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学籍档案数据库是学籍管理信息化核心 　　[摘要]在中小学学籍管理信息化初步普及的条件下，提高学籍档案数据库质量成为迫切需要解决的问题之一。学籍档案数据库是学籍管理信息化的核心，没有学籍管理数据库，学籍管理信息化就成为无源之水，无本之本；没有高质量的学籍管理数据库，学籍档案管理系统便失去了利用价值。本文就学籍档案数据库的功能与作用，提高其质量的方法和强化其管理的措施作出了思考。 　　[关键词]学籍档案 数据库 信息化 核心 　　 　　江苏省从上世纪九十年代起，便利用计算机辅助学籍档案管理，通过近二十年的发展，2005年全省中小学统一使用了全省义务教育阶段学籍管理系统，2009年统一建立了全省普通高中学籍管理系统，为提高基础教育发展水平夯实了坚实的基础。然而，在实施过程中，学籍档案数据库建设还存在着一些问题，影响着学籍管理系统的功能发挥，笔者对此作了一些肤浅的思考。 　　 　　一、学籍档案数据库的功能与作用 　　 　　没有数据库，学籍管理系统就成了无源之水，无本之木，没有高质量的数据库，出现不准确甚至错误的学籍档案信息，纵有现代技术的高效率，学籍档案管理系统却失去了利用价值。为此，建立高质量的学籍档案库，是学籍档案信息化的最核心工作。 　　1.学籍档案数据库可以极大的提高管理效率。面对日积月累的档案，沿用传统的手工目录查询档案已经不能适应形势的要求，通过信息化手段，我们将学生的个人信息输入计算机，建立学生信息数据库，只要建立的学籍档案数据库无误，就能使学籍档案的检索速度和查准率数以千百倍地提高，操作中，只要定义任一检索条件或组合查询，即可迅速准确地筛选出符合条件的记录。 　　2.学籍档案数据库可以解决档案保存与利用的矛盾。学籍档案的形成年度跨度较大，尤其是具有百年历史的名校，学籍档案对于研究学校教育史具有重要的参考价值，而档案不同于一般的历史文物，具有记录性和原始性的特点，随着社会的发展，学籍档案的利用率在不断提高，档案的破损速度也在加快，这样就产生了学籍档案“保存”与“利用”之间的矛盾。将学籍档案原文数字化，存入数据库，不仅可以解决“保存”与“利用”的矛盾，而且还大大提高了查检速度。 　　3.学籍档案数据库是档案信息上网的前提。网络化已成为时代的主旋律，网络技术的应用更推动了档案事业迈上新的层次。档案信息是重要的信息资源，档案信息只有上网才能体现它的价值，才能为更多人所利用。大量的档案信息寓于纸质的案卷、文件之中，虽然电子文件已经达到相当程度的普及，但大量较早时期形成的档案都还是纸质的，这是档案信息上网的一大障碍。只有将这些纸质档案转化为电子文件，才能真正成为电子信息。 　　4．学籍档案数据库可以拓展管理功能。在学籍档案数据库支持下，进行学籍网络化管理，能够实现教育的行政监督的功能，提高监管的实效性。如学生的学籍变更，班额测控，学生各方面素质发展信息的记录等等，这些基本的管理通过网络和数据库，进行随时的检查、监控，促使学校自觉履行教育行政部门有关学籍管理的各项办法、规定，也可以有效促进学校教育决策的针对性。因此，学籍信息化管理的意义非常深远，管理手段的创新，带来的不仅是效益，更能促进管理者思维方式的转变和工作局面的改变，对于教育行政部门和学校、教师的工作来说，都具有很大的促进作用。 　　 　　二、提高学籍档案数据库质量的方法 　　 　　学籍档案数据库的建立是档案工作现代化的主要标志。只有提高学籍档案数字库的质量了，才能发挥现代意义上的信息化档案管理的作用，使学籍档案用户快速便捷地获取准确无误的信息。为此，我们可以通过如下方法来提高学籍档案库的质量： 　　1.对学籍档案材料进行加工。学籍档案是散页的，各种材料大小不一，有些材料甚至有缺损，在扫描时需要对有残缺和破损的照片在进行修补，我们可以用图像处理技术对扫描的图像文件进行加工，使之达到满意的效果。 　　2.对学籍档案材料进行转换。虽然文档一体化管理在信息系统技术上已逐步走向成熟，但是大量归档后的文件却不能做到全部数字化。自动文字识别软件OCR技术的应用大大提高了数字化的效率，但是这种软件要求印刷体的规范化文字，而对历史档案原始资料中大量形形色色的手写字体很难识别。由于时代所限，早期形成的历史档案都是纸质的，这也是实现档案数字化的瓶颈。所以，通过扫描技术，将原始的学籍档案材料，转换为图像文件存储在计算集中，是一种比较现实可行的办法。通过学籍档案数据库可以快速集用原文数据库即扫描文件库中的文件，也省却了调卷的繁复。 　　3.对学籍档案的原件进行扫描。建学籍档案数据库是一项费时的工作。学籍档案的原始性决定了它的数字化必须通过扫描来实现，而学籍材料的不统一性又降低了扫描的效率。这样，学籍档案的全部数字化在短时间是不可能实现的。数据库管理系统的功能完