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新形势下企业档案管理信息化建设思考 　　【摘要】本文简要阐述了新形势下企业档案信息化的重要性，针对现时存在的问题提出相关应对措施，以期为今后企业档案的管理提供参考。 　　【关键词】企业；档案；信息化管理 　　当今时代是一个信息化的时代，档案是一个企业的重要组成部分，是日常经营管理的基础性工作。原始的保存方法非常麻烦，查找困难，且不够准确，不够统一，而企业的档案管理信息化能切实提高企业档案管理效率，因此，在新形势下企业档案管理实践中，应制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。 　　一、新形势下企业档案管理信息化建设的重要性 　　（一）有效保护档案的原件。企业利用扫描仪把库存档案进行数字化转换，然后以电子文件的方式进行分类、管理和保存，避免了对档案原件的损害，同时大大降低了档案原件丢失的风险，保证了档案原件管理更加方便、可靠。 　　（二）电子文件归档便捷。以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。 　　（三）档案检索自动化。传统的档案检索主要依靠档案管理人员从一本一本的目录中找出利用者所需要的档案信息，然后再根据目录到库房查找档案实物，效率很低。在档案管理信息化条件下，可以利用计算机检索进行档案查询利用，检索速度快且效率高，可实现多角度检索，提高信息的查全率和查准率，大大提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的劳动强度。 　　（四）有利于档案的安全和保密。企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。 　　二、当前企业档案管理信息化建设存在的问题 　　目前，大部分企业已经实现了档案管理信息化，然而档案信息化管理水平参差不齐，形成了多层次、多元化的信息搜集、整理、分析以及利用网络。由于存在档案种类、数量繁多，信息管理难度大等问题，致使企业在档案管理信息化方面存在一定的不足，需要不?喔慕?和提高。 　　（一）企业对档案管理信息化建设重视不够。部分企业领导只注重企业经济的发展和基础设施的建设，侧重于眼前既得利益，而忽视档案管理信息化建设。对档案管理信息化建设缺乏规划，企业档案管理系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面，也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。因而导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等状况。除此之外，思想意识上对档案管理信息化认识不足也阻碍了档案管理工作的创新与发展，以及档案管理信息化建设的进程，使企业档案管理的信息化进程缓慢，对企业整体形象的提升造成巨大影响。 　　（二）档案管理工作的标准欠缺或不规范。档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，为档案管理信息化建设提供宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不健全，甚至某些具体工作还没有建立相关的标准。因此，档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善，尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准。 　　三、新形势下企业档案管理信息化建设的策略 　　建立健全档案信息化规划与各种标准规范我国企业当前的档案管理信息化处于发展初期，必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则，才能更好地促进各部门之间的交流与沟通，促进我国企业档案管理信息化的建设。档案管理信息化建设是一项庞大的系统工程，需要进行统筹规划，使整个项目工作有计划、有步骤、有重点地进行；同时要求网络环境中的数据库格式、档案信息的存储和著录格式以及网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化，且立足现实，只有这样才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题。 　　健全企业档案管理信息化制度与相关的法律法规，企业档案管理信息化制度有利于明确企业档案信息化管理的任务和目标，为档案的信息化管理奠定基础。从企业发展的宏观方面来看，企业档案管理信息化的目标是提升企业档案管理水平和促进企业信息化的实现，在坚持实用原则、效益原则、技术与管理并重原则、全面协调发展原则的基础上，促进企业