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美国萨班斯法案对我国企业文件管理启示 　　摘要：《萨班斯法案》于美国企业管理陷入危机时出台，规范了企业文件管理等一系列活动。本文通过分析《萨班斯法案》出台前的文件管理危机、法案在文件管理和文件质量等方面的特色，总结出法案对当下我国企业文件管理具有的重要启示。 　　关键词：萨班斯法案企业文件档案管理 　　修订后的《会计档案管理办法》全面实施，为我国国家机关、社会团体、企事业单位和其他组织管理会计档案提供指导。除了国内日益完善的文件管理法规，一些国外优秀法规对我国企业文件管理同样具有参考意义。其中，《萨班斯法案》正值美国企业遭遇危机之际出台，它规范了上市公司的审计和财务监管、信息披露、内部控制等活动，在企业文件管理方面的一些规定具有超越时间、跨越国界的借鉴价值。 　　一、美国《萨班斯法案》出台的文件管理背景 　　《萨班斯法案???，全称为《2002年公众公司会计改革和投资者保护法案》，该法案在美国《1933年证券法》《1934年证券交易法》进行修订的基础上，对公司内部控制和外部审计等做了详细规定，并于2004年11月正式生效。在该法案出台前，美国企业文件管理面临较大危机，文件管理漏洞直接带来巨大的经济损失。美国世通公司的破产事件就是其中的典型案例。“世通案”是20世纪初的“美国三大公司丑闻”之一。2002年，世通公司正式申请破产保护，成为美国有史以来规模最大的企业破产案。根据美国证券委员会的调查，1999年到2002年间，世通公司高层管理人员主要采用滥用准备金、冲销线路成本和冲回线路成本、夸大资本支出等手段进行财务欺诈。从文件管理角度来说，世通公司用于冲销线路成本的是过去年度计提的各种材料（如递延税款、坏账准备等）；进行冲回线路成本时利用账簿转移资本。仅从这两种行为中就可以看到，当时美国企业管理活动忽视原始凭证等文件资料、高层管理人员忽视文件责任的现象。 　　随之出台的《萨班斯法案》以此为鉴，针对文件审计进行了专门规定，指导企业为符合审计要求而进行文件管理。在我国政府宏观调控的背景下，《萨班斯法案》可以作为企业提升审计所需文件管理工作水平的有益参考。 　　二、美国《萨班斯法案》的文件管理特色 　　（一）文件管理要求?? 　　《萨班斯法案》对文件的管理要求可以概括为四个方面：文件的流程管理、文件的归档管理、文件管理人员职责和违规管理惩戒。在这四个方面中，由于我国和美国行政管理体系不同，文件的流程管理也存在较大区别；文件的归档管理对我国财务文件，尤其是会计档案的管理具有借鉴意义；文件管理人员职责和违规管理惩戒在法案文件管理要求中最为抢眼。 　　1.严密的文件管理流程。文件传递、归档管理和加密解密是法案文件管理的重点。（1）法案对文件的流程管理要求集中体现为严格的规范文件传递方向，如第104节“对注册的会计师事务所的检查”规定了检查报告草稿的复核程序、第105节“调查和惩戒程序”界定了不同情况下审计报告的报送部门：一些报告可以直接报送SEC和美国司法部部长，当所服务的机构处于联邦职能管理当局时向管理当局报送，当报告内容涉及刑事调查时向州首席检察官报送。不同条件下文件传递方向的清晰规定，明确了哪些部门需要对文件负责，既有利于规范文件管理流程，又有助于提升办事效率。（2）法案对文件的归档管理要求可以概括为严格的“入”“出”标准，即哪些文件可以作为档案保存、哪些涉密文件可以对外公开，包含文件归档范围、保存期限、涉密解密等内容。首先，第802节规定了审计证券发行者活动中需要归档保存的文件，包括“工作底稿、作为审计和评论基础的文件、备忘录、通信、通讯件和其他与审计和评论有关的创建、发送和接收的以及写有结论、意见、分析、财务数据的文件和记录（包括电子记录）”。可以看到，法案对归档文件的描述是非常具体的。特别需要注意的是，备忘录、通信、通讯件这些非常规的文件也被纳入归档范围，类似于《会计档案管理办法》中较为灵活的“其他会计资料”。在实际工作中，判断非常规文件是否需要归档时，文件的价值比形式更为重要。其次，第103节规范了审计报告及相关文件（包括审计工作底稿、支持审计报告结论的细节文件等）的保存期限“不少于7年”；第802节“篡改文件的刑事责任”提出审计师应该保留所有审计及相关工作底稿5年。相较《会计档案管理办法》，《萨班斯法案》规定的文件保管期限更短。保存期限的长短和国情有关，长短也各有利弊。但诸如法案所规定的较短的保存期限，无疑会加剧档案鉴定、销毁等各环节的压力。最后，法案规定的文件涉密范围依据的是《信息自由法》的规定。文件公开途径除了正常文件公开流程以外，在违规管理情况下可根据惩戒程序强制公开。美国法律体系较为完善，交叉领域的法律可以相互支撑。这种文件管理思想值得我们借鉴：在管理企业文件时，不仅需要遵守直接相关的法律法规，还