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公案管理中过渡数据库建立 　　【摘 要】本文简要叙述了公文档案管理的特点及重要性，并结合实践经验对公文档案的分类、编目、归档等方面进行了探讨，指出在档案管理实现信息化前建立过渡数据库对公文档案进行管理，可以有效提高档案管理的效率。 　　【关键词】公文档案；管理；过渡性数据库 　　【Abstract】This paper describes the features and importance of archives management， and discusses the classification， cataloguing and pigeonhole of archives on the basis of practices. It suggests that a transitional database can lead to better archives management before the realization of IT application in archives management. 　　【Key words】Management archives； Management； Transitional database 　　0 引言 　　公文档案是一种重要的文献资源，具有业务领域广泛、专业针对性较强、内容及时性和指导性强等特点，是企业生产经营决策的直接载体，对后续的生产管理活动也具有较高参考价值。 　　由于公司信息化建设工作刚刚起步，在目前公文档案管理过程中，整理归档还处于人工操作状态，加之管理人员分工限制，不能及时对公文档案进行有效整合，造成公文档案资源无法完全实现有效利用。因此，建立过渡性数据库对公文档案及时进行分类、编目、归档，可以在使用时迅捷检索到所需的相关公文，避免重复检索，并能在档案信息化建设完成后，直接将文档数据导入最终的数据库。这样将有效降低公文档案管理成本，提高公文档案的管理效率。 　　下面，本人就工作实践中总结的经验和建议提出来供大家批评指导，以便在以后更好地开展相关工作。 　　1 传统公文档案管理方式 　　1.1 整序方法 　　传统的公文档案整序方法包括分类、编目、归档，是常规的管理方式。鉴于公文档案的特点和公文档案的数据库管理趋势，为节约管理成本，在实际工作中可以运用简化的整序方法，利用word文档或Excel建立二维数据文献目录表进行管理。首先在表头列明所收集和整理的公文档案的关键著录要素名称，一般关键著录要素有分类号（涉密文件还需有密级和期限标识）、公文文件标题、公文文件号、公文文件来源、主送领导及单位、抄送领导及单位、年月信息、卷号、页码等。接着根据公文文件的内容初步筛选归类，将各公文文件按分类号一一对应编号（以便可随时检索、查找该文献）。然后，把公文文件主要著录要素列入表内。最后，将公文文件立卷归档。表格形式可根据自身要求自行调整。 　　现以《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》这份公文文档为例，简述填表情况。首先编写公文文件分类号，一般用公文文件发文处室的英文首写字母表示以及公文号双重信息的标识，《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》的分类号用公司党发（GSDF-2016-4英文首字母缩略语以及文件号）表示，再按各项要素将公文文件分别填入表中（见表1）。 　　由于二维表格的空间有限，文件的摘要可另建word文档编辑，用超链接的方式查阅，这里不在累述。对每份文件中论述的其他有价值的内容，应注意做好备注，便于充分利用该文件。另外，电子文献都是以PDF格式为主，对其它格式的文献如果有条件可以转换为PDF格式存贮，因为现在的大多数数据库都支持对PDF格式文件的链接，这样可为以后进行数据库管理做好准备。随着所收集的公文文档数量不断增加，公文类型逐步丰富，还应定期编制公文资料目录总表，装订成册[3]。 　　采用简化的整序方法对电子文献分类、编目、归档，待以后有条件再建立数据库。这种具有过渡性质的文献管理方法可有效解决建立数据库的经费和文献管理需求的矛盾。但其仍具有较大局限性，文件目录表中的记录信息只是最基础的概况信息，检索后再找相应的纸质或电子文件。且在档案信息化管理系统建设完成后，数据的导入存在二次转化的问题，较为繁琐。 　　1.2 文件检索链接方法 　　鉴于简化的整序方法局限性，笔者在现实工作中进行了尝试，借鉴国家图书文献管理办法，利用WORD的超链接方式，对公文文档进行整理、立卷和归档，取得了一定效果。 　　现在依然以《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》为例，简述制作方法的情况。首先将公文文件按照类别分类，再结合大型文献数据库的格式，将基础关键著录要素登入标准格式中（