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基于office办公软件应用在管理学生日常事务探讨 　　摘 要 本人从事学生管理工作4年多来，每天都离不开office办公软件的应用。在处理众多纷繁杂乱学生日常事务中有效利用office高级应用功能，事半功倍，受益匪浅，与同行分享。 　　【关键词】office 办公软件应用 Excel基础数据 　　1 需求联想 　　1.1 事务繁杂，基础数据格式不一 　　众多学校花资金引入的办公平台等系统难于满足日益变化与时俱进的学生事务管理工作是因为除了各校工作方式也有些差异外，基础数据采集点、采集格式也不相同。建立学生管理基础数据库极其重要，院系学生管理中每天都面临来自各方面的事务性工作，例如学费收缴与国家助学贷款管理；安全管理与突发事件处理；成绩登记与学籍管理；公寓管理与文明宿舍建设；贫困生资助与勤工助学；三好评比与奖学金管理；违纪学生处理；心理健康教育；就业指导与就业派遣管理等等。基本上学校里任何单位都有可能与学生发生联系，所谓学生工作是针眼，千线万线都穿过，而各单位从不同途径发出通知经常容易造成信息冲突、信息混乱、传达不到位、应接不暇等情况，准确的学生数据库信息为我们的工作提供便利，玩转这些办公软件的综合功能，将使杂乱的案头工作井然有序，赏心悦目，轻松愉快。 　　1.2 反复调用，频繁需求，Office综合功能显示威力 　　由于各辅导员所带专业学生住宿往往不同，学情也不相同，在我们日常工作中需要花费许多精力来完成事务情工作，比如：特殊学生情况，奖、助、贷、惩等数据录入与统计，简单且重复劳动的数据填写，不仅造成整体工作的延误，也不利于维持辅导员的工作热情。此外，由于信息的反复复制和调用，容易出现错漏。而office表格数据的统计、数据排序、分类汇总及Word综合处理能力中邮件合并，自然而然也必须成为工作上得心应手的工具。 　　2 实施措施 　　2.1 创设够用而环保的存储空间，配置我们的共享及私有的工作领地，为协同工作与共享数据打下良好的基础 　　建立及配置合理好用的工作空间，是我们的首先需求。在此以2T硬盘空间为例，假设用户为T1、T2，服务器 IP地址为192.168.6.24。 　　①window2003 server操作系统，划分其中的1T空间为D盘。 　　②创建jsj-t组、用户T1、T2，将T1、T2用户添加至jss-t组中。 　　③D盘上创建teacher文件夹，如图所示设置该文件夹的共享属性，注意要单击共享选项卡中的“权限”项，删除Everyone组，添加用户组administration、jsj-t，如图1所示。 　　依次设置teacher文件夹的安全属性。注意：必须要单击“高级”项，将“权限”选项卡中的第一项前的打钩去除，然后单击其弹出的对话框中的“复制”选项（如图所示）；最终只在安全属性中保留administration、jsj-t两个用户组，并且都要勾选权限项中的“完全控制”选项，如图2所示。 　　④分别在teacher文件夹中创建对应用户名为T1、T2、共享区文件夹，按照第三点设置T1安全属性的步骤操作。 　　T2及其他新增用户都如T1做相同的安全设置，即可实现各个用户只能对自己对应的文件夹进行操作，其他文件夹则完全没有权限访问。而共享区文件夹则由于是存放公开的文件，则其安全设置效果同teacher属性。 　　⑤告知T1登陆地址与用户名密码（推荐在域用户的环境下操作）通过运行栏输入192.168.6.24查看设置效果。 　　需要大家共公用的文件放在共享空间里，大家都能看到都能调用，个人办公内容放在自己的文件夹里，管理权限分明，即实现共享又方便管理，提高效率。 　　2.2 Excel基础数据录入及技巧 　　常规的办法是在学生入学时辅导员老师忙忙碌碌中手动填好多表格，有此具有保存意义的文档常常还需要打印下来，然后收藏起来，久而久之，文件柜满了，当辅导员岗位变化时（其他行政机关工作人员也一样有如此困惑），另外的人很难查找当时的文档。现在新生一入学，辅导员教师都要为新生建立最齐备的Excel档案数据，我们将所有需要录入的东西交给Excel做，每个学期初对基础数据库数据进行更新刷新，不管多少次调用均非常顺利，且数据准确。学生毕业生后，一切的工作顺瞬间就能整理归档，使我们的案工作在与各部门配合中人员效力大大提高，Excel表格处理功能、word邮件合并功能、共享数据合作办公功能等等都让我们在相互配合中，享受着office办公软件带来的好处，也感受着亲情般的工作愉悦。 　　实用的Excel电子表格，所需数据一目了然，随时点击，随时获取。基于工作经验第一时间建立的这些基础数据表，大量使用Excel录入功能完成我们学生基础数据库。 　　[录入小技巧]Excel录入中的技巧节约大量人