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信息化技术在企业档案管理中的应用 　　摘 要：随着经济和信息社会的迅猛发展，档案管理信息化必将是档案事业发展的必然趋势。企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，加快企业档案信息系统化建设，运用网络管理和信息化的技术，对档案资源进行数字化管理和提供利用，使企业档案更好地为企业生产、经营和管理服务。 　　关键词：企业；档案管理；信息化技术；应用 　　引言 　　办公无纸化及办公自动化的出现，使得生成档案的方式发生了翻天覆地的变化，比如文件的催办、签发、归档以及起草等运作过程在通讯线路、计算机中进行，因而档案前身的主要形态就必须是机读文件，由此档案便开始以机读的形式存在。与利用纸质载体档案的方式相比，现代化的档案利用方式有着突出的优越性，该变化表明档案工作者势必会面临越来越多的机读形式的档案。近些年以来，随着计算机网络以及信息技术的迅速发展，档案管理随之得以变革，富有现代化气息的信息技术被广泛的应用到了档案管理工作中，不仅简化了档案管理环节，而且大大的提高了档案管理效率。由此可见，加强信息技术在档案管理中的应用，有着非常重要的意义。 　　1 企业档案信息化管 　　企业档案信息化就是指企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基本平台，对档案信息资源进行处置、管理和开发，实现档案工作为企业生产，经营和管理提供优质高效服务的过程。企业档案的信息化可以实现通过计算机及网络技术及时、准确地向企业管理者和各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。 　　2 推进企业档案管理信息化的必要性 　　2.1 适应社会发展的需要 　　随着信息化成为当今世界经济和社会发展的主题，传统的档案管理模式已经很难适应市场经济的发展需求，信息时代下对于档案信息的时效性、高价值性要求越来越大，这就要求我们档案管理工作者利用计算机网络技术，对实现档案资源共享，加强企业档案信息管理的信息化建设。 　　2.2 提升档案管理水平的需要 　　档案管理具有特殊性，其保存周期长、对保存环境要求高，普通的人工查阅档案管理的办法不仅效率低，而且对档案的损害较大，这就有必要运用高科技的科学技术，通过信息化管理提高管理工作效率，实现管理的现代化。 　　2.3 确保企业可持续发展的需要 　　档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为企业发展服务，而且在减轻工作人员劳动强度的同时，也大大提高了工作效率，通过计算机快速高效地处理档案资料，使档案资源得到更加充分的开发和利用。 　　3 在档案管理中应用信息技术的优势 　　档案信息电子化具体指的是以室（馆）藏档案资料为物质对象，使用计算机不同层次的加工、筛选和收集档案文献，使其能够切实的转变成计算机软件形式的二次文献信息，以此供人们加以利用的一个过程。在档案管理中应用信息技术的主要优势包括：（1）能够把现有计算机信息技术的潜能充分的利用和发挥出来，有助于利用率的提高。目前，绝大部分的基层档案室（馆）应用信息技术单一，开发功能过于简单，甚至有些只限于文件打字储存或者档案著录，利用效率偏低，严重的浪费了时间、财力和人力，使得现代化设备无法发挥出应有的作用。（2）加工二次文献的时间大大缩短，档案信息的时效性明显提高。选题、选材、编辑和出版是手工加工信息的主要工作模式，此类“慢出细活”的方式，也就是从形成文件资料至“二次文献信息”开发的时间相对较长，使得信息失效，对档案信息的应用价值带来负面性影响。而在档案管理中应用信息技术，则编者可以直接对机读形式的档案信息加以利用，借助于计算机功能将加工信息的工作程序完成，以此把二次文献快捷地出版出来。（3）在档案管理中应用信息技术，能够实现一次投入、多次产出，有助于摆脱加工信息受经费束缚的不良局面。 　　4 信息技术在企业档案管理中的应用 　　4.1 信息技术在企业档案管理中的重要作用 　　信息技术包括计算机技术、网络技术与通讯技术，它是以计算机科学为基础，主要是处理信息所采用的各种技术。信息技术的应用使企业档案管理呈现了崭新的发展前景。这主要体现在档案信息网络化。计算机网络将多个独立的档案管理对象实体，纳入到一个统一的档案管理系统，将它们有机地联系在一起，并将它们转化成数据档案信息，形成信息档案一体化的管理体系。它不仅改变档案的使用模式，也改变档案管理人员的传统工作模式，开启档案管理进入数字化的时代。除此之外，信息技术使档案管理更加规范化和将档案服务产业化。 　　4.2 提高企业档案管理信息技术的具体措施 　　在今天的经济市场环境下，科学技术就是第一生产力，信息技术在企业档案管理中的应用显得尤为重要。如何把信息技术更好地引用到企业档案管理中去，是企业提高管理水平重要