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关于企业档案信息化标准 规范体系建设思考 　　随着计算机技术及网络技术在科研单位研发和生产过程中的普及和广泛应用，档案部门急需改变以往传统纸质管理理念和模式，建立起一个高效统一的档案管理信息平台和综合服务网络，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务。其中标准规范体系建设尤为急需和重要，标准规范体系的建立是档案信息化建设的基础，也是推进档案信息化进程的重中之重。如何统筹规划，建立科学、合理，实用、长期有效，并符合企业发展需求的标准规范体系是企业档案信息化建设亟待思考和解决的问题。 　　一、标准规范建设的迫切性和必要性 　　档案信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。标准是为了在一定范围内获得最佳秩序和效应，在充分协商的基础上，对具有多样性、相关一定的权威机关以特定程序和特定形式颁发的统一规定。标准化是指在经济、科学技术和管理等社会实践中，对重复性事物制订、发布和实施标准，以获得秩序和效益的活动。规范就是明文规定或约定俗成的标准。 　　1.依法治档的时代要求。依法治档是时代发展的要求，信息化时代的档案工作需要有良好的法律秩序来规范，档案事业健康有序的发展离不开法律法规的约束、指导与监督，只有形成一套科学、统一、行之有效的标准规范体系，档案信息化建设才能有法可依，有据可循，档案事业才能快速、有序、健康发展。 　　2.健全制度保障的需要。档案信息化建设更加要求健全制度保障，信息化发展要求档案制度不断推陈出新，优化完善，以促进档案业务水平的发展前进，更好地适应现代化、信息化要求。因此，只有不断健全完善档案管理制度和标准规范才能顺应信息化建设的步伐。 　　3.档案科学管理的迫切需。任何一项工作的顺利开展都需要在相关制度的规范下和指导下进行。档案管理工作更是如此，无论是纸质档案管理还是电子档案的管理，都需要遵循相应的规则和标准进行科学的管理，如果没有一套规则来引导和规范，管理工作无法进行，因此，随着档案信息化进程的推进，电子文件从归档、保管到利用等各项工作迫切需要用标准规范来指导，这样各个环节才能健康、科学的运行 　　4.信息资源共享的前提、信息资源共享的前提是档案管理--作的规范化和标准化，而档案工作要想规范化和标准化，必须以制度和标准规范体系的建立为前提，一套好的规章制度和标准既能充分发挥其督导功能，又能实现其行政与业务管理的有效性，同时还为信息资源共享奠定扎实有效的基础。只有按照统一标准、要求进行档案信息化建设，才能最终实现信息资源的共享。 　　二、我国标准规范体系建设的现状 　　目前我国在纸质档案管理方面的相关制度和规范已相当成熟健全，但档案信息化制度建设仍滞后于档案信息化资源、网络及平台建设，电子档案及档案信息数字化的相关制度、标准、规范不是很多。截至2009年，我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共有52个，涉及档案信息化内容的有9个，其中国家标准2个，包括GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》，CB/T20163-2006《中国档案机渎曰录格式》；行业标准6个，包括DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》，DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》，DA/T43-2009《缩微胶片数字化技术规范》，DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》，DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》，DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》，所占比例仅为15%。 　　此外，很多标准大多陈旧过时，并且标准之间相关内容不一致，标准制定工作落后。具体表现为各类档案的著录细则统一性差，管理系统软件缺乏兼容性，档案业务自动化、网络化服务工作无统一标准。尤其对于档案数据库建设，目前我国档案的国家和行业标准中尚无直接针对档案数据库建设的标准，而是间接分散在指导类和操作类标准中，包括国际标准、国家标准、行业标准、部门标准等各种层级的标准规范；包括管理标准、技术标准等标准类型，还要对这些零散的标准进行分析和选择。即使有相应的标准可以参考，不少地方档案部门还是根据自身的需要自主开发了各自的数据库结构标准（体系），标准之间的差异很大。如果没有统一的具体标准规范可以遵循，必将导致信息孤岛，无法实现信息资源的共建共享。 　　三、标准规范体系建设的思考 　　1.借鉴先进标准和成熟经验。在制度和标准建设初期，应积极进行学习及调研，了解国际通用和先进的标准规范，学习国内外尤其是国外在档案现代化、信息化方面的成熟经验和做法，并结合我巨档案行业通用的标准规范和企业档案自身特点，形成一套既符合上级有关法则和标准，义具，‘先进性、完整