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Microsoft Excel信息系统三大能力分析 　　摘要：以Excel 2003为例，运用“信息系统三大能力”，即记忆能力、思维能力、交流能力从三个方面对它进行分析。通过分析，揭示Excel 2003的良好运行需依靠三大能力在系统中的具体实施，缺一不可。同时对Excel 2003的部分功能模块提出了改进建议。 　　关键词：Excel 2003；信息系统三大能力；记忆能力；思维能力；交流能力 　　中图分类号：TP311.52 文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)05-0000-02 　　一、绪论 　　Excel是Microsoft Office中的电子表格程序。可以使用 Excel 创建工作簿，并设置工作簿格式，以便分析数据和做出更明智的业务决策。尤其可以使用Excel跟踪数据，生成数据分析模型，编写公式以对数据进行计算，以多种方式透视数据，并以各种具有专业外观的图表来显示数据。 　　二、具体分析 　　“信息系统三大能力”，即记忆能力/信息存储能力、思维能力/信息处理能力、交流能力/信息通信能力，是对信息系统共性的一种归纳和刻画。在此，以Excel 2003电子表格程序系统为例，对其“信息系统三大能力” 进行分析。 　　（一）记忆能力的实现 　　记忆/信息存储能力，是“信息系统三大能力”中最基础的一种能力，是其他两种能力的先决条件。Excel系统的记忆分为内存和外存。Excel的系统程序是运行安装后存储在计算机的硬盘（外存）上，保证系统随时能够运行。Excel的文件数据也是在硬盘或外部磁盘上进行保存，便于随时导入导出。之所以将系统程序和文件以外存的形式永久记忆，就是为了确保数据的长期保存，就算计算机关机或Excel系统关闭后数据也不会丢失。而对于系统运行中的动态数据和操作等一些有实时性要求但无需长期保存的信息，则存储在计算机的内存中，只做短期记忆。当关闭系统或计算机重新启动后，内存中的相应数据将全部清空。 　　（二）思维能力的实现 　　思维能力是指人们在工作、学习、生活中每逢遇到问题，总要“想一想”，这种“想”就是思维。它是通过分析、综合、概括、抽象、比较、具体化和系统化等一系列过程，对感性材料进行加工并转化为理性认识及解决问题的。对信息系统而言，它的思维能力就是对信息进行处理的能力，是实现系统功能的关键。主要体现为对外界或其他模块输入的信息进行算术运算、逻辑运算、流程控制处理，得到一定的结果，再将结果按照一定的形式导出。 　　1.逻辑处理能力的实现 　　用户通过系统界面执行某项操作后，期望获得正确的结果，因此就要求系统能够根据用户输入的信息进行有效的处理，并作出相应的反应。以Excel的数据统计功能来分析，参照图1用水金额统计的电子表格。 　　 　　用户希望统计2000年4月的水费金额，只需用鼠标在E5表格点一下，然后通过键盘输入“＝C5×D5”并敲回车键，正确计算的水费金额9839.96就显示在E5表格，这实际就是Excel系统思维能力的体现。首先，输入在E5表格的“＝C5×D5”信息，系统程序知道它的定义是对“将C5表格的数据乘以D5表格数据的结果显示在E5表格”。然后，系统程序提取C5和D5表格位置的数据进行积运算，当C5和D5内的数据符合逻辑规则，在E5就得出正确的结果“9839.96”；当C5和D5内的数据不符合逻辑规则，在E5就会出现错误提醒信息“＃VALUE！”，如图2所示。 　　 　　用户如果在E5表格位置直接输入经计算的“9839.96”数字信息，那体现的只是系统的记忆和交流能力，将“9839.96”数字信息在E5位置存储并显示给用户看见，而不是系统的思维能力。 　　作为电子表格程序，Excel对数据的处理能力非常强大，继续以图1为例，计算5月到12月间各月份的用水金额，不需要在E6－E12间逐格输入“＝C6×D6” ……“＝C12×D12”,只需要用鼠标点一下E5表格，然后将鼠标移到E5表格的下方进行向下拖动，系统自动按照各行的表格位置提取数据进行积运算，各月的用水金额就显示在相应的表格中，非常方便。 　　2.形式处理能力的实现 　　系统将信息进行逻辑处理后就要将得到的结果输出，输出的形式必须按照用户的要求进行。例如，将处理好的Excel文档进行打印，系统首先要调用内部的打印子模块，这时用户可以通过打印子模块的程序选择本地或网络打印机、对文档进行页面设置、对打印页面和数量进行设置等操作。确认打印后，打印子模块与打印机的程序系统建立联系，将处理的信息转换成打印机可以识别的数据信息并传输到打印机的程序系统进行打印。这种能力的实现需要系统对面临的情况做出正确的判断，然后按照系统的规定选择正确的程序运行处理。 　　（三）交流能力的实现 　　交流能力