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浅析如何做好档案利用中保密工作 　　摘要：本文阐述了如何正确处理档案利用与保密的关系，从做好档案保管的保密措施、加强利用监督、增强档案人员的保密意识、加强保密技术防范和管理等四个方面进行了探讨。 　　关键词：档案利用 保密措施 监督力度 技术防范 　　保密工作是档案管理和利用的重中之重，同时也是保证档案安全的重要手段。所谓档案，就是指各机关单位在其社会活动中形成的，作为一种历史记录保存下来的文字、图片、声音、视频等文件，具有一定的历史价值和现实价值。在新时期，机关单位要想充分发挥档案的价值和效能，使其更好地为本机关建设服务，同时确保不发生失泄密问题，就必须正确认识和处理档案利用与保密之间的关系。一方面，档案部门可以加强档案管理，强化保密意识和管理意识，积极做好档案保密工作；另一方面，档案部门还可以充分运用各种有效手段进行档案管理，并逐步建立健全档案管理监督机制。 　　1 做好档案工作的保密措施 　　1.1 制定和完善档案保密制度，进一步加强涉密要害部门的管理 　　在进行档案管理时，本单位档案管理部门应该从实际出发，建立健全档案保密制度，制定一些切实可行的档案管理制度，如《档案保密工作制度》、《档案保密人员职责》、《档案资料查借阅制度》、《档案库房管理制度》等。要想保证档案保密工作的顺利开展，管理部门应该对档案的传阅、使用、归档、销毁等各个环节实行严格的管理，定期和不定期对档案保密工作进行检查，发现问题及时提出整改措施。同时加大对涉密要害部门，如档案室、资料室、机要室等的管理，避免档案泄密事件的出现，保证档案的安全与完整。 　　1.2 提高保密法制建设，为档案保密工作提供有力的法律依据 　　国家应该积极出台有关档案保密的法律法规，使档案管理部门在档案保密工作中有章可循，有据可依，实现档案保密的规范化、制度化、合理化。2014年3月1日，我国颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》。因此，新形势下，单位档案管理部门可以将此条例作为其档案保密工作的方针政策，并积极与本单位现有的保密制度结合起来，实现高效化管理。 　　1.3 加强档案的设施设备管理是保密工作的重点 　　设置档案库房、阅览室和档案员办公室，实行三室分开；用房相对集中，不宜设在楼房的高、低层，以利于档案安全管理和防潮、防漏；安装密集架的档案库房，地面活荷载不应小于12kN/m2（1kg相当于9.8N），并有铁门铁窗；应配备密集柜、铁皮柜、防磁柜，配备防火防盗报警系统、灭火器材、除湿机、空调机、温湿度记录仪，计算机和扫描仪等设施设备。因此，管理部门必须科学管理档案库房的软硬件设施，并定期进行设备维修与保养。 　　2 加强档案工作的利用监督 　　2.1 管理措施到位 　　要想保证档案保密工作落实到位，管理部门就必须在日常工作中狠抓管理和服务，以保证档案保密工作的顺利进行。一是对于涉密档案文件资料应该采取集中式管理，并单独立卷归档，不得将此类资料与一般的内部文件资料存放在一起。同时，档案管理人员必须强化其保密意识和责任意识，尽可能地减少档案泄密事件的发生；二是严格审批那些对外提供的档案文件资料，同时要做好外借资料登记工作，明确外借时间、数目、期限等。需注意的是，标注密级的案卷不得外借。此外，涉密档案的查阅必须在档案保密法律法规允许的范围内进行，不得随意扩大知悉范围，不得擅自借阅、复制、摘抄涉密档案资料；三是严格控制和管理定点复制国家秘密载体的单位。定点单位必须在上级领导的批准下进行涉密档案复印工作。同时，复印件视同原件管理，严禁各种违规行为。 　　2.2 把握和处理好制度与措施的关系 　　为规范档案保密工作，保证档案资料的安全，管理部门必须坚持从本单位实际出发，制定一套系统完善的档案保密管理制度，并将各项措施落到实处。制度与措施是相互影响、相互作用的关系。如果管理者只是制定了一系列管理措施，而没有相应的制度保障，则这些措施就无法顺利执行。同样地，如果只有制度，没有措施，则管理者在执行时无据可依，该制度又无法落到实处。因此，档案管理部门应该统一思想，认真处理好制度与措施之间的关系，建立健全档案借阅制度、档案外借制度、档案复印制度等，保证各项管理工作有序稳定进行。此外，为保证档案收发、分送、传递、借阅、销毁等环节的安全性，档案管理部门应该制定相应的针对性措施，并定期检查该制度的执行情况。 　　2.3 档案在利用过程中严格监督力度 　　在档案利用过程中，管理部门同样不能放松警惕，应该根据利用对象的特点进行重点监护。一些有条件的档案馆室可以安装摄像监视器，以便随时了解和掌握档案室内情况。一旦发现随意涂改和撕毁档案资料者，应予以批评教育。在档案利用监督过程中，管理人员应坚持“三勤”原则，即嘴勤、眼勤、手勤。嘴勤就是指管理人员应该做好档案保密宣传工