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浅谈疾控机构电子文件与电子档案管理问题及对策 　　摘要:分析电子文件与电子档案在管理工作中存在的问题。方法:介绍一些相应解决对策。结果:当前电子文件已成为疾控机构档案管理工作不可缺少的重要组成部分,但是还存在一定的问题,针对存在的问题,提出了几点对策。结论:只有认清电子档案与纸质等载体档案的异同,才能做到对电子档案管理提出正确的要求,不妨碍电子档案自身的特殊性,创建自己的管理方法、技术和标准,是档案资料管理工作者所面临的新课题。 　　关键词:电子文件;电子档案;管理;问题;对策 　　中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002―2589(2010)14―0087―03 　　 　　档案管理是疾控机构管理工作的一个重要组成部分。 　　随着信息现代化管理的快速发展,档案工作已逐步实现现代化管理,电子文件和电子档案的管理问题越来越成为档案工作者关注对象,如何管理并利用好各种载体的电子档案,是卫生系统档案资料管理工作者所面临的新课题。 　　 一、电子文件的定义及电子档案的特点 　　电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等,归档后的电子文件称为电子档案。与传统的纸质档案相比电子档案除具有存储量大、易保管、便于检索等特点外,还具有以下特点。 　　1.信息的非人工识别性。电子档案与传统档案在信息记录方式上有根本区别,它是以数字代码方式记录信息的,经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码,人工才能识读它。在网络环境下,从安全保密上的考虑还常常通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理,使需要保密的电子文件只能在特定的环境下被读取。 　　2.对系统设备的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。而电子文件随时产生,随时更改,但是,计算机更新换代很快,常常只能隔代兼容,一般的计算机设备八年左右就会被更新,而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若干年之后,很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题,对于需要长期归档保存的电子文件来说,设备依赖性造成的问题会更加严重。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。 　　3.信息与载体的可分离性。纸质档案的墨迹需要依附在纸张上,才能形成文字或图形,内容与载体具有不可分离性。电子档案则不同,其存放位置不是固定的,可实现异地传输,多级传输,而内容却不发生任何变化,由于文字、图形、声音、影像等多煤体信息相互搭配构成电子文件,不同的载体往往适合存储不同的媒体信息,就会造成同一电子文件的图形、声音、影像在存储时载体分离的现象。而不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。 　　二、电子文件归档管理上遇到的问题 　　1.网络是引起管理问题的根源。随着计算机信息局域网的建立与发展,越来越多的人运用办公自动化系统通过局域网上传重要文件。而网络化带来的突出问题是,办公自动化网络的建设没有档案管理工作者参加,而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少,缺少参与的能力,这样建成的网络中,存在的问题不会少,如从安全方面看,据计算机安全专家的调查,约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染,运行三年后从未发现过病毒的网络只剩约10%;而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数,现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能,而没有考虑对其进行物理归档,一旦网络毁坏,电子文件的丢失将难以避免[4]。 　　2.电子文件归档难度较大。我们档案管理工作中发现,接收电子文件归档难度大,究其原因是:在办公自动化系统设计时没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见,或是大多数电子文件形成者,误认为电子文件不是文件而忽视其归档等原因,使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。 　　3.电子档案的接收格式问题。电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。但由于档案形成单位的不同习惯,所采用的应用软件不同,同一项目所形成的电子档案格