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基于事项凭证账务处理流程探讨 　　[摘 要] 本文提出运用事项法采集经济业务数据,把事项凭证作为业务活动数据采集和业务活动规则定义的载体,通过事项凭证生成记账凭证,重构账务处理流程,改进会计数据处理过程。 　　[关键词] 事项法;事项凭证;账务流程 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 010 　　[中图分类号]F230 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)05 - 0022- 02 　　 　　 一、事项凭证的内涵 　　 　　根据文献检索,2005年我国学者张永雄先后在财会通讯、会计研究等刊物中发表论文,提出了“事项凭证”的概念,并以采购存货业务为例对事项凭证的格式、业务处理规则进行了说明。他认为,就像传统的AIS使用记账凭证收集会计信息一样,事项法AIS也使用凭证(事项凭证)的方式收集原始事项信息。所有的部门在收集事项信息时都使用事项凭证,事项凭证的格式有系统规定,业务事项处理规则体现在凭证设计上[1-2]。 　　笔者认为,事项凭证是事项法AIS应用的重要设计思路,认识事项凭证需要把握以下方面: 　　1. 事项凭证是经济业务各项原始事项信息记录的载体,是对经济业务的全面反映和真实记录。当企业经济业务发生后,产生的原始信息可通过事项凭证予以记录,这些信息既包括价值信息和非价值信息,又包括财务信息和业务部门信息,能够全面和真实反映经济业务。这就要求设计事项凭证时,一方面合理界定业务事件,准确描述业务事项;另一方面,事项凭证中应当包含鉴别信息真伪的信息,这就像传统的记账凭证需要制证人、审核人、记账人等签字防伪一样。记账凭证是在财务部门内部传递,事项凭证是在多个部门之间传递,考虑到信息处理效率,事项凭证只有在网络中应用才能发挥作用。 　　2. 事项凭证反映多部门的业务信息,同时也规定部门间业务处理规则。既然事项凭证要全面反映业务信息,必然包括多个相关部门的信息,多个部门在协同完成某项经济业务时,工作存在先后顺序和相互制约的关系,也就是业务流程。事项凭证必须反映有关业务的业务流程,这个流程应该是网络环境下的流程,是利用网络信息技术对传统业务流程的再造。 　　3.事项凭证也是企业管理其他子系统的数据入口。事项凭证不是局限在会计信息系统中的会计凭证,而是反映整个经济业务活动的企业经济业务凭证,它不仅反映会计价值信息成为传统会计信息处理的数据入口,也是企业其他管理子系统的数据入口和业务发生的凭证。 　　4. 经济业务的多样性要求事项凭证具有多种类型,保证每一项经济业务都能对应一类事项凭证进行数据的采集。企业经济业务活动多种多样,如生产、销售、采购、仓储、投资、人力资源开发培训等,各种业务记录的事项内容是不同的,信息量也不同。用一个类型的事项凭证来记录所有业务活动是不可能的。这就要求对企业经营活动进行合理分类,根据不同经营活动的特点和业务流程设置不同类型的事项凭证,保证每一项经济业务都能对应一类事项凭证进行数据的采集。 　　5. 各种经济业务对应的事项凭证类别是系统预先设定标准或系统使用前根据企业业务的具体特点来设置。事项法AIS在采集数据时必须生成相关业务类型的事项凭证,这个凭证格式如何生成呢?可以由系统预先设定,系统提供标准的事项凭证分类库,与传统会计信息系统中根据企业性质生成科目库类似。当然同类企业还有自身的特点,系统还要提供事项凭证类库的编辑机制,由专业管理人员提供为企业量身定做的事项类库。 　　 　　 二、传统基于原始凭证的账务处理流程及缺陷 　　 　　 传统账务处理数据流程如图1所示。 　　 　　基于原始凭证的账务处理流程的缺陷: 　　1. 基于原始凭证的账务流程中,原始凭证是记账凭证的基础,然而不同的经济业务的原始凭证差异较大,原始凭证的多样性与记账凭证的单一性形成鲜明的对比,从原始凭证直接生成记账凭证不利于数据的采集,多种原始凭证对会计人员熟悉各种经济业务提出较高要求。 　　2.基于原始凭证的账务流程中,记账凭证是信息处理的核心,记账凭证加工生成账簿和报表,以记账凭证的保存为线索追溯历史的原始凭证,同过记账凭证对信息分类。从数据处理技术来看,记账凭证是由原始凭证的数据经过处理生成的,是派生的数据,以派生数据为核心,不符合数据处理的理念。 　　3. 基于原始凭证的账务流程,凭证审核业务应该是对原始凭证和记账凭证的审核,来保证业务真实和分类记录的正确。然而这种流程中会计人员脱离经济业务发生的过程,对原始凭证的审核意义大打折扣,减少了对经济业务真实性的审核,更多考虑对经济业务的归类和记录的正确性。 　　4. 在基于原始凭证的账务流程中,从原始凭证到记账凭证,是通过会计人员的职业判断