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医院档案管理中纸质档案与电子档案共存必要性分析 　　摘要：档案信息化是现代信息社会档案管理工作的必然趋势，随着信息化程度的不断提高，传统的纸质档案逐步电子化。在医院办公系统中，电子文件的利用更广泛，归档更便捷。然而，电子档案也存在着真实性与可靠性较低等问题，这使得纸质档案在当前医院档案管理中依然有着重要的地位。所以，就目前的技术和管理水平而言，医院的档案管理工作通过“双轨制”的管理方式实现纸质档案与电子档案的优势互补就显得尤为重要。 　　关键词：医院；纸质档案；电子档案；双轨制 　　中图分类号：G276；G271 文献标识码：A 文章编号：1006-1959（2017）17-0005-02 　　1医院档案管理现状 　　长期以来，纸质档案一直是医院档案管理的主要对象，主要针对医院在运营过程中产生的各类文件，上级机关下发的指导性文件以及与协作单位业务来往中产生的书信、函件等[1]。对应这种管理模式，档案工作人员大部分身兼多职，以办公室人员居多，没有系统的时间整理档案，档案文件多形成于办公室部门，每年整理、保管档案的困难较大，有部分领导以文件材料方便参考、收为己用等原因，不能及时归档，导致以“件”为单位的档案的归档率下降[2]。 　　随着信息化程度的不断提高，传统的纸质档案逐步电子化，OA系统办公环境下收发文件更加便捷迅速，电子文件的利用更广泛，归档更便捷，对于医院档案工作人员的工作时长要求降低。利用电子文件、网络、邮箱等途径可以大大降低原来以复印传阅为主的办公模式，减少纸浪费也更加环保。相对于纸质文件，电子文件在平时工作中的利用率更高。然而电子档案并不能取代纸质档案，这与他们的特性以及工作中的需求息息相关。 　　2纸质档案与电子档案的优缺点分析 　　纸质档案是以纸张作为载体的，它的原始性和真实性都受到法律认可，具有凭证作用；纸质档案所承载的信息无法轻易修改，较难伪造，并且通过鉴定也很容易对档案真假进行辨别。同时，纸质档案存在历史悠久，只要注意保管过程中，排除发生水解和氧化的两大化学反应的因素，纸质档案的寿命可达百年以上。但纸质档案由于载体的局限性在查阅上会花费较多时间，而且借阅过程中，借阅人也容易对档案原件造成损坏。同时，纸质档案体积大，在保管方面会耗费更多空间[3]。 　　电子档案以磁性物质和光盘为载体，包含光盘文件、硬盘文件、磁带文件等多种类型[4]。电子文件有很多优点，比如电子文件信息存储密度大，可节省储存空间；电子文件能利用电子设备、移动硬盘、网络等媒介更快捷、更高效的传送文件，有利于电子档案的信息共享；办公自动化的检索程序更加方便查阅利用；电子文件便于修改并且可以转化为纸质文件等等。电子档案在具有先进性的同时也存在着明显的缺陷，从载体上讲，作为磁盘和磁带的支持体的聚酯底基，因其容易产生静电，吸引尘埃颗粒，从而发生卷曲，在这种情况下，容易与磁粉脱离，而伸长后又不易恢复。连接磁粉和底基的粘合剂，很易热胀冷缩产生磨损，进而脱落，还可以生霉，这样直接影响了信息的再现。从存储上讲，电子档案的信息安全不如纸质档案，电子文件信息具有可修改性，可以任意修改，电脑病毒也有可能篡改电子档案内容。从利用上讲，电子档案由于信息技术的操作方式，查阅、利用、储存都需要借用到计算机这个媒介，科技的发展会导致计算机本身不断升级，过时的电子光盘、磁盘等文件可能会因为科技进步而影响使用。 　　3纸质档案与电子档案取长补短的必要性 　　纸质档案一直是档案管理工作中最为常见也是使用最广泛的一种。随着大数据时代的来临，档案工作的业务量与日俱增，档案以更加多元化、开放化、先进化的发展模式为档案利用者带来了全新的体验。为迎合信息化的潮流与趋势，OA系统办公环境下的电子文件被广泛运用，以纸质文件传阅、签阅的文件传阅方式逐步被通过邮箱、微信等电子形式的传阅形式代替，这对传统纸质档案的储存保管带来了挑战。然而电子档案与纸质档案利用的特点不同，纸质文件的法律依据性和电子文件的方便快捷性都是他??本身不可取代的优点，只有将二者的优势特点互相融合，档案的价值才得以实现。 　　目前，针对医院的档案管理应采取纸质档案与电子档案共存的管理方法。以我院档案室为例，档案室设于办公室，专职档案人员同时也兼任办公室内勤工作，内勤人员熟悉OA系统办公环境下的收发文程序，在平时工作中就可以对每年度的文件归档作相应分类。 　　3.1档案查阅利用中的互补性 　　档案室的借阅需求以纸质档案为主，纸质档案更能体现在文件阅办的过程中，领导对文件的批示、指示。在实际工作中，随着电子档案的广泛应用，纸质档案的储存量也直线上升。每一份电子文件都有对应的纸质版文件，纸质版的文件在签阅过程中更具真实性，储存的纸质档案也更具法律效力，同时纸质档案有更高的保密性，不能私自传阅、借阅。然而，