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医院档案纸质文件和电子文件配套管理分析研究 　　【摘 要】近年来，随着医院各项工作的不断开展，档案作为医院进步发展的见证以日常工作记录的形式存在着。档案是医院工作中的经验和教训的积累，可以为日后的医学研究、医学管理和医学教学提供重要的参考依据。由于传统的档案管理模式较为简单、落后，严重阻碍了医院档案管理工作的快速发展，由于计算机网络的广泛应用和普及，电子文件管理的方法得到很好地利用。电子文件的管理在很大程度上弥补了纸质文件管理中不足的地方。当然电子文件在技术、证据性等方面也出现一些问题，所以运用纸质文件和电子文件的配套管理成为一种新的模式。本文主要就医院档案纸质文件和电子文件的配套管理作了相关的分析与研究，以供参考。 　　【关键词】医院档案；纸质文件；电子文件；配套管理 　　文章编号：ISSN1006―656X（2014）011-0072-02 　　引 言：从医院档案管理的发展史看，先后经历了传统管理阶段，即简单、落后的手工操作；科学管理阶段，即收集、整理、鉴定、保管、利用几大环节的划分，同时对档案库房温湿度调节，归档用纸，书写工具选用都采用了科学方法；随着办公自动化的广泛普及，电子计算机及网络技术的应用已渗透到医院的各个方面，从而使档案管理工作中的各个环节都发生了较大的变化，因此，实现纸质档案与电子档案的有机结合，是目前档案管理所面临的一个重要课题。 　　一、 纸质文件与电子文件在管理上存在的差异 　　（一）纸质文件与电子文件管理流程不同。纸质文件整理活动是纸质文件管理的关键环节，其管理目的主要在于使档案组成一个有机体系从而为方便利用提供有效的条件。纸质文件在进行系统化管理时，首先需要对文件资料进行立卷归档，例如：分类、排序并编号等等，之后按照卷宗目录顺序将这些卷宗进行固定，这样有利于纸质档案后期的进一步管理，同时也方便使用者能够快速找到需要的卷宗。 　　电子文件管理主要是从计算机技术的特点和档案管理的基本规律出发，制定一个归档电子文件管理系统软件。其主要包括了电子文件的形成、整理、归档、利用、统计及保护等内容的管理。对于电子文件，在现代科学技术带动下有多种不同的储存方式，如：磁带、硬盘、光盘等等，电子文件与纸质文件相比，其最大的优势在于便于保存，记录采取非接触式，搜索引擎快速搜索，存储量比较大，数据读取、传输速度比较快等。 　　（二）电子文件与传统档案整理方式不同。纸质文件管理需要有机联系实体系统固定文件，建立档案实体的科学秩序，并能支持和实现档案检索。纸质文件与电子文件特性不同，所以两者管理的方法和原则也有一定的不同。电子文件管理是将收集积累的电子文件按照一定的原则和方法进行分门别类整理。管理过程中主要包括两个层次：一是进行分类、排序。将计算机载体中杂乱、零散的电子文件按照电子文件的管理标准进行分类、标引及组合等，使电子文件能够处于有序的状态；二是建立数据库。通过计算机系统对电子文件进行分类编号，并进行迅速、多角度的整序。 　　（三）纸质文件与电子文件的价值鉴定不同。鉴定纸质文件与电子文件的保存价值，其中纸质文件主要是依据文件的凭证、参考应用等，而电子文件则是以自身的可读性所决定的。但随着社会的不断发展，两者的鉴定标准、内容及方式等均会随之发生变化，例如：电子文件的保存价值除了原来的可读性，现在还增加了其内容涵盖的范围。与纸质文件相比，电子文件的制作更为方便，而且还可以根据用户需求对其中的数据、文字、图片等相关信息进行修改或者完善，但是到目前为止，电子文件的价值在法律上仍然无明确的定义或者概述，因此电子文件的保管价值需根据用户需求而定。 　　（四）纸质文件与电子文件的归档方式不同。纸质文件归档立卷工作比较简单，一般根据纸质档案管理的相关程序和相关要求进行。但是电子文件在归档时需要面临很多问题，很多人对电子文件认识还存在误区，认为电子文件中许多东西都是无用的，因此为了减少工作量而随意增减电子文件的归档内容；电子文件归档需要依靠计算机输入，在实际操作中有些人对计算机操作技能不熟悉，在电子文件的归档过程中产生畏难思想。 　　（五）纸质文件与电子文件在保管方式上存在差异。纸质文件的表现和存储形式简单直观明了，具有方便阅读和保存的特点。纸质文件形成后，一般由档案室进行统一编目、分类保管，但在保管过程中必须注意纸质文件是否有发黄、虫蛀、字迹褪变、霉变等现象，以避免影响到文件的长期可读性，这也是档案部门在纸质文件保管工作中的重要环节。对于电子文件而言，对其长期的可读性具有一定影响的因素主要是新媒体产生与推广应用以及新型的存储工具等。为了有效避免上述问题，一般档案管理部门在收到电子文件时，普遍采取纸质文件与电子文件共同保存方式，或者将不同的电子文件统一格式，从而提高了电子文件的高效利用率。 　　二、 医院档案管