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浅议高校人事档案信息化建设 　　摘要：文章阐述了普通高校人事档案管理信息化的重要意义，分析了现阶段普通高校人事档案管理中存在的问题，加强普通高校人事档案管理的信息化，以期人事档案信息化与学校其他信息化建设工作同步、协调发展，最大化地为学校科学决策、选人用人提供优良、快捷的服务。 　　关键词：高校人事档案；信息化建设；科学决策 　　中图分类号：G275.2 文献标识码：A 　　文章编号：1674-1145（2009）14-0088-02 　　 　　一、人事档案信息化建设的紧迫性 　　 　　 （一）档案信息化建设是时代发展的需要，是档案工作的主流 　　党的十六大报告中提出：“大力推进信息化，加快建设现代化”，“推进电子政务”。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是国家重要的信息资源。为适应国家信息化建设的需求，国家档案局近日颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”期间全国档案事业发展的一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。 　　 （二）信息化管理是人事档案管理改革的方向 　　人事档案虽然是职工个人学习和工作经历的原始记录，但档案法明确规定：人事档案属于国家，是国家信息资源的一部分。国家档案局局长、中央档案馆馆长毛福民介绍说，档案信息化建设主要包括3方面的内容，其中之一是：要对容易受损的、利用频率较高的重要档案进行数字化。职工人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性，在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。 　　 　　二、信息技术在人事档案治理中的作用 　　 　　 （一）提高管理人员的工作效率 　　传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，学校其他部门如果需要某些人员的信息，可以不通过档案管理员，无论在何时都可以进入校园网，根据一定的权限进行查询，大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为高校决策机构提供依据。 　　 （二）有利于高校人事制度的改革 　　随着国家人事制度改革的深入，高校用人制度也在发生着变化，“聘用制”逐渐代替“终生制”，这势必导致人才流动频繁。“人事代理”制度解决了“人档不分，档随人走”的被动局面，人事档案交与人才服务机构管理。聘用与解聘都不涉及他们的人事档案转递，高校通过网络，将所需人才的基本信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来就可以了。变档案实体管理为人员信息管理，这样就减少了聘用人员因无人事档案可查询而带来的工作不便。随着全社会信息化、网络化的深入，高校直接可以从网上查询个人基本信息，有利于“聘用制”用人模式下高校对各类所需人才的选拔与管理。同时，在聘用期间，员工的表现也可以以数据的形式传输到聘用人 　　员信息管理中心，不断健全聘用人员人事信息，加强对聘用人员的监督。 　　 　　三、如何搞好人事档案的信息化治理 　　 　　 （一）增强档案信息化治理的安全意识 　　信息技术为档案的治理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案治理带来了安全隐患。在治理中，一定要对人事档案治理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，治理人员要注重防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。 　　 （二）完善治理人员的专业素质 　　档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工在业务素质上提出了更高的要求，治理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识