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档案管理在信息时代应用 　　[摘 要]当前我国处于信息时代，计算机技术、网络技术及通信技术已在现代化办公中起决定性作用，计算机成为现代办公的重要工具之一。在这种情况下，档案也从纸质载体开始向电子化载体转变，档案行业信息化建设的进程不断加快，这也有效的促进了档案管理信息化的实现。 　　[关键词]档案管理 信息时代 网络信息 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0338-01 　　引言：现代化档案管理是将档案管理与各种现代信息技术有效的进行结合，从而实现档案信息远程传输及共享。在现代化档案管理工作中，单纯的依靠手工检索及人工调卷已无法与现代社会的发展要求相适应，这就需要档案工作者及时转变观念，在档案工作中不断创新，从而更好的推动档案管理信息化的进程，使档案更好的为社会和经济的发展服务。 　　一、档案管理信息化概述 　　档案??理是由档案管理部门（档案馆、室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的工作，具?w包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务等工作。档案管理信息化，是应用现代化信息技术，来进行档案管理。目的是提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用和价值，提供更为优质高效的档案信息服务。与传统的手工操作纸质档案管理相比，档案管理信息化，可使档案的收集、分类、存储、统计、检索和查阅更为便捷，使档案管理工作的效率和质量大幅提高，便于档案信息传递和共享，促进档案信息资源的综合开发和利用。推进档案管理信息化，是顺应时代发展的必然选择，也是提高档案管理工作和服务水平的客观要求。现代信息技术发展日新月异，档案管理工作要能及时跟上步伐，如在扫描识别原始档案、处理文字或图像音频资料、数字档案存储、档案信息分类检索、信息安全、档案信息数据统计、信息开发利用、交换和共享等方面积极应用新型技术，建立电子档案数据库、档案管理信息系统、网络平台等。信息化大大提高了档案管理工作水平，同时也对档案管理工作提出了更高要求。我们必须认识到，信息化是档案事业发展的必经之路，传统的工作模式已必须变革，需要在实践中分析所面临的困难和问题，探索解决的方法和措施，使档案管理工作能够适应时代发展的需要 　　二、档案管理信息化的优点 　　1、使用方便，便于检索，提高办公效率在档案管理信息化建设过程中，采用光盘及磁盘作为档案的载体，同时计算机参与到档案管理工作中，以此强大的信息处理能力有效的提高了档案信息收集和整理的工作效率，相较于手工操作准确率也有了大幅度的提升。同时电子档案的出现，在档案收集、统计和查阅过程中有效的缩短了时间，档案检索效率提高，为档案管理带来了更多的便利。 　　2、信息易于保管 　　相较于纸质档案，电子档案保存载体不仅可以重复使用，而且具有较长的使用寿命。利用电子设备对电子档案进行存储，不仅所占空间较小，而且操作更为简单，人力和物力消耗较少，有效的实现了资源的节约，而且具有较好的稳定性，信息存储的安全性提高。 　　3、电子传输，实现资源的共享 　　档案管理信息化的实现，信息的传递采用电子传输，再加之网络的应用，资料的传输以网络作为载体，而且档案信息统一存放在资料库内，人们通过协调可以实现信息的网上检索和资源共享，档案信息的查找及利用更具便捷性。而且档案管理信息化实现了信息系统的互联，无论是同级部门之间的信息还是历史不同时间的信息都可以进行交流和共享。 　　4、档案传输的安全性提高 　　传统档案管理工作中档案传输以邮递为主，信息在传输过程中极易丢失，传输的安全性无法得到保障。档案管理信息化实现后，档案信息采用电子传输，不仅传输及时性能够得到保障，而且档案信息传输过程中的安全性提升，有效的规避了档案传输过程中延误及丢失的情况 　　三、档案管理在信息时代的应用 　　1、系统原理的应用 　　现代管理学认为将系统原理达到管理的最优化，必须对管理目标进行系统性分析，并着重目标系统的层次性、目的性和全局性。系统原理是最能体现档案管理“全宗”原则的管理学原理，也是人们最熟悉和最容易接纳的思维、行为模式。 　　系统原理要求的层次性、目的性和全局性在当今“大数据”技术来实现。“大数据”可以称为巨量资料。随着我国经济社会的快速发展，档案资料涵盖的内容或细节也在快速膨胀，这就要求国家档案馆等高层次档案管理部门要更新档案信息的收集、鉴定、整理过程，从各种各样的数据类型中快速找到我们需要收集的有价值的信息内容，使档案内容更加丰满和完善。 　　2、整分合原理的应用 　　现代管理学将整分合原理归纳为：为获得最高的办事效率，需要在整体规划的前提下明确分工，然后在分工协作的基础上再有效整合。这也是现代企业管理中较常见的管理方式。 　　档案管理信息化，实现整分合原理的关