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企事业单位办公自动化的应用与发展 　　【摘　要】　本文介绍了办公自动化的发展历程和特点，阐述了企事业单位办公自动化系统功能设计和平台建设，并分析建设过程中存在的问题和发展趋势。 　　【关键词】　办公自动化　技术发展　特点　平台 　　1　办公自动化概述 　　1.1　办公自动化系统相关概念 　　办公自动化（OA），英文原称Office　Automation，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。在企事业单位中，采用Internet/Intranet技术，基于工作流的，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通讯技术，广泛全面，迅速收集，整理，加工，储存和使用消息，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作[1]。在第一次全国办公自动化规划讨论会上把办公自动化定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人―机信息处理系统。通过办公自动化从而提高处理办公业务的工作效率和工作质量，达到资源共享。 　　1.2　办公自动化的发展历程 　　办公自动化由美国通用公司的D.S.哈德于1936　年首创，50年代的办公自动化只是具有电数据处理的簿记功能，在60年代被管理信息系统（MIS）所替代，70年代后期逐步形成涉及多种信息技术的新型综合学科一办公自动化[2]。纵观办公自动化的发展历程，主要经历了三个阶段。 　　第一代是电子文件阶段，以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和文档电子化，完成了完成文件的输入及简单的管理，实现了文档的共享及简单的查询功能。随着以Lotus　Notes为代表的工作流群件技术的出现，以及网络通讯技术的快速发展，办公自动化系统发生了第一次飞跃。 　　第二代是流程信息化阶段，数据库技术的出现，诞生了基于关系型数据库技术，企业建立了Intranet内部网络，以一些基于C/S（Client/Server，客户端/服务器）结构的公司内部信息管理软件为代表，　以非结构化数据的信息流或工作流为主要存储和处理对象，以E-mail、文档数据库管理、工作流管理、安全控制媒体、视频会议、群组协同工作等技术作支撑，达到群体协同工作，提高办公活动的效率和质量。 　　第三代知识管理和决策智能化阶段，以知识管理技术为基础的自动化系统，其核心是KM（知识管理），实现方式是Workflow（办公流程自动化）及KM（知识管理）相结合的信息系统。工作流、知识管理、门户技术结合起来，有效的将各种内外部信息综合起来形成信息流，为单位内部的管理过程服务，含沟通、协作、控制、管理等服务一体化的公文处理与日常事务管理技术[3]。 　　1.3　企事业单位办公自动化系统的特点 　　一般来说企事业单位办公室的工作主要是处理大量的文件及会议，起草文件，提交，分办，传阅，签批，归档，接受外来文件存档，产生文件复件等。传统办公需要大量的时间精力和财力，不但运转慢，而且也缺乏监督管理，效率低下。现代化办公一般都是采用计算机文字处理技术现实以上功能，实现高效电子化流转，高效传阅文件，总体上体现出操作简洁、使用方便、信息共享、功能完整、安全高效、灵活应用等特点。 　　通常企事业单位办公事务中，最为普遍的应用有文件处理、办公日程处理、财务统计、人事管理、会议管理、公共信息、网站管理和个人数据库等。广义的或完整的OA系统包括三个功能层次，分别是：OA系统、决策支持级OA系统和信息管理级OA系统。一体化OA系统是指在计算机网络通信支持下，把三个功能层次的进行集成的系统。其优点是：办公信息可以更加合理的通信，省略不必要的重复输入，利于与外界进行信息交流，使得信息通信的范围更广，信息共享的领域更宽，进而提高办公效率[4]。 　　2　企事业单位办公自动化系统功能设计 　　办公自动化建设平台有2个，在原有的内部局域网的基础上，需要增加软件平台和硬件平台。目前，国内企事业单位通常采用IBM的Lotus　Notes/Domino作为办公自动化的基础平台。Lotus　Notes是电子邮件、文档数据库、移动计算、快速应用开发技术以及Web技术为一体的信息开发和运行平台。硬件就是配备办公自动化系统独立服务器。 　　工作流的建立就是一组工作人员为完成某一项业务所进行的所以工作和工作转交的过程，它可以清楚地反映企业的经营过程。工作流解决的主要问题是使多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的自动执行，从而实现某个预期的业务目标[5]。 　　OA系统流程示意图如图1所示。 　　3　企事业办公自动化系统的平台建设 　　3.1　系统平台的创建 　　系统平台的建设，需兼容多种关系数据库，适应客户的软硬件环境。办公系统一般都是建立