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声像档案管理思想变革 　　“声像档案进入了战国时代”，这是一位声像档案管理人员的感叹，形象地反映了声像档案领域近年来的变化。各种新型的声像材料、应用技术和管理手段层出不穷，足以至令人眼花缭乱的程度。无论是新技术导致的不断变化的管理背景，还是声像档案呈现的数字化发展趋势，都给传统的档案管理理念带来很大的冲击，只有以“保存历史真实面貌，提供社会利用”为中心目标，解放思想，更新观念，才能适应声像档案工作发展的需要。 　　 　　一、前端控制和全程控制的思想 　　 　　在大多数人看来，前端控制和全程控制思想是针对电子文件管理的特殊要求而言的。然而，无论是从复制编辑简单、更改不易察觉的特点还是从信息和载体可分离的特质上说，声像文件与电子文件均有很大的相似之处，因此声像文件的形成和归档同样容易超出传统约束机制，影响文件的真实性、完整性以及归档的质量，声像档案收集成为困扰各个档案室、档案馆的难题。早在1988年以声像档案等新型档案材料为中心议题的第十一届国际档案大会上，就有档案工作者指出声像档案的形成和收集与以移交为主要途径的传统档案收集有非常明显的差别，希望在档案的形成阶段就有一个档案保管计划，“从一开始就过问此事，以便按技术、经济、法律和历史标准接收到档案馆保存”。这完全可视作前端控制思想的发端，只是当时的声像档案规模和影响远不及如今的电子文件，才未能为众人所关注和认同。同样地，在声像档案的数字化趋势下，随着声像电子文件越来越多地产生，实施前端控制，变革传统收集归档方式的要求更加迫切了。 　　根据文件形成的特点，在文件形成的初始阶段即开始实施有利于实现档案管理目标的控制。例如。要求形成文件的载体格式达到一定的技术标准；在文件形成的时候即产生相关的著录信息，以免去归档后大量文件积累再逐份著录所需要的人力和时间等。后者对于声像档案非常耗时耗力的著录而言，尤其重要。 　　此外，新的技术环境也为前端控制提供了条件，尤其是文件产生与收集之间的时间缩短，较容易对文件进行必要的管理、核对和移交。拿数码照片来说，可在拍摄时录音，将所拍摄图像的基本要素用声音记录下来，便于后期整理。即使没有在拍摄时录音也没有太大影响，因为数字摄影无需胶片冲洗，缩短了照片形成的过程，加上数码相机内存有限，必须及时将内存转入电脑，故可以在将数码相机内存照片输入电脑时，即将相关的信息，如人物、事件内容、拍摄者等记录下来，免得像过去那样等积累了大批照片冲洗出来再整理时，已不能准确回忆照片的基本要素。 　　 　　二、“简化整理、深入检索”思想 　　 　　长期以来，我国档案整理的模式是细化整理并立卷，这一模式的优势体现在以下两方面：一是案卷的一个突出优点是可将零散的纸张组在一起，构成放大的保管单位，方便管理，有利于安全保密；二是过去主要依靠手工检索时，实体的整理和保管排架方式直接影响到查取信息的效果，因此需要实体的细化整理，按照各种逻辑联系分类组合，相应地建立多层实体目录来帮助提供更便捷的检索途径，提高检索效率，由此分细类直至组成一个个案卷。 　　然而，上述两方面优势在声像档案管理的实际中和新的技术背景下发生了变化： 　　首先，对于声像档案来说，除照片还有纸质文件的若干特征需要形成照片册这种“案卷”外，大多类型的声像档案本身就形成了特殊的天然的保管单位，如一卷(盒)录音(像)带、一盘电影胶片等类似案卷的单位，人为组立案卷的形式在这里失去了应有的意义。 　　其次，计算机技术的运用为声像档案检索提供了广阔的空间。只要建立了声像档案数据库，并给予合理的著录和标引，就可以实现多途径、多层次的检索利用。如果只是查看利用档案信息内容，一般都不会涉及档案实体的取用，当然如果要利用实体，可根据计算机上提供的库架编号来查取。同时，计算机检索也可避免依靠细化实体整理来检索的缺陷――例如，由于分类整理在每一层次必须是同一标准，故档案实体每次分类只能维系一种逻辑联系，势必割开了其他联系，而实际中往往又会出现一盘磁带内录有多个主题类目的信息或者交叉类目信息的情况，给传统模式的分类排架及检索造成一定困难。利用计算机则可以按照各种逻辑联系随时建立多个虚拟的档案类别，便于查检，同时也降低了实体整理的难度。 　　“简化整理、深入检索”是新背景下的档案管理趋势。新修订的《照片管理规范》(2003年)亦体现了这一点，如废除了底片的分类、案卷题名等内容，新拟“照片档案目录的编制”。分“目录的著录”、“目录的编制”两个条款，大大充实了编目的内容。对声像档案管理而言，档案实体只要保证基本的联系，排架时有利于安全保护并能合理利用空间，便于取放即可；而与实体整理简化相对应的，是对信息组织的更高要求，相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示，这就要求提供更加全面和深入的检索信息。 　　 　　三、