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试论成人高校档案资源社会共享 　　摘要：成人高校档案资源的社会共享，这是一个社会文明的标志。作者认为要实现成人高校档案资源社会共享应该从三个方面着手，即：明确实施档案资源共享的守则；决定实施档案资源共享的职能；提出实施档案资源共享的对策。 　　关键词：成人高校；档案资源；社会共享 　　 　　作为公益性文化事业机构的成人高校，档案资源仅仅停留在为我所用的基础上是远远不够的。要实现成人高校档案资源的社会共享，让公众通过互联网快速、方便、自主地查阅自己所需的档案信息，从而大大提高办事效率。档案资源的社会共享是一个多元的系统工程，它必须具备档案资源共享的守则、职能和对策等条件，从而实现成人高校档案资源社会共享的最优化。 　　 　　一、实施成人高校档案资源共享的守则 　　 　　人本守则就是以个人(自然人，包括家庭、家族)和社会组织(国家的、民间的)经常的长远的利益需要为价值取向。成人高校档案是一种公共资源，共享这种资源是社会公众的权利，实施档案共享应该充分体现“以人为本”的服务理念。档案资源的所有搜索和查询操作均应在浏览器窗口中进行，以利于用户接受。各模块及模块内部各功能应有基本一致的操作界面，便于用户举一反三，触类旁通，减少用户习惯性操作错误；提示和在线帮助应信息丰富，以指导用户正确操作。总之，一切工作以大众需要为目的，从真正意义上使档案走近大众，为大众提供人本性的服务。 　　高效守则是指档案网站要努力提高使用效率，为档案资源应用对象提供有效服务。包括成人高校上网共享的档案资源应该是社会群体或者个人关注程度较高的内容；查阅检索方式多样化；用户的需求是多种多样的，要为不同层次、不同年龄、不同要求的人设计不同的查阅方案。 　　保密守则。《中华人民共和国档案法》(简称《档案法》)中的保密管理制度和开放利用制度，无一不直接限制成人高校档案资源网站的有效管理与建设，档案资源审查人员应当掌握现有法律法规，对开放时间、方式、范围、用户的权利和义务等都要把握好尺度。《档案法》第十四条规定，“保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政的规定办理”。保密是档案管理的基本守则，有绝对保密和相对保密之分，绝对保密的内容是不允许上网公开的。相对保密的内容可以上网，但是要通过密码去查询，即密码保护。比如说，家长想查询自己孩子的在校成绩、有关部门查询毕业证书的真假问题等。 　　安全守则。成人高校档案资源接入互联网后，面对的是所有的社会群体和个人，因此档案资源管理系统的健全性、安全性就显得尤其重要。必须做好安全防范工作，如：配置性能良好的服务器；对重要程序和内容及时备份；采用基于角色的权限管理机制，有效防止越权访问和越权操作现象的发生。档案网络要设置身份验证、访问控制、信息加密等安全措施，确保成人高校档案网络信息的安全性、完整性和可用性。 　　 　　二、实施成人高校档案资源共享的职能 　　 　　开放职能。实施成人高校档案资源的社会共享，其主导思想是最大限度地满足全社会的需要。现代社会是一个高度开放的社会，在人们对成人高校档案信息需求快速增长的情况下，我们应该建立以档案效益观、开放观为主要内容的现代档案观。通过档案的开放，拓展档案事业生存与发展的空间，促进国家档案事业更加兴旺发达。 　　服务职能。成人高校档案是一种重要的信息资源，通过互联网可以实现档案的社会共享，使人们以最快的速度、以最方便的操作获得最直接、最需要的学校档案信息，摆脱了以往在时间和空间上的困境和约束，可以大大提高工作效率。成人高校档案由原来的被动服务变成现在的主动服务，拓展了档案工作的服务领域，提高了档案的利用率，这是档案事业对社会的创新服务。 　　宣传职能。要经营好档案部门的客户关系，做好档案宣传是关键。成人高校档案信息中，有许多档案具有宣传功能，还有学校举办的馆藏档案展、主题展览、专题展览、网上展览、流动展览、档案事业成就展、档案工作效益展等，都是一种档案宣传。档案宣传是一种直观教育，对提高档案的社会地位起着十分重要的作用。 　　传播职能。通过成人高校档案资源的社会共享，公众可以随时了解学校动态信息，也可以随时通过档案网日志文件来了解学生家长和学生本人的要求；通过学校网站，家长也可以了解孩子在校的学习成绩和其他状况；学校领导也可以随时倾听教职员工的呼声。所以，成人高校实施档案社会共享真正起到了传播信息和文化的职能，为社会与学校、社会与个人架设了彼此了解、彼此支持的桥梁。 　　促进职能。要实现成人高校档案社会共享，对于档案管理工作者来说是一项十分艰巨的任务，要把所掌握的档案信息实现上网，同时，还必须保持档案的原始性、真实性、可靠性。因为档案是历史的写照，不能有任何疏忽。所以，档案共享必将促进和提高档案工作人员的管理水平和研究能力。