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重点建设项目档案质量管理实践 　　摘要：本文以厦门烟草工业有限责任公司建设期间的项目档案管理为实践范例，说明了项目档案的作用、探讨了存在问题及其原因、研究了解决问题的方法和措施，为企业在建项目的档案管理规范化、标准化起到示范的作用。 　　关键词：企业档案；档案管理 　　厦门烟草工业有限责任公司随着时代变化，通过易地搬迁进行技术改造，持续发展壮大。十年前，企业为了易地搬迁在新建项目上投入资金8亿多元。2008年底，企业为了做大做强，为扩建项目再次投入资金25亿元，扩大了企业生产规模。至今扩建项目已进入到竣工验收阶段。这二次的省市级重点建设项目，为企业档案部门带来工作上创新和经验的积累。在项目工程档案质量管理方面，企业档案人员注重学习先进管理理念和方法，通过有效的行政管理手段、建章立制、统一工作标准、开展业务培训等，加强对项目前期文件控制、施工过程管理、试运行阶段管理、竣工验收管理，使建设项目档案质量达到规范要求，顺利通过项目档案的验收。 　　一、项目档案的作用 　　所谓重点项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。项目文件经过鉴定、整理并归档后形成项目档案。 　　这些档案是重点建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据，也是“全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据”。“做好国家重点建设项目的档案工作，是利在当代，功在千秋的崇高事业”。 　　二、实施前存在的问题 　　（一）文件收集方面的质量问题 　　归档范围不统一。例如，国家档案局于2002年制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》文件，与中华人民共和国建设部和国家质量技术监督局于2001年联合制定的《建设工程文件归档整理规范》文件，两份文的要求有相同之处，也有不同之处。因此，以哪份文件为主, 会影响收集效果。 　　原件不齐全、不完整。按建设部规定，原件必须由城建档案管理机构保存。然而，许多项目文件材料只有一份原件，建设单位就无法收到部分前期和竣工文件的原件，影响了建设单位档案收藏质量和日后利用。或原件份数少，给建设单位复印件。或管理不善，造成原件漏缺不全。 　　归档文件材料出现不符合项。例如：有耐久性差的书写材料、纸张不整洁、签字手续不完整、复印件质量不高、字迹、线条磨损较不清晰等现象。 　　竣工图质量存在缺陷。有发现更改部位与实际不相符；或施工变更过程在图纸上缺少文字说明；或竣工图章上有漏签；或图章规格不统一；或图纸不完整缺张少盖印；或有磨损陈旧感。 　　（二）文件整理方面的质量问题 　　竣工文件编制不统一、不规范；成套性不强，或分类不到位；部分竣工图折叠方式不标准、不统一；组卷水平不规范，案卷质量不高；保管期限不同的文件材料，混合在一起；等等。 　　（三）整理和归档工作难以与工程进度同步 　　兼职档案员因杂事多，无法与工程进展同步开展收集文件材料，收集工作断断续续，这势必导致整理档案工作置后，或无法及时发现并处理不符合项，影响了档案的完整性、安全性和及时性。 　　三、原因所在 　　（一）认识不一致。有的参建单位喜欢使用《建设工程文件归档整理规范》文件，因为它对一切建设工程都适用。依据此文整理出两套案卷交给城建档案馆和建设单位，这样就可避免因组卷内容和方式的不同而再增加组卷麻烦；建设单位要求使用《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》文件，此文规定的收集范围较细较全；对竣工图的质量要求也有较详尽的说明。 　　（二）业务水平参差不齐。参建单位多，大单位的档案员业务水平较好，小单位的就有存在差别，影响了案卷整体的质量。 　　（三）档案人员变动多。由于重点项目工程周期长跨年度，在还没进行档案验收时，技术人员、或档案员、或管理员变换了。这种现象在建设单位有，在参建单位也有。如此，人员的专业水平无法保证；或文件材料交接不清楚、散乱零碎、找不到放在何处；或被带走，出现不完整、不系统、不准确、不安全。 　　（四）受重视程度不一样。由于“市场经济的求利性和工程档案效益的滞后性，使档案工作在工程建设中排不上应有的地位”。领导重视档案工作，在项目开始后，就配备专职资料员，并加强其专业培训；给予专用办公室和齐全的设施；重视不足的，出现多头管理多头保管文件材料；或资料员兼多职，造成精力不足，整理工作置后无法与工程进度同步。 　　（五）职责不明确。文件材料大多数来自多个人手里，要周转几个环节，职责没明确，个人的责任心不强，势必影响了文件材料的收集整理质量。 　　四、解决的措施 　　（一）统一领导，是做好项目档案工作的前提。成立由建设单位领导挂帅的项目档