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商务信函语气风格控制与语言组织分析 　　摘要:商务信函写作中的语气风格很大程度上影响着信函写作者与收信方之间的沟通进程,为有效地达到特定的沟通目的,信函写作者可以通过适当的语言组织对信函的语气加以控制,这些语言组织技巧包括换位思考、从收信方角度组织语言、使用非歧视性措辞等,在传递负面信息时,还要有技巧性地采用恰当的句子结构,以此来维持或改善双方关系并达到既定的商务沟通目标。 　　关键词:信函写作;语气控制;语言组织 　　作者简介:东刚(1975-),男,山东济南人,华北电力大学外国语学院,讲师,主要研究方向:商务英语。(北京 102206) 　　 　　商务信函写作从某种意义上来讲是交易方之间面对面沟通的书面物化形式,它既有传统的正式文函的特征,又带有个人交往的特点。一方面,商务信函需要清晰准确地向对方传递诸如价格立场、谈判的具体要求和条件等特定的商务信息,同时又要传递写信一方的某种情感,譬如祝贺感谢、担忧抱怨或热情支持(Courtland,1998:117-118),这就要求信函写作者必须注意信函的语气,以达到特定的沟通目的。为了有效控制信函的语气,在写作过程中我们需要从写作出发点、语言措辞与组织以及信息具体安排方面加以分析,进而做出正确的选择。 　　信函是向对方传递一种信息和情感,以达到特定的沟通目的,这就要求信函写作出发点必须要明确,即信函是专为对方而写。信函写作很多情况下带有说服性写作的特征,这就要求信函写作者对信息加以调整以适应对方需要(汪福祥,2002:7),而适应对方需要的前提首先是要了解对方,信函写作者对收信方了解越详细,沟通也就越容易。 　　在商务信函构思过程中,脑海里首先要尽可能地搜集相关信息,包括对方的外貌特征、文化教育背景、职业经历、宗教信仰以及价值观和个人偏好等(Courtland,1998:120),尤其是对方以往在类似环境下的反应与举措,以此来预测对方在当前情况下可能出现的回应。当以上信息搜集完毕之后,仔细分析对方或者所搜集信息对信息内容与语气风格的影响,在大脑中形成一个有关收信方的基本清晰的影像,进而有针对性地对信息进行加工调整,对语言加以润色,真正适应对方的需要。这种加工调整与语言润色包括换位思考、从对方角度组织语言、避免使用歧视性与有损双方关系的措辞以及采取积极有效富有技巧性言语结构。 　　一、换位思考,设身处地,站在收信方立场上分析问题 　　换位思考可以使信函写作者清楚地把握对方的知识架构和情感情绪,进而在理解的基础上开始沟通,察己则可察人,把握对方在某种环境下的反应,可以从信函写作者自身以往类似环境下的经历中寻求参考,进而推断对方可能的反应。当然,这种亲身经历也不是必需的,如果信函写作者以往没有类似经历,则可以分析当其自身处于相应环境下时可能做出的反应,给判断对方可能出现的回应提供一定的参考依据。 　　这样做所带来的一个积极结果是收信方会对写信一方的理解表示感激或欣赏,增加彼此的信任,而这种信任可以进一步促进双方的沟通,并改善收信方对信函写作者、信函所传递信息以及收信一方自身的态度,因此,换位思考,站在对方立场上考虑问题是发展双方关系、建立信任和持久的个人和贸易关系的有效途径。 　　二、从读者角度组织语言 　　从读者角度组织语言,会使信函所包含的信息变得更具有吸引力,因为这样做首先需要考虑对方的兴趣感知点,同时给对方传递一种重视对方的信息,以满足人潜在的被关注被重视的心理需求(Maslow),在对方心中留下一种该信函是专门为其而写的印象。在实际的商务英语信函写作中,最常见的从读者角度组织语言的方式是使用“You Attitude”,与此相对的是“I Attitude”语言组织方式。下表1是两组不同角度组织语言的对比,从表中我们可以清楚地体会到以上两种不同语言组织方式的区别以及给读者所带来的不同感受。 　　采用“I Attitude”方式,经常使用“I”或“We”,组织语言时,首先考虑自己的利益,只关注自己的行为,给对方留下自我为中心的印象,而采用“You Attitude”方式,则更注意对方的感受,更多地考虑对方的利益和立场,让对方感到一种尊重和关注,其沟通效果显然要比“I Attitude”的语言组织方式要好得多。 　　三、使用非歧视性的措辞表达 　　在现在的商务交往中,发送一篇书面的含有歧视性语言的信函所带来的代价是巨大的,即使这种歧视性的语言是信函写作者在没有恶意或没有意识到的情况下所写下的,其后果也不容忽视。歧视性的语言会使信函写作者与收信人之间产生难以消除的隔阂,特别是当收信方是客户时,写作者还要付出沉重的经济和商誉代价。 　　在信函交往中最常见的歧视性措辞是性别歧视语言,随着女权主义的出现与发展以及社会的开放与进步,现在的商务交往中出现了越来越