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浅论高校档案管理工作 　　【摘 要】档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案既是文献，也是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。档案管理工作的特点表现为资源积累过程的缓慢性、管理过程的阶段性、管理活动对档案形成者的依附性与相对封闭性。档案管理工作应当做到完整性、安全性、科学性、规范性、经济性、现代化等基本要求。 　　【关键词】特点 信息 要求 档案管理 　　档案管理的历史十分悠久，但在相当长一段历史时期内，档案管理工作都未发展成独立的管理系统。它与文书工作、图书工作之间没有严格的界限，其内容也十分简单，处于经验管理状态，这与当时档案数量少、种类单一、利用范围狭窄有关。到了现代以后，随着社会的发展，科技的进步，各种门类和载体形式的档案大量增长，社会对档案的需求日益提高，档案管理工作才得到较大发展，逐渐成为一种独立的、复杂的管理系统，并且逐步向现代化迈进。 　　一、档案管理的内容与特点 　　1.档案管理的内容 　　档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，主要分为文书档案、科技档案、司法档案、会计档案、艺术档案、人事档案、教学档案和外交档案等。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。档案信息组织方法有分类法、主题法、索引法、文摘法、综述法等，是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。 　　档案管理是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。基本任务是科学地管理好有价值的档案，以满足社会对档案信息的需要。 　　档案管理工作是一种专门的管理活动，作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分，如会计档案管理是财务管理工作的一部分，干部档案管理是干部管理工作的一部分，科技档案管理是生产管理、技术管理和科研管理的重要组成部分等。 　　档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成部分。随着档案工作的发展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，对知识经济时代高校档案管理进行研究，以满足社会的需要。 　　2.档案管理工作的特点 　　档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作，主要表现在以下四个方面： 　　第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，它不可能像图书资料那样大量印刷出版并广泛流通。档案大多数是“孤本”，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了它的利用率。 　　第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起的作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作服务。 　　第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的做法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。 　　第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一部分档案涉及国家的政治、军事、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后，才能