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第四章 文档一体化理论4.1 文档一体化 基本内涵4.2 文档一体化管理理论依据4.3 文档一体化管理内容第四章 文档一体化理论4.4文档一体化的可行性和必要性4.5当前存在的主要问题4.6实行文档一体化的对策第一节 文档一体化管理的基本内涵基本内涵文档一体化管理就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，以文件生命周期等理论为依据，借助计算机及网络技术，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。基本内涵推行文档一体化管理就是要实现文书工作和档案工作的无缝衔接，达到对文书档案工作的前端控制，使文档实现管理一体化、利用一体化、规范一体化，最终实现文书工作与档案工作信息共享的目的。二、文档一体化管理的理论依据1、文件生命周期理论-定义文件生命周期就是指文件从形成、使用、到被销毁,或作为档案永久保存并继续实现其社会价值的完整运动过程。1、文件生命周期理论-重要意义A准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础B准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础C准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论基础1、文件生命周期理论-指导价值一是确保电子文件真实可靠性的需要二是确保电子文件完整归档的需要三是确保电子文件安全利用的需要。2、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论“前端控制”也称“提前干预”，即根据对电子文件真实性、完整性的要求，为了保证电子文件的凭证价值，将电子档案管理“干预时机”确定在电子文件生成系统和管理系统的设计阶段，把档案管理的要求和手段提前到电子文件管理阶段。2、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论文件和档案价值的鉴定是一个以前端控制为主要特征,并有可能伴随文件生命周期的展开而多次进行的过程在可决定存毁、决定保管期限是首要任务的前提下,注意对档案重要程度的区分2、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论在强调以职能鉴定为中心的前提下,承认档案来源、自身状况与属性对档案价值高低的决定作用,承认主体需求的变动有可能引起档案价值的升降,承认价值观的差异对价值判断的直接影响。在确保重要珍贵档案完整安全的前提下,承认鉴定结论的差异性、相对性、互补性和可调整性,承认档案价值鉴定问题的复杂性、模糊性和可兼容性3 基于数字化的信息资源管理理论主要是指组织内部形成、运用的各类信息资源,包括文件、档案等通过整合,进行综合管理,形成一体化的信息系统网络,为完成组织目标服务。4以来源原则为核心的档案整理理论来源原则的实质就是对历史、对文件来源、对文件之间原有联系的尊重。在文档一体化管理的全过程中,在文件和档案的整理乃至收集、鉴定、编目、开发和利用等一系列工作中,都必须坚持和尊重来源原则。信息化、数字化、网络化背景下的文件和档案管理,同样必须始终坚持来源原则。三、文档一体化管理的内容三、文档一体化管理的内容1、文件档案一体化管理的总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。三文档一体化管理的内容-具体内容文件、档案生成的一体化文件、档案管理的一体化文件、档案利用的一体化三文档一体化管理的内容-具体内容文件、档案生成的一体化文件最初生成阶段,对电子文件而言意味着在管理系统设计阶段,就应当预先树立起档案管理的意识,确保生成的文件符合档案管理的功能需求。三文档一体化管理的内容-具体内容文件、档案管理的一体化对文件、档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理,包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制度的统一制定等。三文档一体化管理的内容-具体内容文件、档案利用的一体化对文件和档案的利用进行合理协调,树立为社会各界服务的意识,使文件和档案都能及早并最大限度地发挥作用。三文档一体化管理的内容-科学指导运用系统思维的角度来考虑,彼此有联系和区别的文件与档案是一个更大整体系统的有机组成部分,从文件到档案存在着一个转化的运动过程,因此文件、档案一体化管理完全符合系统思维的要求。三文档一体化管理的内容-技术保障以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。计算机技术可以简化文件和档案管理的工作程序,而且可以提高文件、档案管理的工作效率;网络技术更加有利于文件、档案管理的一体化,使文件、档案的运转、传递、处理和利用更加方便快捷。四、实行文档一体化的可行性和必要性1、办公自动化技术提供客观条件办公自动化技术使文档一体化管理成为可能，以往文件管理与档案管理的分流已不适应机关信息共建共享。为了消除传统文书管理与档案管理的时空障碍，满足人们可以随时随地进行沟通和获取信息，发挥办公自动化系统的巨大优势，迫切需要把独立的文件管理、档案管理联成一体，形成文档一体化。2、档案馆自身发展的需求现在我国已进入