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浅析数字档案馆在学校档案信息化建设中应用 　　摘 要：数字档案馆为是档案信息资源管理的核心工具，目前我国数字档案馆在学校档案信息化建设中的应用状况还存在不少问题。了解数字档案馆的概念，要从学校档案信息化建设需求的角度去考察数据库的功能，分析学校数字档案馆的发展导中存在的问题。要解决这些问题要从加强基础设施建设，整合信息资源；完善信息安全管理体制；构建信息化的人才队伍；提供必要的法律支持与保障几个方面进行完善。 　　关键词：数字档案馆 学校档案信息化 重要性 问题 对策 　　数字档案馆是伴随着互联网的发展而必然产生的一种事物，它与传统档案馆相比优势是显而易见的，它使得信息储存空间大大缩小且不会损坏、信息检索更加方便，达到了信息远程传递、信息共享的目的，因此学校都在积极建设着数字档案馆。数字档案馆是指随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的利用网络远程获取电子档案文件的信息集散地，是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，并以用户界面提供档案信息。 　　一、 数字档案馆在学校档案信息化建设中的重要性 　　随着信息时代的到来，现代科学技术在学校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建设，成为档案工作发展的必然趋势。 　　学校档案信息化与数字档案馆是档案管理更另规范和标准的要求。学校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。 　　学校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与学校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。 　　二、 数字档案馆在学校档案信息化建设中存在的问题 　　数字档案管理系统的建成，使档案整理、审核、编目、分数等业务环节从传统手工方式向依托计算机管理信息系统的网络化转变，给档案工作人员和档案使用者带来了极大的便利。但是，再好的系统使用中也会出现各种问题。 　　第一、 学校档案管理观念问题 　　学校档案管理在部分学校中得不到重视，由于管理者档案意识淡薄，造成档案工作松散和档案流失严重，各种基础材料残缺，统计数据失闪等种种弊端。在实行基层部门文件材料立卷归档过程中，有的部门领导将部门立卷视为额外负担，各部门往往因为归档立卷不及时而造成材料积压，有些文件因保管不善已经残缺不全；一些兼职档案员收集的档案玉石不分，有有有的材料残缺不全，有正件缺附件，有批复无请示，有的同一份材料重复收集等等，也有个别学校的档案接连几年没有收集整理，更别说按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室，致使学校的档案工作发展缓慢，不能很好地适应学校建设的发展。通过数字档案馆的建设，一方面可提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为学校档案管理的自觉行为，从而提高学校档案管理质量。 　　第二、 技术层面的问题 　　学校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据为不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。通过网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。标准的制定在数字档案馆的建设过程中到头重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。学校数据档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。 　　第三、 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才 　　信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受学校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一