附件12014届毕业生机要寄送档案填写和送交工作要求.docVIP

PAGE PAGE 3 附件1 2014届毕业生机要寄送档案填写及送交工作要求 一、档案信封的填写 1、档案信封的寄发地址： （1）已落实就业单位的毕业生档案按就业审批表和就业协议书规定的地址和单位寄发； （2）待就业且未申请档案寄存学院的毕业生档案，一律按各省市生源所在地就业主管部门有关规定寄发（表格1）； 2、档案信封的书写要求： （1）必须用毛笔、钢笔或圆珠笔书写清楚规范，不得使用非正式的简化字，不得涂改; （2）收寄件单位名称要书写清楚，除党政军领导机关外，其他单位还应写明单位详细地址; （3）不符合寄递范围的有：乡（镇）、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部； （4）去部队就业的毕业生，收件单位名称不得代号番号同时并用，单位名称需标明所在地，如“北京39123部队”。 具体格式如下图所示： 编号 编号 （邮政编码必须填写） 省（区、市） 市（县）（接收单位具体地址） （接收单位全称） （接收档案的具体部门名称，如人事部） 系别： 姓名： 厦门大学学生工作处 厦门大学学生工作处 校址：福建厦门 邮政编码：361005 3、《机要文件交寄单》(表格2)的填写如下图所示： 机 要 文 件 交 寄 单 机 要 文 件 交 寄 单 寄件单位（ 院 系 名 称 ） 发出日期 年 月 日 第 不填 号第 需填 页 格数 收件单位名称 及 住 地 号码 件 数 形状 发件单位 机要通信 编 号 备注 绝 机 秘 1 简明扼要，如福建XX公司（不写路、号、街） 按顺序编号(如1，2，3…15) √ 信 不填 不填 毕业生姓 名 2 ┆ 15 本页合计 （需填）件 接收人 （章） 本号单共计 （需填）页 （需填） 件 贴票文件资费￥ 登记人： 负责装寄档案的老师 送件人： 负责装寄档案的老师 接收日戳 （注：请在寄件单位处写明院系名称，号码栏用阿拉伯数字按序编号。例如：经济学院经济系的第一张交寄单位为1—15号，第二张则为16-30号，以此类推。另一个系的交寄单从1开始按此方法进行编号） 4、信封的盖章：装档密封后请在信封封口处加盖学院行政公章。 二、档案的送交 （1）时间：10月13日（周一）下午下班前 （2）地点：各院统一送交至 思明校区：学生事务办理大厅（南光四101） 翔安校区：校区学生事务大厅（校区学生活动中心一楼） （3）送交要求： 按《机要文件交寄单》上填写的接收单位顺序，以每页所对应的档案绑为一小捆。每小捆内档案的顺序和数量必须与《机要文件交寄单》上所列的内容完全一致。《机要文件交寄单》若有删改（如档案抽出），应在备注栏签上负责教师的姓名。 各学院经检查校对无误后，将各小捆以系为单位绑成一捆或若干捆，用纸写上本系的名称。将档案连同《机要文件交寄单》（一式两份）按指定的时间和地点汇总后由学生工作处统一寄出。 联系人：王安胜；联系电话：2182245 厦门大学学生工作处 2014年9月25 日