关于企业档案信息化战略思考.docVIP

关于企业档案信息化战略思考 　　摘要：现代信息技术的深入应用加快了企业档案现代化管理的进程，自下而上、业务驱动的档案信息化建设模式已难以适应数字社会发展的需要。本文在分析企业档案信息化战略建设必要性的基础上，构建企业档案信息化战略模型，从战略目标、实施策略、组织保障进行分析和探讨，旨在为企业档案管理信息化的建设与发展提供思路和方法。 　　关键词：档案信息化战略模型组织保障 　　随着现代信息技术、网络技术、通信技术的不断发展与创新，信息化已成为推动社会全方位转型与变革的重要力量，信息资源日益成为重要生产要素、无形资产和社会财富。在此背景下，企业档案信息化的理论研究与实践经验得到前所未有的发展。目前，自下而上、业务驱动的企业档案信息化建设模式导致企业档案信息化管理与发展困难重重、效率低下，给企业带来人力、物力、财力的浪费。 　　一、企业档案信息化战略建设的必要性 　　我国《辞海》中解释“战略是依据敌对双方军事、政治、经济、地理等因素，照顾战争全局的各个方面、各阶段之间的关系，规定军事力量的准备和运用。”[1]战略依赖于内、外部环境因素而制定，通常包括总体谋划、实施和控制，战略对全局具有决定性影响。据此，企业档案信息化战略是指通过战略视角，统筹规划企业档案信息化建设，制定切实可行的实施步骤，并通过有效的控制，最终实现企业档案信息化目标的长远运作机制和体系。企业档案信息化是企业信息化战略的重要组成部分，决定着企业档案信息建设的方向。 　　（一）企业档案信息化战略是时代发展的新趋势 　　从国家政策环境看，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，全国档案事业发展目标之一，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。早在2011年，冯惠玲教授的著作《电子文件管理国家战略》一书立足全局勾勒了我国电子文件管理国家战略的设计、构建、健全和推进之路，为我国电子文件管理提供了战略方向。企业作为全国档案信息化战略的重要组成部分，制定企业档案信息化战略，是企业信息化发展的必然选择。 　　从行业环境看，企业电子文件归档和电子档案管理工作已纳入国家《电子商务“十三五”发展规划》和《促进电子商务发展三年行动实施方案（2016―2018）》。苏宁云商、浙江能源集团、江苏核电、国泰君安等33家企业成为国家档案局、国家发展改革委员会企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，为推动国家档案信息化战略的实现发挥了示范作用。 　　（二）企业档案信息化战略是现状改变的新要求 　　1.电子文件信息价值与分散管理的矛盾亟须解决 　　现代信息技术的发展，促进了企业电子文件的大量产生与应用。据统计，2007年，“中央和国家机关及其直属企事业单位的电子文件数量占全部文件数量的72.7%”[2]。电子文件逐渐成为企业生产、建设、发展过程的真实记录以及企业记忆传承的媒介。目前企业电子文件分散保存在各业务部门（文件形成部门）、行政部门（文件流转部门）、档案室（文件整理部门）、档案馆（文件永久保存部门），跨部门流转增加了电子文件全程管理、前端控制的难度，导致电子文件的质量无法保障。 　　2.文件信息孤岛与共享服务的矛盾亟须解决 　　相关数据表明，目前仅在办公领域就有1万多种办公文件格式，常用文档格式有300多种[3]。信息孤岛现象的出现，大量异构数据转化成统一数据格式的成本高昂、转换速度低下、转化效果难以保障，电子文件的长久保存与长期可读难度加大。电子文件归档保存的最终目的是实现企业档案信息资源的共享服务和利用，为企业提供智能分析和辅助决策支持。如何解决文件信息孤岛与共享服务的矛盾，成为企业档案信息化建设的重要课题。 　　3.业务系统与文件归档规则的矛盾亟须解决 　　据统计，2007年我国1.5万个国有大中型企业中，80%―90%企业中都建立了信息化系统。[4]为提高业务系统归档自动化，企业在建设档案管理系统的同时纷纷选择与各业务系统进行数据交换。然而各业务系统有一套独立的管理标准和业务规则，接口交换到档案系统的数据无法满足文件归档的需求。如企业PM系统（项目管理系统），与档案系统接口的映射关系中，无法匹配到档案系统中的案卷、卷内文件的概念，也无法智能化地为案卷命名。盲目的进行接口数据互换，只会造成人力、物力、财力的浪费。 　　二、企业档案信息化战略模型 　　企业档案信息化战略模型可以从战略目标、战略实施、组织保障三部分进行构建。战略目标揭示了企业档案信息化建设所要达到的目标和效果，战略实施是为了实现企业档案信息化建设目标所采取的策略，组织保障则是为企业档案信息化建设实施提供人力、物力、财力等方面的支持。如图1所示。 　　（一）战略目标 　　随着信息技术的发展，企业档案信息化建设面临从目录数字化、业务自动化，向内容管理、知识服务的方向