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商业性管理公司及其要档案信息资源实体布局中位置 　　摘要：本文通过对进驻中国的外资商业性文档管理公司的性质、服务、对象、业务内容、管理模式及管理特点的考察，认为商业性文档管理公司是国内一种新型的档案机构，应将其纳入国家档案信息资源实体布局中加以研究，促使其健康发展。 　　关键词：文档管理 商业机构 档案信息资源 实体布局 　　随着我国经济、政治体制改革的 深化，市场经济逐步建立，企 业组织从单一形态向多元化 转变，非国有制企业不断涌现，随之产 生了大量的非国有档案。这些企业在走 向市场的过程中要求以最小的资本投 入获得最高效的档案信息管理，而新建 档案室受到诸如资金、人才、效益等诸 多因素的影响，并不被很多中小企业所 采纳。此外，在现代社会中，人们越来越 注重个人隐私，一些人也希望具有信誉 度的第二方来保管个人重要文件。在这 种市场需求的召唤下，以民办和进驻中 国的外资文件管理公司为代表的商业 性文档公司开始在我国巾现。本文将通 过对进人中国市场的外资商业性文档 公司的基本状况进行分析，说明商业性 文档管理公司是主要从事非国有档案 管理的新型档案中介机构，应当将其纳 人我国档案信息资源实体布局，通过档 案界的相应研究，促使它在中国这块土 壤中健康成长。 　　 　　1 外资商业性文档管理公司的 基本状况 　　 　　2000年，由美国专业文档保管公 司――Griarantee(信安达)公司与上海 市档案馆所属的上海创造实业公司合 作建立的上海信安达档案文件管理有 限公司在上海成立，并于2002年正式营 业。美国Crown(嘉柏)有限公司属下的 文档管理公司以香港为基地，近年来开 始致力于在中国大陆的业务拓展，陆续 在深圳、上：海、厦门、北京、广州及成都 等地投资建设分公司，开展文档管理业 务。 　　 　　1．1 性质 　　商业性文档公司自筹经费，通过向 工商企业提供档案管理有偿服务，如档 案保管、销毁、数据备份及数字化等，来 追求一定的市场份额和利润，以实现自 身的利益最大化。它们具有独立的法人 资格，是一种营利性机构和经济实体， 可以界定为企业型档案中介机构。 　　档案中介机构是一种新型的档案 组织形态，最早出现于1993年的浙江， 随后逐渐扩大到其他省市。经过几年的 发展，档案中介机构日益呈现出多样化 的趋势。根据性质的不同，档案中介机 构可以分为三类：行政或事业性质的， 如隶属于档案局、馆的档案事务所，具 有较浓的官办色彩；另一类具有社团的 性质，如前不久成立的深圳市档案行业 协会，是沟通政府与行业之间的桥梁， 具有行业性和非营利性的特点；还有一 类则具有企业的性质，如本文讨论的商 业性文档管理公司，它们具有营利性的 特征：后两者都是档案中介机构的新形 式。 　　商业性文档公司一方面要接受档 案行政管理部门的监管，另一‘方面，与 档案馆、室构成拾遗补缺的关系，弥补 档案馆室藏的不足和社会化服务的缺 陷。同时，作为企业它需要在工商管理 部门登记备案，并接受日常管理。商业 性文档管理公司不完全等同于国外的 商业性文件中心，因为文件中心主要保 管处于半现行期的文件，非现行文件将 转交给档案馆，而保存在文档公司的非 国有档案大多数并不属于档案馆的移 交范围，它们可能会一直保存在这里直 至文件生命周期终结。因此商业性文档 公司兼具商业性文件中心与商业性档 案馆的双重身份。 　　 　　1.2 客户 　　文档公司的客户目前以非国有制 企业为主，特别是外资企业。由于商业 性文档公司起源于美国，很多大型的国 际性企业总部就是文档公司的客户，因 此驻华的分公司也就更容易接受这种 档案管理模式。这些非国有制企业的档 案不属于档案馆的接收范围，受各种因 素制约也不宜建立档案室，而档案的凭 证和参考价值又使他们不能对其产生 的档案放任自流，文档公司正好满足了 他们的需求。此外，也有极少数国有企 业和个人是文档公司的客户。 　　文档公司目前的客户群结构单一 是由于它根植于国外，其采用的文档管 理模式与国内的有很大不同，作为一种 新生事物，如何与国内档案管理状况相 协调和适应需要一个过程，国内的各类 机构对新型档案管理模式的接受也同 样需要时间。 　　商业性文档公司的企业性质决定 了它与客户之间具有提供服务与消费 的关系，这种关系通过客户购买文档公 司的服务而发生。由于文档公司对非国 有制档案的保存是托管、代管，并不发 生所有权的变更，因此文档公司严格的 向客户负责，承诺对所保存的文档信息 高度保密，档案仅向客户及客户授权的 人员提供利用。 　　 　　1.3 业务 　　文档公司的业务以文档保管、检索 递送、销毁为主，同时数字化服务如软 件的第三方保存也很受欢迎。在文档管 理公司，所有的文档以箱为保管单位， 公司不