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关于档案形成在前说几点说明 　　摘要：本文回答了各位先生对《论档案形成在前》一文的质疑，对使用文件和档案的概念问题，档案是记忆工具、所以形成在前的问题，档案之义形成在前、文件之义产生在后的问题，以及档案的副本问题、档案的唯一性问题等作出了说明，并谈了商榷意见。 　　关键词：档案形成在前档案　文件　关系 　　 　　笔者在《档案管理》2007年第二期上发表的《论档案形成在前》(以下简称《论档案》)一文，受到了同仁的关注。《档案管理》2007年第三期上发表了郑文、关素芳先生的《对档案是文件前身观点的若干质疑》(以下简称《郑、关文》)，《档案管理》2007年第四期上发表了王茂跃先生的《对一文的几点异议》(以下简称《王文》)，《档案管理》2007年第四期上发表了张翠华先生的《档案非形成在前》(以下简称《张文》)，对《论档案》中的观点提出了异议和看法。在这里，首先要感谢各位先生对笔者《论档案》的关注和提出的意见，感谢各位先生的不吝赐教。在仔细拜读了各位先生的文章后，笔者觉得有必要对“档案形成在前”说和各位先生的观点作几点说明与商榷。 　　 　　1　关于使用文件和档案概念的问题 　　 　　《王文》中指出《论档案》中“为何使用狭义的文件概念?”并认为《论档案》采用的陈兆?、和宝荣主编的“《档案管理学基础》中的档案定义是广义的”，“这一限定是存在问题的：文件概念是狭义的，而档案概念则是广义的。”《张文》也有类似的疑问：“既然要弄清档案与文件到底哪个先形成这个大问题，就不能单纯采用档案与文件的狭义的概念来论述。”关于为何采用狭义的文件概念的问题，笔者原来有论述。因篇幅限制而删除。在《论档案》中之所以采用狭义的文件概念，而没有采用广义的文件概念：一是因为档案界所说的广义的文件概念是为了让文件包含档案，以满足“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点的条件。但是随着人们对档案认识的深入和档案工作的广泛开展，越来越多的档案不能被文件所包含，为了维持“文件是档案的前身”观点的正确性，只有对文件进行广义的解释、不断地扩大文件概念的外延，因此，广义文件概念也就成为一个不断扩展的概念：二是文件不是一个档案学中特有的概念，广义文件概念能不能为各界所接受也是一个问题，而且广义的文件概念能不能包含所有的档案也仍然是一个问题，而当广义的文件概念基本上等同于档案概念，只能用“保存备查”、“归档”、“有保存价值”等来区别的时候，广义文件概念与档案概念的区别就变得没有任何实际意义了。因为。档案概念区别广义文件概念的限制条件“保存备查”、“归档”、“有保存价值”等都不过是人为的规定，也就是说档案不过是人为规定的产物而已；三是典型的档案，也就是文书档案，按照“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点，它们基本上都是由所谓的“狭义文件”“转化”的。事实上，“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点，也正是在总结所谓的“狭义文件”“转化”为档案现象的基础上产生的，“狭义文件”“转化”为档案现象正是其观点的基石。在“狭义文件”的范围内能说明档案不是由文件转化而来的，在广义文件范围就不必论证了。因为许多被广义文件概念所包含的档案现象本身就很牵强：四是对于越来越多文件概念难以解释的档案现象，一些档案学者便对文件概念进行广义的解释和定义，以不断扩展其外延，但结果不是难免多带有牵强之处，就是仍不能包含所有的档案现象，而且是漏洞越来越大，矛盾百出。有学者就指出：“广义文件概念的引入仍不能使‘档案来源于文件’的结论成立”，而且，“过度扩展的广义文件概念等同于信息记录材料概念，从理论上讲毫无意义”。 　　关于采用档案概念的问题，《王文》指出《论档案》采用的“档案定义是广义的”，对此，笔者承认思考不周，并没有意识到所采用的档案定义是广义的还是狭义的定义。笔者按照《王文》的意见，去查阅文献时，在主要的档案学论著中，如《档案学词典》，《中国大百科全书图书馆学情报学档案学》，吴宝康主编的《档案学概论》，陈兆?、和宝荣主编《档案管理学基础》，冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》等十几本著作中并没有找到广义档案定义和狭义档案定义之说，更没有广义档案和狭义档案的具体定义。在杂志论文中查到两处有关论述，一处是张照余教授提出的：“如果我们仍用‘文件’作为档案的属概念，那么，这种狭义的档案概念自然将‘人工合成档案’排除在外。但如果我们采用‘历史记录’作为档案属概念，并适当地修正以往的定义，在定义中强调‘被档案馆认证后保管’这一要素，而放宽其他要求，则就可能归属档案范畴。采用广义的档案概念，有助于档案工作者拓展思维，扩大视野”，“显然，就广义档案概念而言，档案未必来自文件。”另一处是谭(王争)培教授提出的：“狭义的文件所指的就是公文(或称文书)。狭义的档案概念所指的是文书档案”，“广