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档案管理信息化问题及对策分析 　　档案管理是对组织的人员、组织的财务、与其有联系的相关单位的信息进行整合与集中管理的科学，在管理中要求实现科学管理与分类管理便于日后查阅。随着现代社会的进步与发展，对档案的管理除了文字资料以外还包括图像声音等资料的管理，需要信息化的管理方式。 　　一、计算机管理档案的发展历程 　　（一）离线批处理阶段。 　　上世纪60年代中期到70年代中期，英美等发达国家利用计算机技术的优势，在认识到档案管理工作量大的状况下，初步开始将计算机技术与档案管理相结合。这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批处理，其处理结果写到输出磁带上，再由卫星机输出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检索、利用。 　　（二）在线批处理阶段。 　　该阶段具体是在1973～1979年，这时候计算机计算在应用与档案管理工作上的探索已有了一定的积累，并开始利用计算机软件对现有的档案进行管理。这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到大大的限制。 　　（三）实时处理阶段。 　　运用计算机技术对档案进行实时管理是在1980～1989年，而这一时期我国在计算机技术应用到档案管理方面才开始起步。而世界发达国家这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安全检查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和保护等各个方面。 　　（四）全息处理阶段。 　　进入90年代以来。现在由档案查询不但完全可以做到全息查询――声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。 　　二、我国在档案管理计算机技术应用上存在的问题 　　（一）档案管理信息化的投入低。 　　企业单位在每一年的工作中会新增很多的档案，需要专门的技术人员与设备还有固定的库房来进行存贮管理。但是目前这一管理工作并没有受到应有的重视，在档案管理中应用计算机技术的投入较少。 　　首先是医院的高层管理者在医院档案管理上投入的精力较少，就目前的状况而言高层管理者关心更多的是组织的绩效与收益以及组织的发展方向，认为档案管理工作不需要强调，在档案管理上没有分配时间。 　　其次是管理人员的投入较少，企业单位的档案管理中应用计算机技术也需要专业的人员来开展工作，还要有明确的分工，需要组织有大量的专业人员的投入来完成。若是组织的档案管理人员的专业素质还达不到管理的要求，在工作中缺乏积极性，属于被动工作的状态，自然工作的质量就会存在问题；另一方面管理人员的知识在长时间内得不到更新，与现代化的社会相比工作效率就明显降低了，会导致档案管理严重滞后与组织发展的现象。 　　资金的投入不够，资金的投入是做好档案管理的必要条件，现代社会的告诉发展对档案管理信息化的要求越来越高，特别是对于那些声音和图像文件来说，信息化设备的投入是必不可少的，但是目前我国企业的用于档案管理信息化的设备还比较缺乏。另一方面就是缺乏专业的机房对已有的档案进行管理，一台计算机的存储量是有限的，随着档案的增多就需要一个专门的档案室进行管理，这是现代必须解决的一个严重的问题。 　　（二）忽视了档案的全面性与整体性。 　　这类问题主要发生在较大的企业内，首先从全面性上来讲，组织对档案的管理更多的是对本组织内部员工的人事档案与客户档案进行管理，而忽视了对单位的发展规划等档案的管理，这些问题虽然在短时间内不会对组织产生较大的影响，但是时间长了之后会使其中的工作变得非常复杂，特别是在组织的高层管理者更换之后，想对现有的员工进行了解的问题上。 　　从整体性上来讲组织的各部门各单位在档案的管理上存在各自为政的现象，由于缺乏计算机技术的投入与应用在对档案进行统一管理的工作上就成了一个较大的难题，管理者在查阅档案时可能需要多个部门才能找到合适的信息，在档案管理上缺乏规划造成人力、财力、物力的浪费。 　　（三）对计算机内现有的资源缺乏利用。 　　档案信息化的存储不仅是为了在管理上的方便，减小管理上所占用的空间，最终目的是为了实现对档案资源的管