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信息化背景下档案管理问题的探讨 　　摘要：随着信息技术的迅速发展,信息资源数字化、网络化的进程进一步加快,企业档案管理的信息化建设成为一个备受关注的热点。文章从企业档案管理信息化建设的重要性出发,分析当前企业档案管理信息化对档案管理的影响,并提出引导档案管理向信息化发展的途径。 　　关键词：档案管理；信息化；建设途径 　　 　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化,就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术,将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案,建立档案目录数据库,通过计算机网络设备的传输,实现企业信息资源的共享,以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。 　　 　　1企业档案管理信息化建设的重要性 　　 　　企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先,档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。其次,决策的及时正确,管理措施的得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误,有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次,档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动,是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性,并提供丰富的具有企业特色的知识,提升企业文化。 　　 　　2档案管理信息化建设对于企业档案管理的影响 　　 　　2.1企业档案载体的转变 　　在企业实现信息化建设,实现了档案信息数据的远近传递交换和处理。随着企业的信息化建设不断推进,信息化应用水平的不断提高,在企业经营管理活动中,无纸化办公程度越来越高。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。 　　2.2企业档案的分类的变化 　　旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。 　　2.3企业档案接收和保管上的改变 　　以往的企业档案工作者以参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收作为对其企业档案的监督、指导和接收就显得有些滞后了。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出相关的档案管理制度,提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。 　　 　　3积极引导、加快企业档案信息化建设 　　 　　档案部门应当抓住信息时代的机遇，在企业信息系统的管理中发挥主导作用，做好档案信息系统的建设工作、提高档案信息的使用效率，将档案部门建设成真正意义上的信息资源中心。 　　3.1树立信息意识和服务意识 　　随着市场经济的快速发展和社会的不断进步，特别是信息技术的迅猛发展，信息作为一种资源在社会生活中的重要性日益突出。档案作为一种重要的信息资源，在信息社会中的作用越来越大。过去人们强调档案的凭证功能和保密特性，忽视了它的信息功能和信息特性，使档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制了档案信息的疏通和传递，不利于档案功能的发挥。随着信息技术的发展，电子文件大量出现，档案信息的收集、加工、传递和利用更为便利，也更为迫切。可以说，档案管理已经进人信息化时代。因此，我们必须树立档案信息意识，用信息观指导档案工作。 　　档案的信息特征决定档案必须服务于社会、服务于企业，提供档案信息服务是档案工作的宗旨。因此，在档案现代化管理中，必须树立服务意识，把服务作为档案管理工作的出发点和立足点，在档案信息的收集、加工、处理和提供利用方面强化服务意识，扩大服务内容，提高服务质量，充分发挥