邮件合并”将一个列表中各种信息和一个主文档（格式化信函）合并创建大量的邮件。就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。目前的Word版本有了“邮件合并向导”窗格，使得“邮件合并”更容易操作。本文通过《报告单》的实际操作步骤，介绍了“邮件合并”功能在《报告单》中的具体操作方法，大家可以依照本文制作自己的《报告单》。 　　二、“邮件合并”的具体过程 　　1.创建主文档 　　主文档是固定不变的主体内容。本文中是指《报告单》中的姓名、班级、学号、成绩、运动处方等给每个学生必填的主体内容。由于各年级男、女生的各项目等级标准不同，因此利用“邮件合并”功能时，各年级男、女生的等级成绩范围，要根据自己所教授的相应年级的学生，分性别分进行制作“主文档”，图1为高二年级男生的体质报告单主文档。 　　在制作“主文档”时，还要考虑好给学生的《报告单》，是每人一张打印纸，还是每人半张大小的打印纸。如果是打算给每个学生一张打印纸大小的《报告单》，这里就可以忽略了，但这样比较浪费纸张。现今社会以环保为前提，是个节约型社会，为了节省纸张，可以制作成两个人一张打印纸张，然后从中间裁开分给每个学生半张打印纸大小的《报告单》。这里，在设置表格时一定要保证《报告单》表格占到一半页面的范围，占不到可用“分段符”来补足，这会为后面的操作节省时间。 　　2.准备数据源 　　数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容，数据源可以是表格的形式，也可以是Word、Excel、Access中的记录表。本文中的数据源是从国家数据库上报软件中导出的评分后的Excel电子表格中的各项成绩数据（可以保存为“导出成绩“）。其中包含“班级”“学号”“姓名”等34个字段的数据信息。 　　依据《报告单》模板的需要，在此只保留“班级”“学号”“姓名”“耐力项目成绩”“耐力项目等级”“柔韧力量类项目成绩”“柔韧力量类项目等级”“速度灵巧类项目成绩”“速度灵巧类项目等级”“测试总分”“总分等级”11个字段即可。由于本表格中没有“运动处方”字段，因此在表格的后面添加一列“运动处方”字段，把每个学生的运动处方输入到此列。然后对Excel数据表格中的“班级”字段进行简单处理，运用“填充”功能，将“班级”列填充成“高二（1）”等与学生班级相对应的样式即可。最后将Excel文档依据年级和性别保存六个文档（如高一男生、高一女生、高二男生、高二女生、高三男生、高三女生等形式）。 　　3.将数据源中的数据合并到“主文档” 　　建立好主文档和数据源后，将数据源中的相应字段添加到“主文档”的固定内容中。此操作过程通过“邮件合并向导”进行。 　　三、《报告单》详细制作步骤 　　制作好“报告单（主文档）”和“导出成绩（数据源）”后，就可以把数据源合并到主文档中。具体操作步骤如下； 　　第1步：打开创建的《报告单》word文档（主文档）。 　　第2步：从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”-“邮件合并”，在word窗口右侧出现“邮件合并向导”任务窗格。 　　第3步：选择文档类型，此处默认选择：“信函”，单击“下一步：正在启动文档”（图2）。 　　第4步：选择开始文档。因为当前文档是主文档，选择：“使用当前文档”，即默认选择。单击“下一步：选取收件人”。 　　第5步：选择收件人。此处直接单击“使用现有列表”区的“浏览”链接（图3），打开“选取数据源”对话框。 　　第6步：在打开的对话框中找到“高二男生导出成绩”数据源文件（前面准备好的Excel数据），选中“打开”。在弹出“选择表格”对话框中，选中要打开的“表格”（sheetl），单击“确定”（图4）。