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ERP系统实施前初始数据准备实务研究 　　摘要： 根据企业ERP软件系统实施的实践基础,对ERP软件系统实施前的初始数据准备进行了总结和归类。从实务上，阐述了初始数据准备在整个ERP系统实施中的重要性，介绍了初始数据准备的具体内容，并对基础数据的准备工作提出了明确要求。 　　关键词： ERP系统；初始数据；准备；实务 　　 　　 ERP系统是一项非常复杂的系统工程，它由先进的管理思想与软件系统相互结合构成，整个系统可谓:“三分技术、七分管理、十二分数据”。期初初始数据的准备在ERP系统实施的过程中具有十分重要的地位，占整个系统工作量的30%－40%左右。在整个ERP系统的运行过程中，所有的操作过程都是针对有关业务数据的收集、处理和整理的过程。所以在实施ERP系统之前，一定要对初始基础数据进行十分细致详实地整理和分类，以满足在实施阶段系统正式上线和运行时的使用。 　　 　　1 期初初始数据的分类 　　 　　整个ERP系统的期初初始资料可以划分为两大类:初始静态数据和动态业务数据。其中，静态数据是指在开展经济业务活动中的基础数据，如：部门职员资料、供应商资料等，它对动态数据起着支撑作用；动态业务数据是业务活动过程中产生的数据(业务单据)，大多数随经济业务发生而形成的，如：销售订单、采购申请单等。ERP系统实施过程中，对静态数据的准备，是针对基础数据的收集和整理，而对动态业务数据的准备，主要是业务单据格式的确定。 　　1.1 初始静态数据的准备 　　1.1.1 企业组织机构数据 企业的组织机构单元是实际经济业务发生的主体，每一笔经济业务的数据也是在各个使用部门之间进行流动。所以在实施ERP软件系统之前，首要任务就是准备各个部门和人员的相关资料，对部门和人员进行分组分类，细化每个部门人员的职责分工，使之能在ERP软件系统中体现企业的组织机构,以便在系统初始化之前对相关人员分配权限与责任。部门数据的信息主要包括部门名称和部门类型等；职员信息主要包括职员姓名和职务等。 　　1.1.2 财务系统基础数据 财务系统是针对企业资财以及经济业务系统运行状况的核算和监督，其基础数据也是其它业务模块的支撑数据，其它相关模块的业务资料最终会传递到财务系统中进行反映。如果事先没有准备好财务系统的基础数据，那么物流系统、生产管理系统和人力资源系统等其它系统的基础数据也就无法准备。在实务中,这类财务系统的基础数据主要包括：核算参数、币别、计量单位、会计科目、税率、系统启用年度、系统启用期间、会计期间定义以及各个会计科目余额等。在核算参数的准备过程中，以财务核算方法作为核心内容，如：是否允许负库存、是否分仓核算、暂估冲回的方式选择单到冲回还是月初一次调整、是否区分内销外销等，这些参数的设定直接影响后续整个系统的运行方式，甚至于有些内容一旦设定后不允许做后期更改。 　　1.1.3 物流系统基础数据 物流系统的基础数据主要是针对进销存模块以及企业内部生产过程中物资流动的基础数据，它的种类非常繁多；动态业务数据绝大多数也由它的运动产生。所以对物流系统基础数据的收集时不但难度高而且工作量十分巨大，这些数据也经常会随着经营管理方法的不同而变动，具有一定的不确定性，收集这类数据时要十分细致地考虑企业经营目标对物资管理的要求。物流系统的基础数据主要包含以下几大类：物料资料、仓库资料、客户资料、供应商供货信息和库存期初初始数据等。 　　在准备物料初始资料时也要一并确定物料的相关属性，明确物料的采购策略、生产方式和相关物料的财务数据等，有时这些基础数据的确定还要通过企业内部多个部门之间的沟通、协调与合作才能最终完成。以一家生产电脑的企业的物料数据准备为例，①首先要由技术部门确定电脑各个组成部件的物料编码、物料名称、计量单位、数量精度、规格颜色等基础信息。②其次再由生产部门确定各部分物料的属性：是外购、委外加工、虚拟件还是自制件。③针对不同的物料属性，还要由仓储部门、采购部门和生产部门共同确定采购方式：是按需订货、按固定批量订货还是按固定时区订货，同时还要确定物料存储的最低库存、最高库存、安全库存等。④由采购部门和销售部门来确定物料的采购单价与销售单价。⑤上述基本信息和物流数据确定以后，最后由财务部门确定各个物料计价方法以及相关的会计科目，如：主机的计价方法可以是加权平均成本法，销售收入会计科目是主营业务收入；而内存的计价方法是移动平均法或先进先出法，销售收入的会计科目则是其他业务收入。⑥对于采购提前期、订货/生产批量等经常变动的数据可以事先预留，等到使用时再采购与生产部门来进行设置。 　　除了上述物料的基础信息以外，物流系统中还要准备与供应商、客户有关的基础数据，以及企业内部与仓储相关的信息。针对工业企业或是生产制造类型的企业，其在实施ERP软件系