浅谈职能部门立卷归档工作对高校档案资源建设重要支撑作用.docVIP

浅谈职能部门立卷归档工作对高校档案资源建设重要支撑作用.doc

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浅谈职能部门立卷归档工作对高校档案资源建设重要支撑作用

浅谈职能部门立卷归档工作对高校档案资源建设重要支撑作用   档案建设是高等院校教育教学管理的重要组成部分,是高校发展建设中不可缺少的长期性、重要性、基础性工作。随着高等教育事业的迅猛发展,高校规模越来越大,基本建设项目越来越多,对外交流合作程度越来越高,由此产生的档案也越来越多。在这种形势下,如何调动基层单位和职能部门的积极性、创造性,收集整理完整的档案资源,更好地为学校改革发展建设服务,是当前迫切解决的问题,应引起高度重视。      一、统一思想,提高认识,是做好部门立卷归档的基础      学校的档案工作不是孤立存在的,需要学校基层单位和职能部门的相互支持、密切配合,汇集来自各方面的档案资源,共同支撑学校的档案建设。其中部门立卷归档是学校档案资源建设的前期性和基础性工作,也是档案的重要来源,不容忽视。   部门立卷归档要提高三方面的思想认识。首先是部门负责人对学校的档案工作要有高度的责任感、使命感,将部门的立卷归档与学校档案工作紧密联系在一起,在处务会上要反复强调、反复宣传、档案工作的特殊性、重要性,提高大家的“四个意识”,即“责任意识、档案意识、大局意识、管理意识”,将档案利用的现实意义和历史意义说清讲透,并将其作为工作内容的一部分认真做好,形成人人都有存档义务,我与档案息息相关的氛围;其次是兼职档案员对档案工作要有足够的思想认识。兼职档案员在部门立卷归档中发挥着不可替代的作用,是档案工作的具体执行者和操作者。再次是部门全体同志要树立档案工作一盘棋的思想,在思想和工作上要有较强的责任意识、集体意识、立卷意识和存档意识。档案资源实行三级管理,谁分管的工作就由谁负责组织立卷材料,确保档案收集齐全、完整、准确,年末统一交给兼职档案员,由兼职档案员归类整理、编制卷宗目录,按照档案管理工作程序,与学校档案馆办理移交手续。      二、及时指导,培训提高,是做好部门立卷归档的关键      学校档案馆要加大《档案目标管理责任制》的宣传力度,制定《档案管理细则》,明确兼职档案员的权利和责任,使兼职档案员有章可循。学校档案馆对基层单位和职能部门要发挥三个作用,推动学校整体档案建设上水平。一是发挥指导作用。做到勤深入、勤指导,经常深入到基层单位和职能部门指导档案工作,了解基层情况,掌握各单位及职能部门的工作特点及侧重点,指导提醒兼职档案员对需要立卷归档的材料进行妥善的收集、整理、归类、保管,使文件资料在立卷时疏而不漏。二是发挥检查督促作用。检查基层单位、职能部门的立卷归档分类是否准确,案卷目录编制是否合理,电子文档研编是否科学规范;三是组织培训、交流等活动。①组织全校专兼职档案员定期举办档案知识培训提高班,学习档案法及上级相关文件精神;②开展校际间的交流沟通及合作,学习兄弟院校的先进做法;③开展部门间的档案管理学习活动,在档案工作做得较好的单位或部门召开现场交流会,相互学习提高。      三、加强管理,分类立卷,是做好档案工作的保证      高等院校无论是教学科研工作还是党务行政管理,在工作中都能形成大量的现行文件材料,所以对现行文件材料的管理至关重要。要加强“四化管理”,即“规范化管理、目标化管理、程序化管理、科学化管理”。首先,部门要建立档案管理规章制度,明确兼职档案员的职责,部门负责人要根据立卷归档内容、工作思路、档案建设目标向兼职档案员提出具体要求,指导兼职档案员做好立卷工作;其次兼职档案员要切实负起责任,加强对现行文件材料形成过程的管理,按照内容和问题,一事一放,分类保管,保证文件材料的完整性、系统性。   就笔者所在纪检监察审计办公室而言,工作为合属办公,涉及范围较广,原则性较强,有些资料涉密,档案资料管理较为复杂。近年来,我们采取了对当年档案资料保管预立卷制的方式,坚持严格程序、分类立卷、谨慎归档、及时补充完善,对档案资料实行动态管理,在档案保管上实行以移交校档案馆为主、自行保管为辅的模式。概括来说,笔者所在 办公室的档案大致分为六个方面:   1.处级干部廉政档案。我校于2001年开始建立了处级干部廉政档案,是全省高校中开展得较早的单位之一,工作进行得比较深入,部门投入精力较大,随时将处级领导干部的重大事项报告、参加学校各项教育活动情况、重要会议出勤情况、上交心得体会情况、各类知识测试情况、党风廉政建设情况及干部重新聘任与学校领导签订的廉政建设责任状等都装入个人档案,为党委重新聘任干部提供参考依据。此档案实行动态管理,由办公室自行保管。   2.日常工作档案。在纪检监察、审计监督工作中参加的工作登记簿、购物申请单、询价记录、基建、修缮、扩建工程请示报告、工程预决算、学校举办的各项警示教育活动及参加会议人员记录簿、上级文件收发登记簿及部门下发的文件、通知、工作计划和总结等都要分门别

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