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档案数字化管理优势与存在问题 　　[摘 要]现阶段，档案数字化管理在我国各个行业中得到广泛应用，不仅仅能够保证档案的安全性，还能减少查询档案时消耗的时间，对我国各个行业发展起到非常重要的促进作用。但是由于我国对档案数字化管理重视程度不高，使得档案数字化管理存在一些弊端。本文主要针对于档案数字化管理进行深入分析，了解档案数字化管理的优势和存在的问题，并据此提出有效解决措施，借以保证档案数字化管理在我国各个行业的应用范围有所扩展。 　　[关键词]档案；数字化管理；优势；问题 　　中图分类号：G256 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0320-01 　　引言：随着信息化的不断发展，档案部门对数字化管理的重视程度有很大的提升。但是在实施档案数字化管理的过程中还存在一些问题，影响档案管理的准确性。 　　一、档案数字化管理 　　在对档案数字化管理进行深入研究中，了解到这种档案管理方式能够弥补传统档案管理上存在的不足，将传统纸质档案转化成信息化档案，不仅仅能够提升管理的便利性，还能保证档案安全性和严密性，减少档案泄密现象，维护单位整体利益。而且现在各个行业实施的档案数字化管理还具备分散性和多元性的特点，能够将档案以数据的方式储存在互联网中，保证资源共享的实施，有效提升档案的使用效率。 　　二、档案数字化管理的优势 　　传统档案大多数是纸质档案，这种档案不仅保管困难，其自身安全性也比较低。而且不同档案在储存过程中还要进行档案立卷处理，很多行业在进行档案立卷时，自身具备的档案材料较为零散，而且档案管理人员对这些零散的材料并不能做出准确的判断，这些情况会使得档案立卷质量下降，影响单位档案立卷制度的全面落实。 　　而目前各个行业实施的档案数字化管理能够有效解决上述问题，并且档案数字化管理受到时间和空间限制较小，能够降低档案查阅时间。对于档案数字化管理来说，在进行档案查询时，可以按照档案编码在互联网上找到相关档案，在节省档案查询时间的同时，也降低了档案管理人员的工作难度。对于机密性档案还可以通过互联网对档案进行加密处理，在没有密码前提下，无关人员不能对加密档案进行查阅，这从很大程度上保证了档案文件的安全性和严密性。 　　另外传统档案还会受到保存期的限制，如果需要查询时间较长的档案，需要经过很多程序才能查询相应档案。而信息化档案并不会受到保存期的限制，查询相关历史性档案只需要利用计算机检索功能，其能够有效减少档案查询消耗的时间，提升档案查询的便利性。在查询档案时，计算机回到档案进行深化处理，有效提升档案质量和全面性。 　　三、档案数字化管理的弊端 　　（一）电子文件的不安全因素，影响对他的长期保存电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点，但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得更困难。 　　（二）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。 　　（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。 　　（四）办公自动化与档案管理系统不兼容。目前部分城市各部门应用的管理软件都不相同，如人事部应用中国石油人力资源管理系统，财务部门财务资产管理系统，以及机关部室使用OA办公平台等，各自为政，按照自己部门的特点开发及使用。档案部门使用的档案信息管理系统，则是按照档案现代化管理标准设计的。由于这些管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还