当前部队机关公文格式存在问题及其对策.docVIP

当前部队机关公文格式存在问题及其对策.doc

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当前部队机关公文格式存在问题及其对策

当前部队机关公文格式存在问题及其对策   最近,笔者参加综合调研组,采取座谈了解、抽样调查等方法,对下属单位的公文质量情况进行了专题调研,先后与10个单位办文部门的同志进行了探讨,查阅了9个单位所属机关制发的公文50份,总部机关制发的公文8份。通过这次抽样调查,我们调研组的同志感觉到各单位对公文处理的重视程度比过去普遍提高,各级对规范公文格式、提高公文质量的愿望比过去明显增强,大多数单位的公文质量得到了大幅度的提高。总体上看,在行文关系、文种选用、内容质量等方面,都没有明显的错误。但在公文格式方面存在的问题比较多,需要引起高度的重视。   一、公文格式存在的问题   (一)发文字号不正确。58份公文中,有38份发文字号不正确,占65.5%。发文字号不正确,主要表现在两个方面:一是发文年度所用括号不正确。不少单位用了中括号“[ ]”,而正确的应该是六角括号“〔 〕”,这个问题比较普遍。二是所用字体不正确。有的用的是仿宋字,有的则用的是黑体字,而正确的应该是3号宋体字。   (二)份号、秘密等级标注不正确。一是机密级以上公文应该标注份号,用6位数,但有2份机密文件没有标注份号。二是秘密等级的标注,应该用黑体字,两个字中间应当空一个字位,如“秘 密”“机 密”等,但有的没有空位。   (三)正文中的结构层次序数使用不正确。按照规定,结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。但有6份文件中对层次序数使用比较乱。   (四)误用“此通知”、“此报告”。在公文中现已不再标注“此通知”、“此报告”、“此请示”,但有9份公文中有此类标注。   (五)署名不正确、不美观。一是署名不正确。如有的文件署名为“××总队第××支队司令部”。正确的应为“中国人民武装警察部队×××总队第××支队司令部”。二是不美观,署名字号、位置不规范。   (六)文尾栏的位置、内容不正确。主要有4个方面的问题。一是位置不正确。文尾栏应在整个公文的最后,也就是说,如果一份公文没有附件,文尾栏在署名的后面;如果一份公文有附件,文尾栏就要在所有附件的最后。但有19份公文的文尾栏未在“文尾”的位置。二是抄送机关标注不正确。还有的公文标注为“抄报”、“抄”等样式,应统一为“抄送:”。而有一份公文已署名“各支队”为主送机关,但在抄送栏中却再次注记“送:各支队”。三是承办单位标注不正确。承办单位一般直接进行标注,如“司令部办公室”,但有的公文中还是标注:“承办单位:司令部办公室”(这种标注一般只是需要联系办理的公文中才使用)。四是印发时间标注不正确。有1份公文中印发日期署的是汉字“二?一?年二月二十三日”,应该是“2010年2月23日印发”;还有的标注“×年×月×日印”应为“印发”。   (七)格式不够统一。主要有5个方面:一是发文机关代字不统一。警务部门承办,以司令部为发文机关的公文,有的用的是“司警字”,有的用的是“司务字”。二是发文顺序号不统一。有的用的是三位数,不够三位数时用“0”在前面补齐,如“第007号”,而有的则用实数如“第7号”;有的单位同一个发文机关下发的文件不是统一编号,而是承办部门各自编号,如出现了“司务字第001号”,又出现了“司训字第001号”。编号应由保密室统一编号,师(支队)、司、政、后分别统一编号,而不应由业务部门自行编号。三是“签发”“已阅”不统一。有的公文“签发”“已阅”用的是红色字,有的是黑色字;有的一位领导只注“签发”,也有的既“签发”又“已阅”。四是印章位置不统一。如使用全称“中国人民××××部队×××总队第××支队”,有的印章盖在“×××总队第××支队”的中央,有的盖在整个署名的中央。五是页码标注不统一。有的标注“1”“2”页码,有的标注“第1页”“第2页”;有的标注在底端左侧、右侧,也有的标注在底端中央。   (八)存有错情。文字和标点符号明显使用不当,比如某支队的名称,前面用的是用阿拉伯数字,后面又换成了汉字; “煽动”误用了“煸动”。等等。   二、存在上述问题的原因    在和各单位有关职能部门的同志座谈时,大家感到,公文格式方面存在的问题,究其原因,既有客观方面的因素,也有主观努力的不足,比较突出的有以下几个方面。    (一)对部分内容缺乏明确的规定。大家都感到,各级对公文格式是比较重视的,也都注重经常检查、经常统一,但由于军委办公厅和总部下发的公文处理条例、规定相对比较原则,对一些具体内容没有明确的规范,往往是一个领导一种说法,一个文件一个样式。    (二)对有关规定学习不及时、不深入。上级关于公文处理方面的文件,当时发至团级单位,现在各单位已经很难找到这份文件的原版,只能从有些书上查找,而一些书籍在转载时,对有些规范特别是示例部分,已经不如文件本身那

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