第十一章节 购货跟付款循环审计.pptVIP

第一节 购货与付款循环概述 （一）请购商品和劳务 （二）编制订购单 （三）验收商品--连续编号 （四）储存已验收的商品 （五）编制付款凭单 （六）确认与记录负债 （七）付款 （八）记录现金、银行存款支出 购货与付款循环的主要业务活动 （一）请购商品和劳务 1.仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。 2.生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。 3.对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。 4.对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。 （二）编制订购单 1.采购部门负责编制订购单和发出订购单。 2.采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。 3.采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离；对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。 4.采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理负责审批；金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理负责审批；金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。 （三）验收商品 1.验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。 2.验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。 3.验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。 4.验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。 （四）储存已验收的商品 1.储存岗位与验收岗位应当职责分离。 2.限制无关人员接近储存的商品存货。 （五）编制付款凭单 1.确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。 2.确定供应商发票计算的正确性。 3.编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证。 4.独立检查付款凭单计算的正确性。 5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。 6.由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。 （六）确认与记录负债 1.应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录；在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。 2.记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。 3.在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。 （七）付款 1.独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。 2.应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 3.被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。 4.支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。 5.支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。 6.支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。 7.应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。 （八）记录现金、银行存款支出 1.会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。 2.通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。 3.独立编制银行存款余额调节表。 二、采购交易的内部控制 （一）适当的职责分离 采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求 1.请购与审批； 2.询价与确定供应商； 3.采购合同的订立与审批； 4.采购与验收； 5.采购、验收与相关会计记录； 6.付款审批与付款执行。 （二）内部核查程序 1.采购与付款交易相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款交易不相容职务混岗的现象。 2.采购与付款交易授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款交易的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 3.应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。 4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。 三、付款交易的内部控制 1.企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等有关货币资金内部控制的规定办理采购付款交易。 2.企业财会部门在办理付款交易时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。 3.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。 4.企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款