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浅谈社保业务档案管理中几个问题 　　一提到档案，首先映入人们脑海的应该是当官的履历，是企业职工参加工作的证明，跟普通老百姓“没有一毛钱的关系”，但是社保业务档案与老百姓的生活确是越来越密不可分。随着我国社会保障水平的不断提高、社会保障体系建设的不断完备、社会保障覆盖范围的不断扩大，即便是刚出生的婴儿，只要参加了社会保险，也会形成社会保险业务档案。 　　所谓社保业务档案，全名应称作社会保险业务档案，人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令发布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》中是这样表述的：“是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。” 　　我们知道，社会保险分为养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险和生育保险五个险种。我们在实际工作中根据社保业务档案的经办环节，一般分为九大类，即社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类。社保业务环节多，过程复杂，今天笔者与大家探讨的是关于社保业务档案管理中存在的一些需要注意问题。 　　 一、做好档案工作，离不开单位领导的重视和支持 　　我们在写文件的时候，在分享管理经验的时候，一般都会有意识或无意识地加上这么一条“单位领导的重视和支持”。这样看似一句空话，实则里面蕴含了非常深刻的经验。我们通过走访很多单位发现，单位领导，尤其是单位一把手重视档案工作的，档案工作就搞得好，水平就相对较高，单位整体运行就比较顺畅;相反，档案工作得不到领导的重视和支持，档案管理就有些混乱。单位领导重视档案工作，对档案工作能投入较多的精力，配备充足的人员、提供满足工作的经费，我们的档案管理工作自然要轻松得多。有时候我们会抱怨领导对档案工作不重视，笔者认为那对领导有些不公平。因为作为一个领导，并不可能把整个单位的所有业务都精通，有时候不重视，是因为不了解。我们在走访过程中也遇到这样的情形，当我们对领导进行档案重要性的宣传时，很多领导恍然大悟一般，觉得原来档案是这么重要。所以更多时候，我们不要去抱怨领导不重视档案工作，我们应该去更多向领导宣传档案工作，用我们档案发挥作用的实例去宣传。领导对档案有了新的认识，对档案的重要性有了新的了解，自然而然就会重视档案工作了。 　　 二、做好档案工作，离不开对业务档案的规范化整理 　　档案的收集整理工作是整个档案管理工作的基础性工作，这个基础性工作水平的高低，关乎着所立案卷的质量，直接影响日后档案的提供利用。 　　1.档案收集不完整。档案的收集工作是档案管理环节的第一步，文件材料收集不齐全、不完整，我们整理出的案卷也是不齐全完整的，日后进行查考利用的时候，它的证明力就会大大折扣，甚至不能证明某些问题。比如，我们发现，有些经办单位，在工作过程中，经办规程和业务规范上要求的表单是收集起来了，参保人员也签了字了，可是却没有审核单位的签章，就像一份公文没有加盖公章一样，这样一来，文件材料就失去了法律效力，连这份文件材料的真实性都不能证明，还能指望用这份文件材料去证明某些实际问题么？一位哲人说过“你用一个假命题去证明另一个假命题，得到的结论仍是假命题”。 　　2.案卷编号体系还不明晰。档案整理工作中有严格的分类方案和编号系统。编号就是每份文件材料的身份证号。这个编号是唯一的、连续的，而在实际工作中存在很多重号、断号的现象。社保业务档案的档号格式一般是： 　　全宗号―年度―目录号―案卷号 　　其中目录号是由保管期限代码和档案类别代码组合而成的。如：1153―2014―Ygl―001。由于社保业务档案数量庞大，我们一般先按年度分开，在每一个目录号下小流水顺次编号。好多单位在实际工作中，由于刚开始工作，数量少，档案员往往忽略这个编号的问题，不区分年度，而是直接在目录号下，第二年接续上年的案卷号顺次编排，这样一来造成案卷号数字太大。而我们档案业务上一般是案卷号到了999后就需要启用新的目录号。 　　3.案卷题名拟写还不够规范。案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分。它是档案人员对档案进行登记造册、编制各种检索工具的基础，所以拟写案卷题名是立卷人员及档案管理人员必须做好的一项基本工作。案卷题名的拟写一般要求文字简练、内容概括、结构完整、标点符号使用正确。具体到社保业务档案上来讲，我们的业务档案整理方法也做了详细说明，笔者认为在这里有必要再重申一下： 　　（1）管理类、征缴类、待遇类题名格式 　　需要区分街道或乡镇、村的表单材料，按照时间+某街道或乡村代码+材料名称;不需要区分乡镇、村的，按时间+某县+材料名称。 　　如：20