构建电子环境中可信任文件管理框架.docVIP

构建电子环境中可信任文件管理框架 　　摘要:本研究的目的在于构建一个电子环境中的可信任文件管理框架。通过文献研究和最佳实践,对可信任电子文件管理的有关标准进行整理,并将这些标准进行专家测试,建立了构建电子文件可信任管理所需的因素,即监管、文件保管系统、档案、技术、人员技能和素质。这个框架为良好的文件管理实践奠定了基础。 　　关键词文件管理 管理要素 专家调查 　　 　　文件管理是在文件生命周期的不同阶段对机构文件的记录信息进行系统、有效控制的专业原则。实施有效的文件管理对机构来说特别重要,无论是制定正确的决策以及采取行动,还是维护机构的可信任性和可靠性,都需要可靠的文件。但是,在电子环境中,电子文件的可信任性受到挑战,文件管理需求在机构信息系统和信息管理战略中没有得到足够的认可。因此在电子环境中需要构建可信任文件管理框架,加强可信任电子文件管理相关要素的重要性认识,迎接电子文件可信任的挑战性。 　　 　　一、可信任电子文件管理的要素结构 　　 　　在基于文献研究和最佳实践的研究基础上,笔者将可信任文件管理要素分为五个主要内容:监管、文件保管系统、档案、技术,以及人员技能和素质。 　　1. 监管要素 　　监管是以法律、政策以及法规的形式提供权威的说明。监管的内容包括:法律和法规基础建设,机构政策以及机构文件保管责任与义务。 　　(1)法律和法规基础建设 　　主要是指《文件与档案法》,它为建立机构文件管理的框架提供指令,强调了保管与维护通过可靠方式产生的文件的重要性。 　　(2)机构政策 　　机构政策是对机构文件管理原则、实践与程序的概括。首先,政策是用来确保机构拥有必要的信息能够形成和重构发生的活动与业务。第二,政策是来确保信息的定位和存取。第三,政策是用来建立文件的背景,即谁产生的文件,在什么业务活动中产生的以及与其他文件的联系。只有业务流程中的确使用过和产生的信息才能够证明文件的完整性和真实性,并且只有文件在软、硬件以及数字媒体间迁移中仍能得到维护的情况下,文件才具有可信任性。 　　(3)机构文件保管责任与义务 　　它是一个有组织有结构的责任体。机构内的个人或者群体在管理文件中进行具体的目标和责任分配,这对于确保高素质的专业人员对管理负责具有基础作用的,也会为机构文件管理的权威建立一个清晰的脉络。 　　2.文件保管系统要素 　　文件保管系统将文件的产生和捕获构建入机构业务流程,并按照法律规则的要求提供业务证据的利用。文件保管系统内容的视角集中于以下方面:文件管理运转,文件保管功能需求以及文件保管元数据需求。 　　(1)文件管理运转 　　文件保管运转是文件管理项目的核心内容。包括以下活动:将文件捕获入文件系统,确定文件保管期限,文件登记,文件分类,存储以及处理流程,利用和检索,以及记录文件管理流程。 　　(2)文件保管功能需求 　　确认与记录机构产生和保管业务活动的证据需求,对于产生、维护和处置文件的理论至关重要,它也是设计和形成文件管理系统的基础。 　　(3)文件保管元数据需求 　　元数据是需要与电子文件一起捕获的信息,它是用来描述产生于业务活动中的文件的特性、真实性、内容、结构以及管理需求。文件保管元数据是一个工具,用来充分地记录鉴别、控制和文件描述,以作为日后机构活动的可靠证据。 　　3.档案要素 　　档案要素是指对机构的集体记忆进行保存并提供利用。机构以档案文件产生、维护和保护的形式,来筛选和保存记忆,并确保它们的可获取性和可利用性,这个流程就是档案要素的焦点。它包括的内容主要有:鉴定实践,电子文件保管,保管战略以及存储管理。 　　(1)鉴定实践 　　它是指决定产生什么样的文件以及文件保管多久来满足机构义务的行为。鉴定是提升机构业务活动的过程,它决定了将什么样的产生并捕获到文件保管系统中,而且它也决定了文件需要保存多久才能满足机构义务的需求。(NSW State Records Office, 1998) 　　(2)电子文件保管 　　电子文件保管是指按照文件价值的具体和预设的期限将电子文件保留在电子存储载体上,对文件进行处置或者永久保管。(Stephens and Wallace, 1997)。一个清晰的文件保管以及处置项目对于一个机构的财政健康、合法生存和业务连续具有基础作用。 　　(3)保管战略 　　保管战略是确保电子文件随着时间变化仍具有可获取性和可利用性的方法。用于处理电子文件的技术会随着时间变化,保管战略需要将那些与任何技术变化有关的风险降到最小,并确保文件的完整。此外,保管战略还需要确保电子文件一直能有相关的背景,而且即使组织机构发生变化电子文件也能具有可理解性。 　　(4)存储管理 　　文件的存储必须既能使文件得到充分利用又能得到安全保