13械与自动化工程系学生干部文书培训.ppt

2、主送部门： 在标题下、正文前顶格写受问的部门、机构或个人。 3、正文： 通知正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。 ① 发布性通知的正文一般很简短，写明意义和目的，提出执行的要求即可。 ② 指示性通知的正文包括：开头部分写明通知的缘由，可写当前存在的问题，发本通知的意义，也可写“特发本通知”或“特通知如下”转入通知的内容。内容大多采用分条列项法，具体提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的完结而结束。 通知是本单位向特定的受文对象告知有关事项的晓瑜性文体，用于批转下级部门的文书、转发上级部门和不相隶属部门的文书、公布规章、传达要求下级部门办理和有关部门需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部。 写作格式： 1、标题： 通知标题一般由发文部门名称、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体的情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理一般性通知，标题可直接标出文种。 ③会议通知的正文要具体全面。一般包括召开会议的部门、会议名称、会议起止时间、地点、会议的内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其他要求事项等内容。 ④任免通知的正文比较简单，只要写清决定任免时间、部门机关、会议或依据文件以及任免人员的具体职务就可以了。 ⑤一般性通知所涉及的事项比较具体，正文主要交代要办什么事、什么时间完成和要求。 4、落款和日期： 在正文的右下方写上发文机构部门名称和发布的日期。一般来说，通知是下行文，不能向上级机构部门和不相隶属机构部门发通知。但在实际中，有时通知的事项不仅需要自己的下级机构知道部门，同时也需要同级机构部门或不相隶属机构部门了解，这种情况通知可送交上级机构部门，而不必向它们另发通知。 ※写作通知应注意的问题： ①熟悉通知的内容；②运用适当的表达方式；③注意通知的语体色彩。 邀请函 邀请函是各种学术团体部门在召开重大会议时所用的一种应用文样式。它有请柬的作用，有些还有向被邀请者交代有关需要做的事情的作用。 一.邀请函的写作格式： 1、标题： 在纸的上方中间用大于正文的字体标出“邀请函”三个大字。为了表示喜庆，标题可以适当修饰，如饰以花边、字体用艺术字等。 2、称呼： 在正文的上一行顶格写被邀请者（个人或单位部门）名称。姓名之后可加上“书记”、“校长”等职称或 “女士”、“先生”等尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼之后要加冒号。 邀请函 3、正文： 在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般包括前言和事项两部分。前言只简单说明何时何地有什么活动和邀请语就可以了，事项部分要分条列出此次活动的有关事项。 4、落款： 在正文右下方注明邀请的单位部门名称和发出邀请的时间，并盖章。 邀请函 二.写作要求： ①语言要表达尊敬之意，不能是行政命令式的态度。 ②邀请函要做到事项周详，各种事宜一定要在邀请书上表达出来，使邀请对象可以有备而来，使活动主办方的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。 ③邀请函要提前发送。 会议记录 一、会议记录： 会议记录是记载和传达会议情况和议定事项的文档。会议记录可作情况汇报；对下属部门可指导工作；对与会部门或个人可作为开展工作的依据，要求共同遵守执行；对友邻部门或个人可起到互通情报的作用。 主要用来反映机构部门、个人团体、企业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况，其作用是为了机构部门工作的开展提供实在的指导和具体的依据。 会议记录 写作技巧： 一、标题： 标题是会议记录的一个不可缺少的组成部分。 标题写法： ①会议名称+文种。如《XX学生会第X届年会记录》 ②会议名称+纪录内容+文种。如《XX学年第X届理事会第X次会议决议事项记录》 ③发文单位名称+会议名称+文种。如《X市日用杂品公司进一步做好黑砂锅市场供应工作会议记录》 ④正题+副题。正题阐述会议的主旨、意义，副题交代会议名称、文种。如《维护财政制度要加强经济管理————在X部召开xx法座谈会上得发言记录》 会议记录 二、开头： 介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议结果。 三、正文的写法： ①条项式写法：即把讨论的问题和决定的事项，分条项写出。这种写法，条条项项