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谈电子文件信息安全防护策略 　　摘要：本文通过对电子文件特性以及电子文件的产生对档案管理工作影响的分析，论述了为维护电子文件信息的原始性、真实性，在技术上、制度上应采取的对策。 　　关键词：电子文件； 信息安全； 档案管理 　　中图分类号：G202 文献标识码：A 　　 　　由于办公自动化快速发展，电子计算机和信息技术普遍应用，过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，现在都可以通过电子计算机和网络来形成、传递、保存和管理，由此产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件必须要归档保护，归档后即形成电子档案。电子档案当然要由档案保管部门保存。 　　档案种类较多，分类也较复杂，但就记录形式而言不外乎是纸质记录和数字记录两大类型，而且这两大类型还会因长期保存和开发利用的需要而相互转换。我们只有认清电子档案与纸质等载体档案的异同，才能对电子档案管理提出正确的要求，既坚持档案管理基本原则，又根据电子档案特殊性创新管理方法、技术和标准。只有这样，才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，既重视电子档案，又加强纸质等载体档案的管理，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代得到健康全面的发展。 　　 　　一、电子文件的特性 　　 　　电子文件的某些特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文件，就必须了解其特性。综合国内外对此问题的研究，电子文件的主要特性可概括为： 　　1. 电子文件是数字化信息技术的产物。电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样。例如，在光盘被复制时，如采取较完善的技术措施，所出现的误码率能够做到不超过10的负14次方，也就是说相当于传递200000份《人民日报》的文字信息量，才可能有一个汉字出错。所以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别，在技术上是可行的。 　　2. 电子文件对设备技术的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备和技术的支持下完成的，离开计算机等设备和相应技术，电子文件既看不见也摸不着。其对设备技术的依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术和设备更新，五是加密。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。标准化是极为重要的基础工作，建立和熟悉电子文件的标准化体系，是保证电子文件妥善归档的重要前提。 　　在网络环境下，人们对信息的标准化处理问题解决得好一些，但记录载体的交换仍然存在很多问题，尤其是在格式、字符集、压缩方式等方面产生不兼容的问题。出于安全保密上的考虑还常常通过特殊的软、硬件设备人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下被读取。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要长期归档保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题会更加严重。一般的计算机设备8年左右就会被更新，而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。设备老化和频繁更新，给电子文件长久保存带来的问题，远比文件载体本身的寿命长短更为突出。 　　3．电子文件借助网络能实现信息共享，但安全隐患不容忽视。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。网络系统安全问题非常突出，其不安全性已成为制约其发展的最大障碍。计算机网络系统的不安全性主要来自三个方面：一是计算机网络系统过于庞大复杂，缺陷多，黑客极易对网络进行攻击；二是社会的宽容态度使众多黑客有恃无恐，给网络系统安全带来危害；三是网络系统的安全防范措施，已远远超过了计算机网络系统安全专家的知识和技能，面对众多黑客高手，专家们设计的安全防范措施几乎不堪一击 。 　　 　　二、电子文件对档案管理工作产生的影响 　　 　　1. 电子文件给档案管理工作带来了革命性的积极变化。一是电子文件记录密度极大,存储空间小、需要的库房少。二是易增删改。三