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XX公司 程 序 文 件 版本：A CP.02 记录控制程序 修订: 第0次 Page PAGE 5 of NUMPAGES 5 Version 版 次 Update 修 订 Page 页码 Update/Modify Reason 制订/修订原因 Author 修订者 Date 日 期 Compile 编制 Dept. 部门： Check 审核 Dept. 部门： Approve 批准 Dept. 部门： Name 姓名： Name 姓名： Name 姓名： Date 日期： Date 日期： Date 日期： Co-Signature 会签 Dept. 部门： Name 姓名： Date 日期： 责任部门/人员 活动/过程 文件/相关程序 记录 文控中心 记录开始 责任人 记录 责任人 记录表单 责任人 是否需更改/评审 责任人 审批文件 资料管理员 登 录 收回或作废 收回或作废 资料管理员 文件销毁申请 /审批单 资料管理员 发 放 1.目的 对记录进行控制和管理，为提供符合规定要求和体系有效运行提供客观证据，并为实现追溯提供依据。 2.范围 适用于以任何媒体记载的与体系有关的所有记录，包括供应商的记录、也包括顾客规定的记录。 3.职责 3.1管理者代表负责记录表单的编制、审核和实施并对记录的填写、保管和处理进行检查和指导。 3.2各部门负责本部门记录的日常装订、保管和处理。 3.3文控中心负责本程序的统一管理。 4.工作程序 4.1记录包括以下的内容，但不仅限于以下内容： a.管理评审记录 b.产品要求的评审记录 c.合同评审的证明 d.检验与试验的证明 e.产品认可/过程认可 f.人员教育、培训、技能和经验的记录 g.能力证明（人/机器包括模具/组织的能力） h.审核（体系、过程、产品审核） i.材料检验 j.校准记录 k.控制图 l.预防性维护保养记录 m.纠正预防实施的记录 n.质量成本的证明 o.供应商评价记录 p.质量损失的证明 q.索赔 r.当有追溯要求时产品标识的记录 s.顾客财产异常记录 t.不合格记录 所有的上述所列内容都要经部门主管的批准。 4.2记录表单的增改和取消： 4.2.1根据顾客要求和本组织自身的体系要求，各部门主管有权向管理者代表提出记录表单的增删和改编的意见和建议。 4.2.2管理者代表对提议进行审核，对认为合理可行的，对表单完善后进行一段时间的效果观察。对不合理的不予采纳或做出原有表单取消的决定。但是对于顾客要求的如果认为不合理应及时与顾客协商解决。 4.2.3根据试行结果，试行效果好的由管理者代表纳入正式表单给予推行实施，如果效果不佳的重新提交管理者代表审核。 4.2.4 4.2.5 4.3记录的填写、查阅、借阅 4.3 4.3.2 4.3 4.3.4对于需要查阅、借阅的记录，需要得到部门主管的同意以确保保密工作。 4.4记录的标识、贮存、保护和检索 4.4 4.4 4.4 4.4 a)防水、防火； b)存储介质（卷宗、缩微胶卷、数字处理存储器）还应做到防磁，并定期试用检查； c)如有必要，附加安全性存放（双重存档，安全性复制件等）。 4.5记录保存期限和处置 4.5 a)生产件批准文件、工装记录、采购订单、修改单的保存时间应为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年； b)质量运行状态记录（如控制图表、检验试验结果）应保留十二年； c)审核和管理评审应保留四年； 4.5.2对于需要特别存档的文件(受控项/安全项)，如： 1)检验结果、检验判定、过程参数； 2)检测器具的校验证明； 3)人员培训、人员知识、人员职权和人员能力证明（例如：医疗检查，如：视力检查）； 有存档责任特性的产品和特殊生产流程的产品保存期限为十二年，如客户有特殊要求，则按客户要求。 在文控中心进行特别存档的文件保存时，应与其它的记录隔离摆放，保管箱应与保存其它记录的保管箱的颜色不同，本组织规定特别存档的文件用红色标记，并在保管箱外面标明是特别存档文件。 4.5.3对政府有保存年限规定的记录必须以政府规定为准。具体记录保存年限按《受控表单清单》规定的保存期限执行。 4.5.4对超过规定保存期限的记录各部门应登记 4.5 4