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探讨高校人事档案信息资源开发与利用 　　[摘要] 知识经济时代的到来,传统的高校人事档案管理正面临前所未有的挑战和机遇。为此,本文针对高校人事档案信息资源的开发与利用现状,提出了高校人事档案信息资源的开发与利用的新思路。 　　[关键词] 人事档案 开发利用 　　 　　以人本主义的管理理念,利用现代科学技术和管理方法,不断地增强人力资源档案信息的开发和利用,从而实现对高校人事档案最优化的科学整合、管理,这已成为了当前高校人事档案管理工作的一个新方向和趋势。本文将就此进行一个深入的探讨。 　　一、高校人事档案信息资源开发利用的现状 　　由于主客观诸多因素的制约,目前高校人事档案信息资源的开发利用上还存在着许多的问题,主要表现在以下几方面。 　　1、高校人事档案信息化管理意识落后 　　长期以来,由于“重保管,轻开发”和“过度强调机密”等观念的作祟,人们普遍认为高校人事档案工作的内容主要是档案的保管和在一定程序下提供简单的查询而已。至今仍有不少高校对建立高校人事档案信息数据库、开发人事档案信息资源的工作缺乏重视,甚至有部分高校认为扩大人事档案接触的群体和信息的接受面,本身就是对人事档案信息机密性的违背。 　　2、高校人事档案信息的共享度不足 　　目前,高校人事档案存在着比较的多头管理现象,如,个人学历、学位、业绩考核、职称、工资等信息掌握在人事部门;科研论文发表、课题研究及成果获奖等在科研处,而反映教师教学任务完成情况、学生对教师的授课效果评价及教学奖惩情况等材料则大多由教务部门管理,加之各部门对信息资源的共享性认识不足,制定出来的档案管理规定标准不一,这些情况严重制约了人事档案信息的传递,妨碍了人事档案信息资源的共享,导致了人事档案信息的重复采集与滞后性,造成人力、物力、财力不必要的浪费,进而影响高校人力资源管理工作的效率。 　　3、高校人事档案信息内容陈旧、质量不高 　　近年来,我国在干部人事档案的规范管理方面做了不少调整和改革,但高校人事档案仍面临着众多材料难以及时归档以及归档后的材料不能客观地反映一个教职工的全貌等难题。具体表现在教职员工普遍对人事档案的归档范围和归档要求了解较少,难以将应归入人事档案的材料及时地交到人事档案管理部门,而归档后的材料又过分注重个人政治历史、社会关系、组织鉴定、政审等材料的采集,而忽视了对反映人才类型、业务能力、技术专长、政策水平、管理能力、创新能力、心理素质及个性特点、个人业绩、教学科研评价、信誉等方面材料的采集。同时,对职工现有的鉴定,也存在评述模式化倾向,缺乏定量和定性相结合的综合分析,从而导致了高校人事档案材料难以全面客观地反映职工的“德”、“能”、“勤”、“绩”、“廉”等多个方面的表现。 　　4、高校人事档案信息管理方式滞后 　　虽然很多高校的人事档案为应对达标升级,都已经配备了计算机、打印机等硬件设备,但是对实现人事档案信息化管理的重要性仍缺乏足够的认识,首先高校档案信息化建设缺乏人力、物力、财力等必要的保障;其次,大部分档案专职管理人员并没有真正掌握计算机管理档案的技术;第三,针对高校人事档案管理的软件开发、配套和使用远远落后于预期;第四,建立依托于校园网和国际互联网的人事档案信息系统在高校中举步维艰。这些情况直接导致了高校人事档案信息化管理尚处于初级阶段,甚至不少高校只能将计算机用于目录的存储和检索上。 　　二、高校人事档案信息资源开发利用的新思路 　　针对上述高校人事档案信息资源开发利用中存在着的问题的分析,笔者认为,要做到以下几点: 　　1、转变观念,广泛争取人事档案信息资源开发的支持 　　一方面高校领导要积极解放思想,转变观念,大力支持人事档案的信息资源开发和利用工作;另一方面,档案管理人员要摒弃旧有的观念,不断加强自主学习、自主钻研、自主创新的精神,注意更新知识结构,主动拓宽信息采集渠道,广泛收集具有开发价值的人事档案信息,尤其是社会知名校友档案;加大宣传力度,普及人事档案的相关政策法规,增强教职员工的档案意识,争取他们对人事档案信息资源开发工作的支持和配合。 　　2、完善管理机制,严把材料质量关,积极转换人事档案内容重点 　　首先,成立高校档案馆,将全校各类档案统一集中综合管理,可以避免“多头管理”现象的出现;其次,通过层层建立以人事档案管理人员为主体,各材料形成单位有专人负责的材料收集处理体系,使人事档案信息的收集、识别、审核、认定、分类、整合、检索、传递等各环节实现相对统一,形成有序的、规范的、标准的数据化信息资源;第三、档案管理人员要严把送交材料质量关,加强监管,对于收集到的人事档案材料和反映的相关信息要注意鉴别真伪,一方面要杜绝“假材料”、“假档案”的收档,另一方面要针对事关到职工个人声誉和品质、业务素质等的内容进行反复核