项目组织协调和信息管理课件.ppt

项目初期，在建立项目管理系统时必须包括项目的报告系统。主要要解决两个问题： （1）罗列项目实施过程中应有的各种报告，并系统化； （2）确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采撷和处理方式，并标准化。 建立如表6.1所示的报告目录表。 编制工程计划时，应考虑需要的各种报告及其性质、范围和频率，并在合同或项目手册中确定。 6.2 项目信息管理 工程项目报告的要求 原始资料应一次性收集，以保证同一信息的来源相同。收入报告中的资料应进行可信度检查，并将计划值引入以便对比。 工程项目报告应从基层做起，资料最基础的来源是工程活动，上层的报告应在基层报告的基础上，按照项目结构和组织结构层层归纳、总结，并作出分析和比较得到，形成金字塔形的报告系统。 项目月报是最重要的项目总体情况报告，其内容通常包括： 6.2 项目信息管理 (1)工程项目概况 ①简要说明本报告期中工程项目及主要活动的状况，如设计工作、批准过程、招标、施工及验收状况等。 ②计划总工期与实际总工期的对比，可以采用不同颜色的图例，或采用前锋线方法。 ③总的趋向分析。 6.2 项目信息管理 ④成本状况和成本曲线，包括整个项目总结报告、各专业范围或各合同、各主要部门等层次。其中，需要分别说明原预算成本、工程量调整的结算成本、预计最终总成本、偏差原因及责任、工程量完成情况、支出等内容。可以采用对比分析表、柱形图、直方图、累计曲线加以描述。 ⑤项目形象进度。用图示的方法描述建筑和安装工程的进度。 ⑥对质量问题、工程量偏差、成本偏差、工期偏差的主要原因进行说明。 6.2 项目信息管理 （1）正式沟通与非正式沟通 正式沟通是组织内部的规章制度所规定的沟通方法，主要包括组织系统正式发布的命令、指示、文件，组织召开的正式会议，组织正式颁布的法令规章、手册、简报、通知、公告，组织内部上下级之间和同事之间因工作需要而进行的正式接触。正式沟通的优点是沟通效果好，比较严肃而且约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性。缺点是沟通速度慢。 6.1 项目组织协调 沟通的方式 6.1.4 项目沟通方式与渠道 非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流，是一类以社会关系为基础，与组织内部明确的规章制度无关的沟通方式。它的沟通对象、时间及内容等方面都是未经计划和难辨别的。因为非正式沟通是组织成员的感情和动机上的需要而形成的，所以其沟通渠道是通过组织内的各种社会关系，这种社会关系超越了部门、单位及层次。非正式沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息。缺点是容易失真。 在很多情况下，来自非正式沟通的信息反而易于获得接收者的重视，因为这种沟通一般是采取口头方式，有许多在正式沟通中不便于传递的信息却可以在非正式的沟通中透露。 6.1 项目组织协调 （2）上行沟通、下行沟通和平行沟通 上行沟通是指下级的意见向上级反映，即自下而上的沟通。项目经理应采取某些措施鼓励向上沟通，例如情况调查、征求意见座谈会、意见箱等。只有上行沟通渠道畅通，项目经理才能掌握全面情况，作出符合实际的决策。上行沟通有两种形式：一是层层传递，即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上反映；二是越级反映，它指的是减少中间层次，让项目最高决策者与一般员工直接沟通，信息技术的发展为越级反映提供了条件。 6.1 项目组织协调 下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通。一般以命令方式传达上级组织或上级所确定的政策、计划等。这种沟通方式的目的是明确项目的目标，传达工作方面的指示，提供项目进展情况，反馈其本身工作的绩效。 平行沟通是指组织中部门之间的信息交流。斜向沟通是指信息在不同层次的不同部门之间流动时的沟通。这两种沟通都跨越了部门、脱离了正式的指挥系统，但只要在进行沟通前先得到直接领导者的允许，并在沟通后把任何值得肯定的结果及时向直接领导汇报，这种沟通便值得积极提倡。 6.1 项目组织协调 （3）单向沟通与双向沟通 单向沟通是指发送者和接收者之间的地位不变（单向传递），一方只发送信息，另一方只接收信息。双方无论是在情感上还是在语言上都不需要信息反馈。如做报告、发布指令等。这种沟通的速度快，信息发送者的压力小，但是接收者没有反馈意见的机会，不能产生平等和参与感，不利于增加接收者的自信心和责任心，不利于建立双方的感情。 6.1 项目组织协调 与单向