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医院声像档案管理中问题及对策 　　摘要：医院声像档案是指在从事医疗和社会活动中,通过摄录手段形成的,对医院具有保存价值的照片、底片、磁盘、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案真实形象地记录了医院在医疗、教学、科研等活动中的真实面貌,是医院档案的一个重要组成部分。随着医院医疗事业的不断发展,医院声像档案存在着一些缺陷，其表现在：管理制度、管理手段、重视程度等问题，针对上述存在的问题，结合我院的实际情况，就声像档案管理中存在的问题及采取的对策进行探讨。关键词：声像档案；缺陷；对策；开发利用 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　 　　众所周知，声像档案是最能客观、真实记载单位发展历史的档案资料。它具有客观性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、声的有机整体。一张医院外貌的照片，远远胜过再多的文字说明；一段医院大楼落成庆典录像，可以将当时最有意义的镜头永远地记录下来。虽然声像档案数量占档案总件数不到5%，但所起的档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在档案管理中较容易被忽视的。 　　1 声像档案管理中存在的问题 　　1.1 声像档案管理制度不够落实，分类方案不够科学声像档案的收集、整理不规范，归档率不高。由于声像档案形成科室一般在院办公室或医院宣传科，重要日常活动资料的拍照、录音录像等由上述科室负责，等到每半年度或年度完成后才将声像资料整理上交档案室。在此过程中，声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素，假如声像资料形成部门工作较忙，或对声像档案重视不够，声像档案质量、归档率难以保证。再加上目前各科室自行拍摄活动资料已是较为普遍，如接诊到特殊患者，对新技术、新科研等项目的开展，一些临床科室自行拍照，为今后病例讨论、住院医师的带教培养、撰写论文积累资料。这些声像资料其档案价值不容忽视，但由于不是重点声像档案归档部门，使档案管理部门失去了较有重要价值的声像档案来源。 　　1.2 声像档案管理、开发利用手段滞后声像档案的保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施，要达到以上严格保管条件不是一件容易的事情，需投入较大量资金购入储存设备，占用一定存放空间，对于目前用房面积普遍紧张的医疗单位来说，较大资金投入、占用较大工作用房不是十分现实的，加上对长期开放空调系统带来昂贵的开支使医疗单位不容易接受。 　　1.3 档案管理人员自身专业素质不足对声像档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。 　　2 声像档案管理研究与对策 　　2.1 医院声像档案收集和归档。要及时拍摄医院活动中的重要、重大、突发性情况，积累素材是搞好声像档案收集工作的基础。将我院的特色专科如妇科、骨科、职业病科等特色专项拍摄下来，让社会了解我院的现状。要像新闻采集那样，摄像人员及档案工作者要及时了解医院的综合情况，增强档案意识，经常沟通，共同抓好声像素材的收集积累工作，为声像档案打好基础。在大量积累素材的基础上，做好声像档案的编辑工作，为归档做好准备。拍摄人员要及时做好素材带的拍摄登记工作。进入编辑阶段，拍摄人员应根据项目负责人或解说词起草人提供的解说词进行编辑，然后配音、配乐，在初步编辑完成后，经有关领导审定，送审时应附声像材料送审表，审核通过后交档案室归档。归档时应向档案室移交：（1）已编辑好的声像带；（2）经有关领导审阅批准的声像材料送审表；（3）文字材料（解说词等）。档案室在接受声像档案时应进行验收，验收时应注意以下几个方面：（1）要核对送审表手续是否完备；（2）要核对声像带的内容与文字材料是否一致；（3）要看声像带盒上的标记是否正确齐全。经以上验收合格后，交接双方签名交接。要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合医院的实际，采取多种形式收集。主要有：（1）通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。（2）重点科室重点收集。对本医院的重点科室、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。（3）重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本医院的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，