房地产公司-会议管理制度.docVIP

PAGE PAGE 1 房地产有限公司会议管理制度 为进一步规范公司会议管理，提高会议质量及工作效率，特制定本制度。 一、会议类型 （一）股东会 1、股东会是公司的最高权力机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权。股东会一般在每年元月中下旬召开。 2、股东会主要任务是：选举董事，变更公司章程，讨论增加或者减少公司资本等等。  3、股东会参加的范围为：全体股东。 （二）总经理办公会 1、总经理办公会由总经理或总经理委托的副总经理主持，一般于每周六上午8：30召开。 2、总经理办公会的主要任务是：传达党中央、国务院、省、市、区和房地产行业重要文件和会议精神；公司各分管领导通报上周工作情况，安排本周工作任务；通报重要事项，确定议定事项。 3、总经理办公会参加范围为：公司经营班子成员。 （六）半年及年度工作总结会议 1、公司半年工作总结会议一般每年7月中下旬召开；年度工作总结会议一般次年元月中下旬召开。 2、公司半年工作总结会议及年度工作总结会议的主要任务是：总结半年及年度工作，安排部署下半年及次年度工作；通报公司重大事项；年度表先。 3、半年及年度工作总结会议参加人员为董事长、公司经营班子成员、集团各成员单位主要负责人、集团公司员工、受表彰人员。 （八）其它会议制度 公司其它会议制度按照有关规定执行。 二、会议提拟与审批（一）股东会由董事长直接提拟召开时间及议题。 （二）总经理办公会无须提拟和审批。 （三）总经理联席会会议、季度经营形势分析会、半年及年度工作总结会议由总经理直接提拟召开时间及议题，报董事长批准；公司专业办公会议由召集的公司领导提拟召开时间及议题，报总经理批准。 （四）部室专业（业务）工作会议由各部室自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。 （五）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 三、会务工作管理 （一）公司召开的公司级会议会务服务原则上统一归口总办负责。 （二）部室召开会议需用公司会议室的，应向总办提出申请，由总办统筹安排。会结束后，由使用者负责打扫会议室卫生。 四、会议的服务规程（具体服务内容及会议用品根据需要而定） （一）会前准备及要求 1、需要认真了解及准备的工作 （1）详细了解会议名称、人员名单、人数、时间，做好会议通知前的准备工作。 （2）了解会议材料准备要求。按要求由总办及相关部室提前做好会议资料（如会议议程、议题、汇报材料、计划草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。 （3）了解会议主席台的人数、名单、身份等。 （4）了解会议的茶水、水果、鲜花要求。 （5）了解会议室布置的要求。 （6）了解会议的服务要求（签到桌、签到表、标识牌、录音笔、投影设施、白板等是否需要）。 2、会议通知及要求 （1）除公司专业办公会议、部室专业（业务）工作会议由召集者自行通知外，其余会议原则上均由总办负责通知； （2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门； （3）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议资料的准备、会务安排等作特别说明的会议，应以书面进行通知。 （二）会场的布置 （一般要提前半天布置完毕） 1、搞好会场的清洁卫生工作。 2、按要求悬挂横幅。 3、按主席台人数布置主席台。 4、按会议参加人数摆好会议桌、座椅、标识牌，排列好座次。会议桌要求台形端正，台布无破损、无污迹、中线对直。 5、备齐话筒，调试好扩音设备。 6、根据需要，以盆景、花草装饰主席台及会议室。 7、夏季要调好会议室空调温度（一般为22-24度）。 （三）准备用品并摆放（根据需要摆放） 1、根据会议人数备足开水、茶杯、烟缸、纸张、水笔等用品，具体标准要求如下： 茶杯：应选用颜色、型号统一的茶杯，放适量茶叶，以座椅靠背为垂直，每排杯放置于同一直线上。 烟缸：每两座位放一烟缸，放在两位置中间，烟缸保证无破损、无污迹，每排放置成同一直线。 2、会议材料及文具等应按要求事先摆好。 3、如会议需用水果，应按要求的品种和数量准备并摆放，同时用保鲜膜包盖。 （四）会议服务 1、迎领服务 （1）与会人员前来，会议服务人员应在会议室门口迎接来宾，礼貌问好。 （2）会议服务人员及时引领与会人员进入会议室入座，以免门口拥塞。 （3）等客人全进入会议室后，会议服务人员应及时关闭会议室的门。 2、会中服务 （1）如摆放有水果，在会议开始前十分钟撤去水果保鲜膜，服务人员应由里至外依次斟倒茶水。 （2）等客人的茶水近剩下1/2时，须及时添加，每15分钟应加一次水。 （3）会中