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流动人员人事档案信息化管理分析 　　摘要：随着社会发展的速度加快，人才的流动速度也在不断地增加，随之而来的流动人员的档案材料数量和种类也逐渐增多，加强流动人员的档案信息化管理，已成为各地人才交流机构人事档案管理的一个主要趋势和途径。 　　关键词：流动人员；人事档案；信息化管理；档案管理 　　 　　流动人员人事档案数量的不断增长，要求人事档案进行信息化管理也必须与时俱进、同步发展。人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，准确、完整的人事档案能全面地记载一个人的经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等信息，是选贤举能的重要工具。实现人事档案的转进、材料收集、查询、统计、转出等功能的现代化，实现流动人员人事档案管理从控制型管理向服务型管理转变。提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。 　　 　　一、建立人事档案管理信息系统的意义 　　 　　档案信息化建设是流动人员人事管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强人事档案信息化建设，推进人事档案现代化管理水平管理，是现阶段现代化建设的需要，是信息化时代的需要，因此，档案信息化建设是人事档案事业发展的必由之路。 　　1　人事档案的信息化管理通过先进的技术、手段和方法提高管理水平与办公效率。人事档案的信息化管理避免传统工作方法中出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来。加强对人事代理人员档案的转入和转出控制，保障工作流程的严密性，保证工作过程的流畅性，提升整体管理层次。 　　人事档案管理信息化，可以直接从计算机提取完整的人员信息。流动人员人事档案数量庞大，仅靠手工查阅纸质档案，将会耗费极大的人力和工作量。而且效率低下，满足不了改革对人事信息的需要，如果利用科学、适用的人事档案信息管理系统对人事档案进行管理，将人事信息录入系统后，对人员信息的提取将变得简单易行，且大大提高了工作效率。因此，将人事档案信息由单一的纸质载体向纸质载体与信息化数据同时并存的管理模式，不仅能将档案管理人员从重复、繁琐的手工操作中解脱出来，而且能充分满足流动人员档案人事管理对人员信息的高效利用。 　　2　大大缩短查阅档案的时间，并可进行快速的统计分析，为决策提供参考。在原生数字档案的基础上，计算机管理档案材料的索引文件，通过查找索引，可方便地找到原档案所在位置，这是计算机管理档案的初级运用。在上述转换型数字档案也完整的条件下，可直接查阅档案全文数据库。进行信息化管理真正的优势体现在可对档案信息进行批量处理，如按所需条件进行筛选、分类汇总、统计分析等，它以极快的速度提供结果，它将传统的档案管理转变为人力资源管理的一部分。传统的档案查询方式是由管理人员从一本一本的分类目录中，找出所需档案的索取编号，然后根据编号到库房中查找，既费时又费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需在计算机上输入姓名、身份证号、人事代理编号等任一字段，便能立刻显示出所需要的人事档案信息，一览无余，一目了然，无需翻开案卷逐页查找。纸质档案信息化，一方面能够减少纸质案卷因调阅次数频繁而造成的磨损，保护纸质档案，达到长期保存使用的目的；另一方面提高了查询速度，减轻了管理人员的工作量。 　　3　为流动人员档案管理分析提供参考服务工作，人事代理的档案管理就是要建立一个有效机制，准确、快捷、系统的管理流动人员档案可以，最大限度地挖掘人才，更合理地使用人才。人事档案管理信息系统是人事档案信息管理的较高表层次的表现，它对人事档案信息进行收集、整理、加工、存贮，并通过一定的技术装备和技术手段，实现人事档案信息的自动化管理。人事档案管理信息系统不仅提高检索速度，同时具有编辑各类人员的各种信息功能。比如，可以统计不同时间段流动人员档案转入与转出情况、职称变化隋况、学历层次变化情况，性别分布情况等等信息，这些信息为分析不同时间段流动人员的档案状况及人员组成变化，提供数据和理论基础，从而更好地掌握流动人员的流动趋向和就业形势，拓宽人事档案信息资源利用范围，发挥人事代理人员档案对就业形势分析的辅助作用。 　　同时人事档案管理信息系统还可以将与流动人员有关的养老、失业、工伤、医疗等社会保险及住房公积金缴纳等与代理人员人事关系相关的各种社保信息都规划在其中，大大提高对流动人员人事管理的全面性，提升人事代理管理层次。 　　 　　二、构建完善的人事档案信息管理系统 　　 　　1　建立一个高标准的人事档案信息管理系统