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协同工作流程成功实践 　　协同管理系统在华阳搭建了一间虚拟、共享的网络办公室。现在的华阳集团很多业务流程已经初步实现了与信息化的捆绑建设，信息化建设与各项业务工作的联系日益紧密，这也正是华阳集团全公司上下的共同体会。 　　 　　一、应用背景 　　 　　山东华阳科技股份有限公司是集科、工、贸为一体的国家大型企业集团，是国家高新技术企业和山东省百家重点企业集团之一，是山东省最大的农药生产企业和全国农药十强企业。集团于2002年在沪市挂牌上市。华阳集团建成了拥有近200台微机的局域网，并通过CISCO防火墙、路由器24小时与Internet连接，保证公司全天候与外界保持畅通的信息联络，在硬件建设上已初具规模。随着公司的发展，华阳集团对信息化提出了更高的要求――办公自动化。应用目标是在厂内建立局域办公网，实现相关资源共享、网上审批、降低办公费用开支、减少办公设备重复购置、统一厂内信息平台。 　　 　　二、系统选型的理由 　　 　　经反复比较和实地案例考察，2004年11月，山东华阳科技与北京用友软件公司合作．采用用友致远协同管理系统――办公通标准版。主要是看重如下几点： 　　1．致远协同产品具有足够的通用性，能与华阳集团的实际办公业务完美结合，适应华阳集团的发展变化。 　　2．产品成熟稳定，系统每天都为全国各行业近千家用户提供服务。 　　3．对生产制造业领域的样板用户进行了实地参观考察。 　　4．有一支技术过硬，标准化、专业化的金牌服务团队做后盾，无后顾之忧。 　　 　　三、成功运行的保障 　　 　　华阳集团高层领导对信息化建设高度重视并积极参与，公司总经理李国春亲自担任管理信息化小组组长，集团上下对企业信息化建设也充满了热情和希望，给予了积极的支持和配合。 　　值得强调的是，在项目基本部署完成之前，信息系统部组织了大规模的人员培训，整个培训分为系统管理员、普通使用人员、高层管理人员三个阶段，有力地推进了系统应用。在华阳集团信息部部长柯长华看来，“协同管理系统其实是个三分技术、七分管理的系统．以前做实施的时候，我们觉得实施完成了，项目的任务就完成了，但现在看来，它应该是一个长期性的任务，还有后续开展的培训工作和制度规范保障工作。这样，我们的职能也有所转变。”华阳集团组成了专门的项目小组，全程配合用友协同项目组，进行需求调研、应用规划、全员培训，并且顺利通过了1个的试运行期。 　　 　　四、系统应用现状 　　 　　组织机构设置：目前注册部门17个一级部门，13个二级分厂及36家子公司，注册人员共计366人，组织机构模式的设置可完全与实际管理相符，灵活调整部门及人员相关权限的各类变化，从而对人事变化和机构调整做到与实际相呼应。 　　 　　1．公文收发管理 　　华阳集团内部每日有大量公文流转，如“华阳便字”文、”华阳办字”文、“华阳党字”文等十几种类型公文，全部实现网上收发，最终归入公文档案库存档。 　　以上级来文传阅为例，一个公文要传达到各科室、各分厂、各子公司，一次传阅周期少则几天，多则十几天，既影响时效，又浪费人力。系统实施后，传递周期缩短为半个工作日，大大提高了工作效率。 　　同时，流转结束后归入到单位文档的“公文档案库”中保存，方便日后查询。以往公文管理员将纸质公文统一放到档案柜中集中保管，虽然一份文件都不会缺少，可当您需要查询就非常麻烦。现在不同了，系统同时支持按标题、紧急程度、机密程度等各类检索，快速定位。 　　 　　2．协同工作流程 　　协同管理系统实施前，华阳集团的内部订单、物资日报表、生产计划等各种报表需要工人分别到财务部门、销售部门、生产管理部门及各个分厂、子公司跑，既费时又费力，容易出差错。 　　协同管理系统实施后，职工不用抱着各种文件再到各部门跑手续，或等候领导审批、签字，而是在网上履行整个过程。领导办公室门前再也看不到排队等候签字的人群了，敲门打断领导工作的尴尬局面不会发生了。 　　看看华阳集团是如何利用协同来管理内部订单的： 　　现在在华阳集团内部，生产部门生产多少吨的产品，什么时间安排生产，生产过程中如遇产量变更等这些行为发生时，均是通过“协同”完成部门间的沟通。 　　实现起来很简单，在经营事业部内只需调出系统创建模板，填写相关数据，然后系统会按照模板中的流程自动流转到各位审批领导的电脑桌面，对不合理数据进行修改，并在签字处进行签字盖章，最终在单位文档的“订单管理”文档夹中存档，全部过程实现了无纸化办公。 　　此应用为华阳集团的”第一个协同应用”，办公自动化应用的起跑点，在这里华阳人体会到了自己的办公业务是这样用信息化手段来实现的。推广后立即得到了各相关部门的一致认可，利用这种标准化管理工作流程，杜绝以往纸质审批各环节中的不负责、推托扯皮