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浅谈油田档案管理计算机系统应用
浅谈油田档案管理计算机系统应用
(陕西延长石油油田公司陕西延安716000)
摘要随着计算机网络的广泛应用,办公自动化得到了快速发展和完善。油田企业传统的手工档案管理已经日趋显现其弊端。建设数字档案馆是油田档案工作发展的必由之路。根据企业油田油井档案的实际工作需要而设计的计算机档案管理系统,其数据库系统以Oracle 数据库为基础构架,属于C/S 结构,为网络版,也可单机使用。
关键词档案管理;企业档案;油田档案;计算机网络
一、油田档案计算机管理目标及内容
??
档案是国家机关、团体及企事业单位在从事生产活动过程中,形成的具有一定价值的材料或实物。为了提高档案管理工作效率、提高档案查找的准确率,采用一套规划严谨、科学、规范的计算机软件系统来进行管理已经成为我国的一些档案管理部门的必要措施。
随着计算机网络进一步的发展,数字信息将渗透到我们生活的各个领域,在企业建设数字档案馆是档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。
油田档案管理系统的目标是实现档案收集的数字化、档案保管的数字化、档案利用的数字化,把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,利用计算机网络技术实现档案资源的共享。
油田数字档案工作系统的主要内容包括:??
数字档案的收集。数字档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于油田内部局域网建设已达成熟阶段,所以数字文件归档将是一种很便捷的方式。只需各部门资料处理人员将形成的电子文件通过局域网再转发一份到档案馆即可。
数字档案的保管。档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。
数字档案的利用。油田内部管理局域网的成熟运用,通过油田内部局域网开展电子检索服务。在各采油厂、各部门之间互传、互换信息;联机建立用户使用情况文档。
实现档案数据的统计、检索、借阅等功能,提高了档案整理、编目和保管水平,提高了工作效率,完全符合现代档案管理信息化的需要。
二、油田档案管理系统设计的背景及作用??
在手工管理档案时主要存在的缺点是:检索工具少,无法提供高效、快速的利用;档案在查阅过程中,丢失、损坏现象严重;无法多人同时利用档案,重复利用率低。
现有的很多企业档案工作事实上是计算机管理模式,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。这样做使档案工作计算机辅助管理发展失去了外在的动力。
油田档案管理系统是以档案工作的基本理论为指导,结合计算机管理的特点开发而成的,其作用如下:??
一是具有强大的查询检索功能,方便快捷。
二是使用档案管理系统后,原始档案的使用率下降,使得档案保存时间大大延长,而且通过使用真空压缩技术降低档案的占用空间、仓储、管理费用。
三是取代了档案管理人员大量繁重的手工操作,使档案管理更加科学化、规范化、人性化。
四是对于数字档案馆的建设具有推动作用,同时提高档案的现实利用价值。
将保存的所有油田档案进行逐一排查、记录,并集中将档案号、井号以及其它信息分厂、分区逐级录入数据库,采用基本信息数据库(VFP)管理档案,查档速度比人工管理方便、快捷。
为实现油田档案电子化,我们根据企业油田油井档案的实际工作需要,设计了计算机档案管理系统。该数据库系统以Oracle 数据库为基础构架,属于C/S 结构,为网络版,也可单机使用。
三、油田档案计算机管理系统的设计与实现??
1、档案计算机管理系统软件的设计??
建立计算机档案管理系统,该系统软件的设计主要有以下几个功能模块:??
(1)程序登陆模块:进行软件使用者身份、权限等各种安全保护。
(2)普通查询模块:油田档案资料各类条件组合查询信息;对资料所属采油厂、区块、单井档案号进行精确、模糊定位以及图片查询。
(3)系统维护模块:对使用人员进行密码、级别等信息设定。
(4)数据库模块:单位、技术、类别、文化、图片、项目删除信息维护;数据库转换(Oracle- Vfp)功能,将数据转换格式存入到磁盘。
(5)基本信息模块:将油田油井各类档案基本信息、图片进行输入、修改、删除、保存。
(6)图片信息模块:经过多条件组合查询,锁定具体井号信息;所属采油厂、档案号模糊查询定位。并将测井、古井各类图件信息图片进行处理。
(7)分类信息模块:原始记录、详细信息、类别查询、档案转递等分类信息批量显示。
(8)统计信息模块
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